Будьте організовані: 5 винахідливих застосувань для Dropbox в бізнесі

Малий бізнес часто тяжіє до хмарних служб зберігання даних, таких як Dropbox, тому що вони надають велику цінність, але лише в тому випадку, якщо бізнес використовує їх у повній мірі.

Ось п’ять розумних способів використання Dropbox у вашому бізнесі.

1. Використовуйте Dropbox Like Server; Сприяння прозорості

Мабуть, найбільш очевидний спосіб використання Dropbox у бізнес-середовищі - це альтернатива спільному серверу. Особливо для малого бізнесу вартість акаунта Dropbox Business може бути значно нижчою, ніж придбання власного сервера та наймання персоналу для його обслуговування.

Використання Dropbox як сервера, будь то FTP-сервер або спільна мережа з приєднаним сховищем, дозволяє людям усі отримувати руки над одними і тими ж файлами, щоб вони могли співпрацювати та мати кращий контроль версій. Він може стати центральним місцем для зберігання посібників з кодовим поведінкою, інформації про переваги та посібників зі стилем, на додаток до більш типових файлів, що стосуються роботи, яка вимагає співпраці.

Якщо ваш бізнес має на меті сприяти культурі прозорості, надання інших видів ділових документів доступними для всіх співробітників через Dropbox, таких як фінансові звіти та слайд-шоу, представлені інвесторам або членам правління, може стати відмінним кроком у правильному напрямку.

2. Поділіться туристичними маршрутами; Тримайте їх в режимі офлайн на мобільних пристроях

Власникам бізнесу та працівникам, які часто подорожують, можливо, доведеться ділитися своїми програмами з іншими в офісі. Вони можуть покластися на іншу людину, яка б забронювала подорожі для них. Налаштувавши папку для маршрутів подорожей, кожен, хто повинен знати місце знаходження та деталі домовленостей про подорож співробітника, має доступ.

Крім того, користуючись мобільним додатком Dropbox, мандрівник може позначити свої відповідні маршрути як "улюблені", щоб зробити їх доступними в режимі офлайн, тому вони доступні навіть на відстані 30000 футів. (Якщо ви є людиною, яка відповідає за бронювання чужої подорожі, уявіть, наскільки простішим може бути це рішення, ніж надсилати мандрівнику копію маршруту кожного разу, коли вона чи він не може її знайти, те, що безсумнівно, відбувається постійно .)

3. Зберіть факси

Іноді, щоб отримати уявлення про те, як підприємства використовують різні програми та сервіси, я відвідую компанії та опитую їх, що вони роблять. Минулого року, розмовляючи з Vert (мобільним світовим маркетинговим та рекламним агентством), співзасновник Кевін Плановський пояснив мені, як його компанія збирає факси в хмарне сховище сховищ - Верт насправді використовує Box, а не Dropbox, але налаштування підтримує або - за допомогою HelloFax.

Кожен раз, коли хтось надсилає факс, HelloFax розміщує цифровий висновок у визначеній папці на Dropbox або Box. Дуже на крок далі, підключивши інструмент управління робочим місцем Podio і до системи. Кожен надходить факс автоматично створює завдання на Подіо, щоб повідомити Плановському та його співзасновнику переглянути передачу.

4. Діліться медіа з клієнтами, клієнтами та партнерами

Однією з величезних переваг використання Dropbox є те, що ви можете з великою гнучкістю вирішити, чи бажаєте ви обмінюватися файлами лише зі своєю внутрішньою командою, або з клієнтами та співробітниками. Де я бачу зовнішній обмін файлами Dropbox, найбільше є на веб-сайтах ресторанів, які часто роблять їх меню доступними через загальнодоступне посилання Dropbox.

Розглянемо невеликий бізнес ресторану. Меню може змінюватися щодня. Це сильне напруження, яке не працює на великій кількості офісного обладнання. І не всі працівники повинні бути кмітливими. Якщо ресторан зберігає щоденне меню, доступне для клієнтів через Dropbox (а не, скажімо, веб-сторінку), працівник може дуже легко скинути PDF-файл меню дня у відповідну папку, щоб клієнти могли бачити, кодування HTML не потрібно. Посилання від веб-сайту ресторану до місця розташування меню на Dropbox завжди буде однаковим, тому немає суєти і мюсю.

Інший розповсюджений спосіб використання Dropbox - це співпраця з партнерами щодо проектів особливо візуального характеру, таких як редизайн веб-сайтів. Зберігаючи концептуальне мистецтво та макети в Dropbox, усі зацікавлені сторони можуть переглядати їх, не надсилаючи великі файли електронною поштою.

Одна примітка: посилання для облікових записів Dropbox Business мають обмеження пропускної здатності 200 Гб на день. Якщо ваш обліковий запис досягає ліміту, ваші посилання автоматично (але лише тимчасово) призупиняються. Dropbox каже, що повідомляє адміністратора Dropbox електронною поштою, коли виникає ця проблема, але тим часом кожен, хто намагається отримати доступ до посилань, побачить сторінку помилок замість вашого файлу.

5. Випробування навичок абітурієнтів

Кандидати на роботу в певних сферах, таких як програмування та написання, зазвичай проходять тест під час подання заявки. Чому б не поширити цю ідею, перевіривши навички роботи на комп’ютері та вміння дотримуватися інструкцій, попросивши їх завантажити певні документи до однієї з ваших папок у Dropbox?

Після того як кандидат проходить початковий скринінг і перебуває на етапі співбесіди, ви можете запросити його до неї у спільну папку та надати інструкції щодо завантаження, наприклад, резюме, зразок для написання, фрагмент коду програмування, твір мистецтва, відео - ви отримати ідею. Дайте своїм кандидатам точні інструкції щодо того, як назвати файл, його максимальний розмір тощо, щоб побачити, наскільки легко та швидко вони можуть завершити діяльність. І якщо цей тест відображає звичайні практики вашого бізнесу, кандидат отримує ранній смак того, як працює компанія. (Я отримав цю ідею від організації під назвою Nyaya Health. Команда найму використовує аналогічний тест для потенційних наймань, лише за допомогою інструменту співпраці та управління завданнями Asana замість Dropbox.)