Зміст:
Відео: How to set up a new project in Asana (Вересень 2024)
Зміст
- Організуйтеся: використання Asana в бізнесі
- Організуйтесь: Асана в бізнесі продовжується
Оскільки електронна пошта та зустрічі продовжують витрачати наш час, бізнес та команди в межах бізнесу відчайдушно шукають нові способи роботи, які менше покладаються на цих двох демонів. "Асана чи бюст", - говорить Марк Арнольді, генеральний директор Nyaya Health, прогресивної некомерційної організації, яка підтримує ефективність у своїй фірмовій культурі задля надання медичної допомоги людям сільських Непалу. Nyaya Health використовує робочий процес та інструмент для управління проектами під назвою Asana майже у всіх аспектах свого бізнесу. Вони використовують його для відстеження кампаній по збору коштів, планують, як доставити пацієнтів із сільського Непалу до лікарень Катманду, і навіть використовують його для перевірки комп’ютерної грамотності кандидатів на роботу.
Хоча я вже деякий час використовував Асану, я хотів більш повно вивчити, як це можна використовувати в бізнесі для впорядкування спілкування та підвищення ефективності роботи команд. Я відвідав Арнольді та виконавчу помічницю Моніку Ленді в штаб-квартирі штату Нью-Йорк Nyaya Health, щоб зрозуміти, як цей інструмент насправді працює в реальному бізнес-середовищі.
Що таке Асана?
Для опису Асани потрібне розпакування для тих, хто ніколи не використовував її. Частково це список справ, а частково складний інструмент співпраці. Ви можете використовувати його для управління проектами або для відстеження заявника працівника через процес найму. Це відкрито і гнучко майже так само, як і Evernote, що іноді означає, що користувачі, які вперше вперше дивляться на порожній аркуш, не знаючи, як почати. Але, як тільки ти опинишся в ньому, Асана, як і Евернот, може стати всім, що тобі потрібно.
Асана живе в хмарі, а основний інтерфейс - онлайн (на asana.com). Є кілька мобільних додатків, але веб-інтерфейс набагато кращий і більш здатний. Асана безкоштовна для співпраці до 15 людей, платні рахунки починаються від 50 доларів на місяць і збираються звідти залежно від кількості членів команди. Я рекомендую користуватися безкоштовним обліковим записом принаймні на два-три місяці з невеликою групою людей для тестування його води та вивчення мотузок, оскільки використання Asana ефективно покладається на відповідність її вашим робочим процесам та потребам.
Як ви бачите у відео у верхній частині цієї статті, у своїй основі Asana дозволяє записувати завдання, призначати їх комусь (у тому числі і собі), додавати термін подання, робити нотатки про завдання та додавати підписників, які можуть стежте за своїм прогресом або сприяйте розмові навколо нього.
Завдання можуть мати підзавдання. Усі завдання можна перетягнути та перенести у відповідне місце. І ви можете додати заголовки розділів до списку завдань, щоб вказувати, ну що ви хочете. Заголовки секцій - це лінії розмежування, і вони корисні, щоб допомогти вам розбити складові частини дуже великого або складного процесу. Ви можете дізнатися набагато більше про те, як працює Асана взагалі, переглянувши деякі підручники, які надає Асана.
Деякі із загальних застосувань Асани в бізнесі включають
- підбору, найму та відстеження заявників
- нове навчання співробітників та контрольний список для початку роботи в компанії
- управління проектами
- управління робочим процесом
- управління списками .
Коли я зустрівся з командою Nyaya Health, вони показали мені, як деякі з цих способів насправді виглядають і діють у своїх облікових записах Асани.
Асана в бізнесі в дії
Nyaya Health має п’ятьох людей у Нью-Йорку, чотирьох у Бостоні, одного в Катманду, а також близько 165 співробітників та добровольців на місцях у Непалі, де підключення до Інтернету не завжди доступне. Члени основної офісної команди в США є первинними користувачами Асани, хоча деякі менеджери в Непалі також використовують систему для координації.
Генеральний директор Марк Арнольді почав використовувати Асану для свого особистого документа в 2012 році, а через кілька місяців він привіз інструмент у себе вдома. За рік з того часу він створив корпоративну культуру навколо Асани, кажучи своїм працівникам, що це працюватиме лише за умови повного входу від усіх. Звідси "Асана чи бюст".
Ось декілька способів використання Asana, які я вважав досить винахідливими:
Список: Зони відповідальності. Один із способів, яким команда Арнольді користується Асану, - це вести список обов'язків в організації та кому вони належать. У них є проект під назвою «Зони відповідальності», в якому кожен елемент або завдання в списку є відповідальним, наприклад, програма стажування NYC, координація догляду за краудфандингом та аудит 501c3. Відповідальна особа вказана як правонаступник відповідного завдання. Усі в Nyaya мають доступ до цього проекту. Коли комусь потрібно визначити, хто є правильною людиною в організації з певної справи, вони можуть просто ознайомитися зі списком. Арнольді каже, що вторинна перевага цього списку полягає в тому, що люди відчувають більшу власність за сфери відповідальності, коли їх ім’я з’являється поруч із одним, ясним як день, щоб усі бачили.
Відстеження: претенденти на роботу . Коли посада в Nyaya є відкритою, команда найму звертається до проекту, який вони мають для відстеження роботи претендентів. Заголовки розділів у цьому проекті показують різні етапи перегляду кандидатів. "Завдання" - це ім'я заявника на роботу. Усі нотатки, які стосуються заявника та його інтерв'ю, залишаються завданням як коментарі. Коли кандидат проходить кожен етап, команда наймання перетягує особу / завдання вниз по ланцюжку, щоб з'явитися під наступним відповідним заголовком розділу. Наприклад, якщо кандидат на ім’я Сандіп проходить подальше повідомлення по електронній пошті та інтерв'ю по телефону, завдання "Сандіп" буде перенесено на наступний етап, "особисте інтерв'ю" і так далі, поки він пройде, поки не буде запропонована пропозиція про роботу. Коли Nyaya знаходить великих потенційних співробітників, які наразі не можуть зайняти позицію, вони переносять їх на інший проект (знову ж таки, використовуючи можливості перетягування). Результатом цього є аталантний басейн для майбутніх можливостей найму. Усі нотатки про співбесіду кандидата все ще зберігаються із завданням щодо збереження, тому файл легко посилається, навіть якщо він стосується інтерв'ю, яке відбулося рік тому.
Тест: нові навички найму. Іншим винахідливим використанням Asana в процесі найму здоров'я Nyaya Health є запрошення кандидатів у робочу область Асани та призначення їм деяких завдань. Як вони відповідають на завдання? Наскільки добре вони відповідають на запитання, які задаються в коментарях до завдань? Чи можуть вони зрозуміти, як використовувати Asana на основі того, що вони бачать в інтерфейсі? За словами Арнольді та Ленді, цей тест не лише дає змогу побачити, як кандидати переживають важкі проблеми, але й перевіряє їх комп'ютерну грамотність. Вони не шукають досвіду в Асані, але хочуть підтвердити, що люди, яких вони наймають, ефективні в навчанні та використанні нових технологій.
Реплікація програмного забезпечення. Арнольді визнав, що іноді його компанія досліджує інше програмне забезпечення для продуктивності, яке може використовувати його некомерційна компанія, але зазвичай може тиражувати їх основні функціональні можливості в Асані, не витрачаючи зайвих грошей. Співробітники Nyaya будуватимуть шаблони в Асані для певної функції, а потім дублюють шаблон і перейменують його, коли у них буде реально виконаний проект. Імена конвенцій, тобто як назвати проект, містяться в заголовку шаблону. Наприклад, шаблон нового проекту розробки називається: "ТЕМПЛАТА ПОДАВАННЯ; ENTITY: НАЗВА ПРОЕКТУ: DUE DUE (МЕНЕДЖЕР ПРОЕКТУ)." Ви не можете отримати набагато ясніше від цього.
