Організуйтеся: керуйте цифровими сімейними документами

Люди відчайдушно хочуть позбутися паперу у своєму житті. Цифрові архіви мають стільки переваг. Ви можете шукати їх ефективно. Ви можете створювати резервні копії електронних документів у кількох місцях, щоб мати доступ до них у будь-який час та в будь-якому місці. А обмін цифровими документами з членами сім’ї, адвокатами та будь-ким іншим, хто їх потребує, набагато простіше, ніж фотокопіювання чи факсимільний папір.

Але перш ніж ви почнете сканувати діловий дім у своєму будинку та підштовхувати всі свої щомісячні рахунки та заяви на електронну пошту, важливо продумати, що ви сподіваєтеся досягти, перейшовши на всецифровий формат, як різні сервіси, які можуть вам допомогти це дозволить автоматизувати більшу частину процесу. Ви також хочете точно знати, що роблять ці різні рішення, оскільки всі вони дають дуже різні результати. Чи будете ви в кінцевому рахунку задоволені цими результатами, багато в чому залежить від ваших початкових цілей.

Послуги синхронізації файлів (рішення "Зроби сам")

Ви можете досить легко зберігати та керувати сімейними документами в Інтернеті за допомогою Dropbox, Box, SugarSync або будь-якого іншого хмарного рішення для зберігання, але є плюси і мінуси цього методу.

Плюси. Використання послуги синхронізації файлів, ймовірно, дешеве (ви можете легко отримати 5 Гб безкоштовно) і надзвичайно просте для певних типів документів ( наприклад, окремі документи, а не повторювані рахунки чи виписки), особливо якщо у вас вже є синхронізація файлів. налаштування облікового запису. Служби синхронізації файлів пропонують спільні функції, тому ви можете зробити файли доступними для інших у вашій родині, або для свого адвоката тощо.

Мінуси. Якщо ви хочете зберігати щомісячні рахунки та виписки на цьому рахунку, це не буде автоматичним. Вам потрібно буде входити щомісяця до всіх своїх облікових записів і зберігати PDF-файли локально у папці синхронізації файлів. Ви також не отримаєте нагадувань про цю дію, тим більше, щоб платити рахунки. Нарешті, вам доведеться перевірити безпеку обраної вами послуги, щоб переконатися, що ваші документи будуть у безпеці.

Насправді, для цих мінусів є рішення, і це FileThis (зараз у бета-версії). FileThis підключається до ваших онлайн-акаунтів і скидає всі важливі документи у сховище, до якого ви підключаєтесь. Ці варіанти включають Box, Dropbox, Google Drive, Evernote і навіть власний комп’ютер.

Спеціальні послуги: Фінанси орієнтовані

Існує ряд спеціальних служб, які допомагають вам керувати домашніми документами без паперу, але вони, як правило, служать трохи іншим цілям, тому дуже важливо продумати, що вам дійсно потрібно зробити.

Наприклад, Manilla (безкоштовна) - це онлайн-акаунт, який можна налаштувати для автоматичного ведення записів усіх ваших щомісячних виписок, а також нагадувати про оплату рахунків. Він також має чітку функцію, яка дозволяє відслідковувати програми винагород, як, наприклад, часті пролітаючі милі, і це може підштовхнути вас до дій на рахунку до закінчення терміну дії балів. Manilla чудово підходить людям, яким потрібно допомогти вчасно сплатити рахунки, або тим, хто хоче централізувати всі ці заяви від постачальників послуг, але це не набагато більше того.

Doxo схожий на Manilla, збирає ваші виписки та рахунки, але він також дозволяє завантажувати інші важливі побутові документи, що робить його більш загальним цифровим кабінетом. Мені подобається, що Doxo поєднує автоматизацію, знайдену в Маніллі, із методом "Зроби сам", скануючи та завантажуючи всі інші документи. На жаль, у Doxo є набагато менше партнерів, ніж Manilla, тому він не може підключитися до декількох основних постачальників, таких як Chase Bank, Netflix, CapitalOne та декілька інших великих імен. У Doxo є одна цікава особливість, якої немає у Manilla: можливість експортувати зібрані документи в інше місце, наприклад, обліковий запис Dropbox, щоб ви могли створити резервну копію.

Компанія NeatDesk та центр зберігання в Інтернеті NeatCloud (від $ 5, 99 на місяць) робить акцент на допомозі сканувати та завантажувати паперові документи, які у вас вдома. Це швидко і дуже добре визначає податкові та фінансові документи, зокрема, ви можете класифікувати та організувати в хмарний рахунок все інше. Хоча компанія Neat не пропонує автоматизації для внесення повторюваних документів, як це роблять Manilla та Doxo.

Спеціальні послуги: орієнтоване на життя

TheDocSafe ($ 5, 95 на місяць) йде в дещо іншому напрямку. Це перегляне вас довгим списком сімейної та особистої інформації, яку ви хочете централізувати, включаючи багато речей, яких, можливо, у вас не буде на папері, в першу чергу, наприклад, контактну інформацію про надзвичайні ситуації. Після початкового налаштування облікового запису, ви переглядаєте те, що по суті є анкетою, щоб переконатися, що він охоплює всі документи, які у вас можуть бути: Чи є у вас будинок? Ви одружені? У вас є діти? Чи є у вас остання воля та заповіт? На кожне з цих питань ви можете ввести відповіді та завантажити відповідні заголовки, документи, довідки та юридичні документи.

Javont Vault схожий в чомусь, але розроблений більше, щоб передати всі ці дані бенефіціару, коли ви помрете. Тим не менш, це чудово працює для надійної централізації багатьох важливих сімейних або особистих документів, поки ви живі. Ви можете здійснити інвентаризацію своїх володінь, перерахувати всі ідентифікаційні дані та паролі свого облікового запису в Інтернеті та залишити детальні примітки близьким людям про те, що ви очікуєте, що вони зроблять із цією інформацією після смерті. Javont Vault заблокований номером соціального страхування, тому він обмежений лише для використання в США.

Найважливіша частина? Передбачуваність

Найважливіший крок, який потрібно зробити перед оцифровуванням та цифровою організацією домашніх документів, - це продумати, що ти хочеш зробити, або яку проблему ти маєш вирішити. Якщо ви почнете працювати без паперів, не маючи на увазі чіткої мети чи результату, ваші зусилля можуть бути марними, оскільки багато доступних рішень пропонують дуже різні послуги.