Організуйтеся: як налаштувати шаблони електронної пошти

Зміст

• Організуйтеся: як налаштувати шаблони електронної пошти
• Використання шаблонів електронної пошти в Gmail

Як на робочому місці, так і в особистому житті, багато хто з нас надсилає знову і знову те, що є одним і тим же електронним листом. Це може сказати щось на кшталт "Ось щотижневі номери продажів …" або "Дорога, будь ласка, не забудьте надіслати пошту на оренду або раніше …"

Якщо ви досить організована та ефективна людина, ви можете копіювати та вставляти попереднє повідомлення у нове повідомлення кожного разу, коли настає час надсилати це регулярно надіслане повідомлення. Це не поганий метод, але він залишає вас відкритими для введення помилок. Ви можете забути оновити тему, дату, фінансовий показник, точку даних тощо.

Коли я вперше розпочав свою кар’єру в засобах масової інформації та видавництві, я, по суті, був редактором рядків для деяких академічних журналів, працюючи з набірниками, які вводили зміни, які я помітив у файлах. Найголовніше правило, яке я навчився маркувати статті для набірних даних, було таке: чим менше натискань на клавіші, тим менше шансів ввести помилки. Іншими словами, моя робота полягала в тому, щоб виправити будь-які друкарські помилки та внести зміни авторів на сторінку, а також мінімізувати, скільки потрібно вводити набір шрифтів.

У той же самий рядок, коли ви повторно використовуєте старий електронний лист, вам доведеться ввести багато непотрібних натискань клавіш, таких як видалення та повторне оновлення теми, зміна ключових фрагментів інформації тощо.

Кращою системою є налаштування електронних листів, які ви зможете повторно використовувати знову та більш ефективно, "шаблон електронної пошти" (термін Microsoft Outlook) або "відповідь у консервованих випадках" (термін Google)

завантаження …

Шаблон електронної пошти - це саме те, що ви очікували б, контур електронного листа з порожнім простором, де відображатиметься оновлена ​​інформація. Коли ви надаєте собі порожнє місце замість кількості чи частини даних для оновлення, ви робите менше натискань клавіш і, таким чином, зменшуєте кількість помилок, які ви можете ввести. Ви ніколи не надішлете випадкові номери звітів минулого тижня; найгірше, що може статися, - ви залишите щось порожнім, і в такому випадку одержувачі негайно помітять і попросять вас про відсутні дані. Якщо ви надсилаєте неправильну інформацію, одержувачі можуть її ніколи не знати.

Ось як налаштувати шаблони електронної пошти у двох найпоширеніших програмах електронної пошти: Outlook та Gmail.

Як налаштувати шаблон електронної пошти в Outlook

Outlook називає такі типи регулярно відправлених повідомлень як "шаблони електронної пошти". Ця функція доступна в настільній програмі Outlook, але вона недоступна в Outlook.com.

В Outlook 2007 . Почніть нове повідомлення електронною поштою. Введіть у тій частині електронної пошти та тему рядки стільки інформації, скільки вам потрібно буде використовувати повторно, обов'язково залишаючи собі чітке та видиме порожнє місце, куди ви збираєтесь вводити нову інформацію щоразу, коли ви надсилаєте повідомлення. Ось приклад:

	Сюжетна лінія:		Щотижневий звіт про перегляд сторінки за тиждень
	Тіло:		Ось щотижневий звіт про перегляд сторінок для веб-сайту. Дата: Перегляди сторінок: Дякую всім! Будь ласка, повідомте мене, якщо у вас є якісь питання.

У верхньому лівому куті вікна повідомлень перейдіть у меню Файл> Зберегти як.

У діалоговому вікні, що з’явиться, вам потрібно змінити тип файлу на шаблон Outlook (* .oft). Потім ви можете назвати свій шаблон, що завгодно.

Коли ви готові скласти нове повідомлення за допомогою шаблону, процес отримання шаблону насправді трохи неефективний, на жаль.

Перейдіть до пункту Нове> Оберіть форму

і у верхньому спадному вікні вибору виберіть Шаблони користувачів у файловій системі. Будь-які збережені вами шаблони мають бути там. Виберіть потрібне, і воно відкриється як нове повідомлення електронної пошти, яке ви можете оновити за необхідності.

У Microsoft Outlook 2010 . Почніть нове повідомлення електронною поштою. Введіть у тій частині електронної пошти та тему рядки стільки інформації, скільки вам потрібно буде використовувати повторно, обов'язково залишаючи собі чітке та видиме порожнє місце, куди ви збираєтесь вводити нову інформацію щоразу, коли ви надсилаєте повідомлення. (Дивіться зразок вище.)

Закінчивши розробку шаблону, перейдіть на вкладку Файл та виберіть Зберегти як.

У діалоговому вікні, що з’явиться, вам потрібно змінити тип файлу на шаблон Outlook (* .oft). Потім ви можете назвати свій шаблон, що завгодно. Натисніть Зберегти.

Коли ви будете готові до використання шаблону, перейдіть до пунктів Нові елементи> Більше предметів> Виберіть форму

і у верхньому спадному вікні вибору виберіть Шаблони користувачів у файловій системі. Будь-які збережені вами шаблони мають бути там. Виберіть потрібне, і воно відкриється як нове повідомлення електронної пошти, яке ви можете оновити за необхідності.

Список розповсюдження Ви, ймовірно, захочете поєднати шаблон електронної пошти зі списком розповсюдження, щоб ви могли надіслати повідомлення групі людей одним кадром.

Перейдіть у розділ Контакти Outlook. Виберіть Створити> Список розповсюдження.

Якщо ви використовуєте корпоративну чи ділову електронну пошту, найкраще вибрати «Члени», а не використовувати функцію «Додати нове». Вибрані члени, ймовірно, відображатимуть список користувачів, доступних у системі електронної пошти вашого бізнесу. З іншого боку, Add New дозволяє вводити електронну адресу вручну.