Будьте організовані: візьміть на себе податки

Незалежно від того, чи подаєте ви податки самостійно чи платите бухгалтеру за професійну допомогу, найкраще, що ви можете зробити, щоб процес пройшов безперебійно - і переконайтеся, що ви не пропустите жодні гроші чи податкові пільги - це організувати свої податкові документи. Але як це зробити?

Як і багато організаційних завдань, порядок сплати податків - це скоріше звичка, якою ви повинні жити цілий рік, а не одна робота з прибирання. Як бачите, це гра в рух як вперед, так і назад.

Почніть, рухаючись вперед

Хоча термін подачі податку на прибуток у США - 15 квітня, ви дійсно повинні почати організовувати свої податки з 1 січня - на наступний рік, тобто. Почніть з вироблення нових звичок щодо збереження форм пожертв, квитанцій на прийнятні витрати та інших документів на поточний рік. Іншими словами, почніть організовувати свої квитанції за 2014 рік, які ви подаватимете у 2015 році.

У багатьох організаційних проектах легко спрямувати свою увагу на відставання, але часто вигідніше створити кращу систему, яка рухається вперед. Дата подачі заявки на наступний рік буде тут, перш ніж ви дізнаєтесь про це.

Я вже створив папку з написом "Податки 2014 року". Як тільки у мене з’явиться документ, який належить до цієї папки, наприклад, електронна розписка про здійснення онлайн-пожертви, я негайно покладу його туди. Якщо у мене є паперовий документ, я залишатиму його в папці над своїм сканером до вихідних, коли у мене буде можливість оцифровувати його та додавати до віртуальної папки.

Швидке розміщення цих документів під час їх збирання - це дійсно ключ до спрощення подальших податків. (Для отримання кращих практик управління папками комп'ютера див. Організація: Використовуйте папки для розбиття робочого столу.)

Чи варто зберігати оригінали паперу?

Скажімо, ви скануєте свої паперові податкові документи. Чи варто також зберігати оригінали?

"Коли люди оцифровують папір, вони іноді відчувають вимушеність зберігати оригінали, але що стосується Держслужби та уряду, то цифрові копії квитанцій та документів прийнятні", - вважає Кріс Барб'є. Barbier є віце-президентом із управління продуктами компанії Neat Company, яка виробляє продукти сканеру Neat Desktop, такі як сканер документів NeatConnect та рішення для зберігання в Інтернеті NeatCloud. Він також був ДПА протягом ряду років. Один з напрямків спеціалізації Neat - це автоматично виявлення та тегнення певних видів податкових документів під час їх сканування.

Організуйте за роками, потім за місяцями та нарешті за категорією податків

На всіх своїх документах, як паперових, так і цифрових, позначте папки відповідно до податкового року, а не року, коли ви подаєте ці форми.

Barbier рекомендує наступну ієрархію для подальшого маркування та організації:

• Рік
• Місяць або дата
• Податкова категорія (тобто там, де документ відображатиметься щодо ваших податків).

Якщо ви платите бухгалтеру, щоб підготувати свої податки, каже Барбієр, цей метод категоризації може призвести до економії ваших грошей, оскільки ви організували всі документи, які вже є для нього, і, таким чином, годин, що підлягають оплаті, буде менше. "Ви не хочете платити бухгалтеру за організацію скриньки документів", - каже він.

Поглянь назад

Коли настає час подати податки, більшість людей починають з огляду на подання їх попереднього року (якщо, звичайно, це не було погано). Якщо ви або ваш бізнес не змінили статусу (наприклад, придбання будинку чи одруження), відрахування та форми, які ви подали в цьому році, швидше за все будуть аналогічні або аналогічні тому, як минулий рік. Використовуйте ці старі форми в якості керівництва, як контрольний список, щоб бути впевненим, що ви нічого не пропускаєте.

Якщо ви подаєте свої податки самостійно, ви подивитесь на наш список найкращого податкового програмного забезпечення за 2014 рік. Для безкоштовної онлайн-підготовки податкової служби та подачі заявок наш вибір редакторів - це TaxACT Free Federal та платні послуги, TaxACT Ultimate Bundle - це наші редактори. 'Вибір. (Зверніть увагу, що PCMag не рекомендує всім платникам податків у США користуватися послугою подання податків у режимі он-лайн. У багатьох випадках, особливо для тих, хто має складну податкову декларацію, підготовка податку до людей є більш безпечним варіантом.)

На основі цих оглядів я подав податки на 2012 і 2013 роки, використовуючи TaxACT, який має можливість імпортувати інформацію за попередній рік, щоб допомогти вам провести вас через поточний рік. Мені також подобалося, що в TaxACT було легко використовувати інструменти довідки для пошуку форми іпотечного відсотка, яку я мав під рукою, але яка не з’явилася автоматично, коли я слідував за майстром податкової підготовки. Я просто набрав номер документа, і посилання привело мене прямо до сторінки, де я міг ввести інформацію.

Резервне копіювання та очищення

Якщо ви прагнете вести життя без паперу і подрібнили всі ваші чутливі паперові податкові документи, ви повинні створити копію своїх оцифрованих податків.

"Деякі люди бояться використовувати хмару для чогось такого чутливого, як податкові документи, але ви завжди хочете десь створити резервну копію, будь то інший ПК, зовнішній привід чи хмара", - каже Барб'єр. І, звичайно, є безліч варіантів програмного забезпечення, які допоможуть вам створити резервну копію даних на комп’ютері, але, якщо ви маєте важливі документи, такі як податкові форми, вам потрібно вжити додаткових запобіжних заходів?

Марк Грейс, віце-президент глобального споживчого бізнесу компанії Absolute Software (який робить LoJack для ноутбуків), менше переживає інформація у хмарі і більше стурбований забутими копіями документів, що залишилися на вашому смартфоні чи комп’ютері. Скажімо, ви швидко зробите фотографію своєї форми W2 та завантажте її в Evernote, де OCR робить пошук тексту за текстом. Це здається чудовою ідеєю, але фотографія, ймовірно, все ще знаходиться на вашому телефоні. "Щоразу, коли ти сфотографуєш свої конфіденційні документи, ти наражаєш себе на небезпеку. Такого сценарію немає, " говорить Грейс.

"Ясна річ, що навколо оцифрування податків є масивна галузь, - каже Грейс, - але я думаю, що ви повинні бути пильними щодо цього". За його словами, ви повинні нести певну відповідальність за видалення копій документів, які можуть перебувати в місцях, про які ви забудете, наприклад, в камері телефону вашого телефону.

Окрім резервного копіювання податків, Grace рекомендує використовувати послугу як на своїх мобільних пристроях, так і на ноутбуках, що дозволяють віддалено витирати їх у разі втрати чи крадіжки. "Злодії зацікавлені знайти ваші дані, коли вони крадуть пристрій."

Гроші в банку

Сподіваємось, у цьому році ви отримаєте відшкодування жирного податку. Якщо результат податкової декларації на вашу користь, чим раніше ви подаєте заявку, загалом кажучи, тим швидше ви отримаєте це відшкодування. Якщо ви зараз організуєте свої квитанції, документи та документи для подачі заявок на наступний рік, можливо, ви отримаєте готівку наступного року ще швидше. І чим раніше гроші у вас в руках, тим швидше він може почати отримувати вам дохід від відсотків … про який ви можете повідомити через рік після цього.