Огляд і рейтинг Асани

Ентузіасти за продуктивність люблять Асану - і з розумних причин. Цей інструмент співпраці в Інтернеті спеціалізується на управлінні робочим потоком, але він також обробляє агломатну керованість управління завданнями. Однак, Asana не слід плутати з повним програмним забезпеченням для управління проектами, незважаючи на нову функцію Timeline. Він не включає в себе ні відстеження часу, ні інші сучасні інструменти, які ми очікуємо використовувати для повномасштабного управління проектами. Але для управління завданнями та робочими потоками - це гнучкий і елегантний інструмент, який ви можете схилити до своєї волі. Асана - одне з найкращих програм для співпраці та продуктивності для команд та вибір редакторів.

Ціноутворення та плани

Якщо ви хочете побачити, що стосується Асани, сервіс пропонує безкоштовний рівень облікового запису для команд з 15 членів і менше. Єдиними іншими основними обмеженнями є те, що ви не можете використовувати подання часової шкали Asana, розширені інструментальні панелі або розширені інструменти пошуку. Всі ці особливості ми детально обговоримо згодом. Користувачі безкоштовних облікових записів отримують всі інші функції управління завданнями, однак, включаючи можливість створювати завдання, призначати їм людей, додавати терміни, писати коментарі та додавати файли. Також немає обмежень щодо кількості завдань або проектів, які ви можете створити. Рекомендуємо користуватися безкоштовним обліковим записом принаймні кілька тижнів з невеликою тестовою групою, перш ніж перейти на платний рівень обслуговування.

Asana Premium коштує 119, 88 доларів на людину на рік або 11, 99 долара за особу, якщо ви платите щомісяця. Обліковий запис Premium включає все у вільному обліковому записі та знімає обмеження щодо розмірів команди, інформаційних панелей та інструментів пошуку. Облікові записи преміум-класу мають кілька додаткових привілеїв, включаючи функцію Timeline Timas, приватні команди та проекти, спеціальні поля, залежність від завдань, адміністративний контроль та пріоритетну підтримку. Приватні проекти доступні лише запрошеним членам, тоді як проекти, які не є приватними, доступні для всіх в колективі.

Дуже невеликі команди з 15 осіб або менше, які хочуть, щоб преміум-функції платили за нижчою ставкою: 75 доларів за людину на рік, або 7, 50 долара за людину на місяць. Студентські групи також можуть зв’язатися з компанією для отримання безкоштовного шестимісячного випробування Asana Premium. Ціна зросла за останні кілька років, але люди, які мають діючі та діючі угоди Асани, можуть продовжувати за нижчими темпами.

Для порівняння, Todoist Premium коштує 29 доларів на рік для особистого використання або 29 доларів за людину на рік для команд. На найвищому рівні, Podio починається від $ 9 на людину на місяць або приблизно $ 86 на рік, якщо платити щороку. Тож Асана набагато дорожче, ніж Тодоїст, але близька за ціною до планів Podio Basic і Plus.

У Асани є також функції борту канбану, тому інші популярні програми Kanban, такі як Trello, Wrike та Volerro, також є справедливою грою для порівняння. Trello стягує 119, 88 доларів за людину на рік, те саме, що і Асана. Volerro стягує всього 7, 99 дол. США за людину на місяць. Компанія Wrike стягує майже таку ж суму, як і Asana Premium за професійний рівень обслуговування (117, 60 долара за особу на рік) та значно вищий тариф за послугу бізнес-класу (297, 60 долара за особу на рік)

Що таке Асана?

Asana - це інструмент управління робочим потоком, який ви в першу чергу використовуєте для управління завданнями. Він відрізняється від традиційних програм управління проектами, а саме тим, що не має структури. Асана схожа на колоду карт, тоді як програмне забезпечення для управління проектами - це як настільна гра. Настільні ігри розроблені так, щоб грати з низкою заданих правил. Гравці незвично відхиляються від цих встановлених інструкцій, хоча кожен час від часу може погодитися на деякі зміни.

З колодою карт у вас є більше варіантів. Наприклад, ви можете пограти у відому гру зі встановленими правилами, такими як розіграш п’яти картками, або винайти власну гру. Скажімо, ви вирішили пограти в роммі. Кожен за столом повинен спершу погодитись, в якій версії роммі грати (прямий роммі, 500 румі, джин роммі тощо). Існує шаблон гри, але точні правила повинні бути встановлені всіма гравцями заздалегідь.

У випадку з Асаною існує стільки ж заздалегідь визначених способів, якими ви можете скористатися нею, як і на замовлення. Ще однією особливістю є те, що Асана краще підходить для поточної роботи, тоді як програми для управління проектами, як правило, краще для проектів із чіткими початковими та кінцевими датами, а також результати. Створення та запуск веб-сайту новин - це проект. Написання щоденного контенту для веб-сайту новин - це тривала робота.

Більш конкретно, Асана відслідковує, хто відповідає за яке завдання, інформацію, що стосується кожного завдання, та всю іншу інформацію, що стосується прогресу цього завдання. Якщо це все ще звучить заплутано, знайте, що налаштування Асани для ваших потреб - найважча частина. Після цього початкового періоду відкритий характер Асани також є одним з найкращих аспектів. Перегляньте посібник Асани про те, як розпочати роботу і, врешті, освоїти всі її функції.

Структура Асани

Перш ніж відкрити Асану всім організаціям, групі адміністраторів необхідно прийняти остаточне рішення щодо того, як Asana буде впроваджено та використано. Хоча деякі засоби співпраці відзначають простоту, з Asana це справді не так. Асана інтуїтивно зрозуміла, але, як тільки ви почнете їхати, її повна відсутність структури може ускладнити занурення в неї без гарного роздуму. Асана пропонує певну допомогу в структурі з шаблонами проектів, про яку ми поговоримо пізніше, але перспектива перекласти організаційну структуру таким чином, що має сенс залякати.

Що стосується основної ієрархії робочого процесу, то кожна команда відповідає за низку проектів з індивідуальними списками завдань. Кожне завдання може мати підзадачі, а також правонаступника, термін, вкладення, коментарі, теги та послідовники. Ви використовуєте ці завдання та підзадачі для відстеження роботи. Зауваження та інші дані допомагають зрозуміти, що відбувається із завданням, так що вам не потрібно обговорювати питання електронною поштою чи іншим способом. Коли завдання і підзадачі завершені, вся їх історія і все, що сталося, закінчуються приєднанням до самого завдання. Таким чином, кожна робоча дія має змістовний контекст.

Окрім своєї здатності слідкувати за дрібницями, Асана також корисна для отримання більш широкого погляду на обов'язки кожного члена команди. Спеціальні пошукові запити, про які ми пізніше обговоримо пізніше, або навіть просто переглянувши чужий список завдань, - це ефективний спосіб з’ясувати, чи є хтось заниженим чи недостатнім. Ви можете використовувати ці відомості для ефективних змін.

Конфіденційність та безпека

Asana забезпечує з'єднання зі своїм сайтом, використовуючи принаймні протокол TLS 1.1 і розміщує його дані в "захищених центрах обробки даних, що ревізуються SSAE 16, через Amazon в США". Asana також пропонує програму з помилками для виявлення вразливих місць за допомогою сервісу. Нещодавно Асана отримала сертифікацію SOC 2 Type 1. Аудити Soc 2 проводяться Американським інститутом CPA, і відповідно до цієї організації стосуються "контролю в сервісній організації, що стосується безпеки, доступності та цілісності обробки систем, які сервісна організація використовує для обробки даних користувачів та конфіденційності та конфіденційність інформації, що обробляється цими системами. " Як і у випадку з Slack, ви також можете перевірити стан Асани через онлайн-інформаційну панель.

На рівні використання Asana охоплює співпрацю між усіма членами команди. Ви, звичайно, можете зберігати проекти та завдання приватними в Асані, але природа інструменту полягає в тому, щоб дозволити всім членам команди рівний доступ бачити, редагувати та взаємодіяти з інформацією в додатку. При цьому Asana дозволяє позначати проекти як лише коментарі або призначати цей рівень дозволу окремим членам.

Для команд, які використовують Asana як відкриту платформу, дуже важливо вести діалог щодо правил взаємодії, щоб усі погодилися користуватися додатком однаково, а не перезаписувати роботу іншої тощо. Нещодавно Asana додав нові параметри безпеки підприємства, включаючи можливість контролювати, які програми можна використовувати під час інтеграції та обмежувати, хто може додавати гостей.

Дивитися і відчувати

Asana доступний в Інтернеті та через App Store та Google Play Store, але він не пропонує настільний додаток. Деякі програми співпраці, такі як Slack, пропонують варіанти настільних ПК, але це не є вимикачем угод.

Веб-інтерфейс Asana ефективний та чуйний, з достатньою кольоровою та дизайнерською чутливістю, щоб він був цікавим та корисним, не виглядаючи занадто захаращеним. Також є деякі сюрпризи, як, наприклад, святкові анімації, які час від часу з’являються на екрані, хоча ви можете вимкнути ці додаткові ефекти, якщо вони вам не сподобаються. У розділ налаштувань Asana також є ряд комбінацій клавіш під назвою Hacks, які додають різні види функціональності та індивідуальності. Наприклад, натисніть TAB + B для трохи котячого задоволення після ввімкнення пов’язаного злому.

Веб-панель приладів поділена на три основні області: ліва рейка; головне вікно, яке змінюється залежно від вибраного зліва; і праве інформаційне поле, яке відображається в тому, що ви переглядаєте в головному вікні. Головне вікно також містить кнопку для швидкого додавання елементів, таких як завдання чи проекти, панель пошуку та значок профілю. У налаштуваннях профілю можна додати основну інформацію облікового запису, встановити налаштування сповіщень, налаштувати параметри відображення та вищезазначені візуальні ефекти та налаштувати інтеграцію з іншими програмами, такими як Harvest та Zapier. Asana підтримує повний список підтримуваних додатків та інтеграцій.

Після останнього оновлення дизайну ви переходите по інтерфейсу через меню лівої залізниці, яке також можна повністю приховати, якщо ви хочете зосередити увагу на головній сторінці. Зверху донизу ваші основні параметри: Головна, Мої завдання, Вхідні та Інформаційна панель. Ці параметри можуть відрізнятися залежно від глобальних налаштувань вашої організації. Домашня сторінка - це новий розділ, де відображаються ваші улюблені та останні проекти, в той час як "Мої завдання" відображає все, що вам призначено чи ви переглядаєте. Якщо ви бачите новий банер над будь-яким проектом на вкладці Домашня сторінка, ви можете навести його мишкою, щоб переглянути останню активність. Inbox - це лише канал активних заходів Асани. Ви можете додати конкретні проекти до розділу Інформаційні панелі, щоб слідкувати за оновленнями та отримувати огляд виконання завдання. Поруч із Inbox з’являється жовта точка, коли у вас є непрочитані сповіщення.

Продуманий дизайн робить головне вікно в Асані підгинатися до ваших потреб. Наприклад, коли ви клацаєте на проект ліворуч, у головному вікні з'являється контекстне меню під назвою проекту з часовою шкалою, календарем, розмовами, ходом та файлами. Ви також можете сортувати елементи за Призначенням або Датою платежу, наприклад, під будь-яким переглядом завдань, або ж відображати лише виконані або неповні завдання. Завдання ковзають по екрану, коли ви клацаєте та перетягуєте їх, щоб змінити їх порядок, що робить репріоритизацію справді простою. Якщо ви хочете, ви також можете організувати завдання в розділи, але зауважте, що ці розділи не впливають на класифікацію завдань в інших місцях.

Додаткові функції та у використанні

Асана не скупиться на функції. Коли ви створюєте завдання, ви можете призначити його члену команди, запланувати дату дати або додати повторювану дату, завантажити або посилання на пов'язані документи, писати коментарі, додавати теги і навіть підписатися або скасувати підписку на себе та інших, щоб отримувати сповіщення щоразу в задачі відбуваються зміни. Розділ коментарів особливо корисний, оскільки він підтримує форматування багатого тексту, редагування коментарів та прямі згадки через символ @ серед іншого.

Теги допомагають зробити завдання більш доступними для пошуку, а функція розширеного пошуку, до якої ми підемо пізніше, є досить хорошою. Інтерактивні прапорці дозволяють відмічати завдання під час їх виконання - і так само легко знімати їх, якщо ви чи інший член Асани щось помиляється. Асана також дає можливість створити користувацьке поле. Ви можете додати поле, яке вказує на пріоритет завдання (низький, середній, високий), або ви можете використовувати спеціальні поля для позначення стану завдання (очікує на розгляд, очікуючи остаточного затвердження).

Асана також інтегрує календар, який ви можете використовувати для відстеження термінів. З позитивної ноти, Асана, схоже, сприймає відгуки користувачів серйозно. Отримавши переважно негативні відгуки про зміни в календарі, Asana відновив оновлення та працює над тим, щоб зберегти застарілі функції на додаток до покращення продуктивності.

Асана не пропонує функції чату, що розчаровує, хоча вона інтегрується з Slack та Microsoft Teams. Асана надає простір під назвою «Бесіди», дошка оголошень, на якій члени команди можуть обговорювати питання один з одним, не пов'язані безпосередньо з якоюсь конкретною задачею. Наприклад, члени можуть обговорити сферу майбутніх проектів, творчих ідей чи процедури. Тим не менш, це не ефективно для прямого повідомлення або випадкових розмов.

Асана також не є найдосконалішим інструментом для графічних інтенсивних проектів, але з роками вона вдосконалювалася. Погляд на канбан, про який ми поговоримо пізніше, є одним із таких удосконалень. Ви можете завантажувати зображення до завдань, але ви не можете розмітити їх у самому додатку. Ви можете переглядати вкладені зображення, проте сформувати додаток.

Шаблони та перегляди

Якщо ви не знаєте, як створити проект, Asana надає низку шаблонів, якими ви можете скористатися. Для початку натисніть кнопку Плюс> Проект. Шаблони - це середня вкладка. Приклади заздалегідь розроблених шаблонів включають порядок денний нарад, дорожню карту продукту та працівника на борту. Звичайно, ви можете створити власний шаблон, а також не дотримуючись цих структур. Подумайте про них як про вихідну точку.

Ще одна корисна особливість - здатність Асани створювати залежності між завданнями. Скажімо, ми маємо завдання A, завдання B і завдання C, що увійшли в Асану. Якщо завдання C не може бути виконано, поки завдання A, а потім B не будуть виконані, ми можемо додати залежності між цими трьома.

Звичайно, ви, можливо, очікуєте, що Асана має якусь функцію діаграми Ганта. Введіть відносно недавній вигляд часової шкали. Тут користувачі можуть бачити кожне із своїх завдань, викладених у форматі Ганта. Залежності представлені рядками між завданнями, і ви можете внести зміни за бажанням. Діаграми Ганта особливо корисні для того, щоб побачити, як затримка виконання одного завдання або тривала відсутність члена команди можуть впливати на цільові дати вниз по лінії. Асана також розгорнула здатність впорядковувати задачі в огляді на розділи. Проекти для роботи в команді пропонують діаграму Ганта, але це не так добре розроблено.

Дошки Kanban в Асані

Тепер Asana включає в себе вигляд Ради, розроблений, щоб дати командам спосіб керувати роботою за допомогою kanban. Програми Kanban спеціалізуються на тому, щоб допомогти вам візуалізувати всю роботу, яку потрібно виконати, і всю незавершену роботу, з акцентом на те, щоб команди не перевантажувались такою кількістю завдань, що вони втрачали фокус і ставали менш продуктивними. Канбан робить це, обмежуючи кількість завдань, які можуть бути призначені людині чи відділу в даний момент часу.

Trello - ще одне додаток продуктивності, який використовує стиль канбану. Один із способів - це встановити кілька стовпців, які співвідносяться зі станом завершення. Це може мати сенс, наприклад, мати стовпчики для DEV, QA та Production. Щоб перемістити завдання з одного етапу на інший, просто перетягніть його на наступний.

Зауважте, що використання цього перегляду дошки вимагає створення проектів саме в цьому стилі. Іншими словами, ви не можете просто перейти з перегляду задач за замовчуванням на цей стиль під час цього огляду. Щоб змінити свій погляд, під час фази створення проекту просто загляньте в розділ «Макет» та виберіть параметр «Дошка».

Як вже було сказано раніше, подання на дошці можуть бути кориснішими для команд, які працюють із візуальними матеріалами, оскільки ви можете встановити обкладинкові зображення для кожного завдання в стовпчик. Так само, як і в інших поданнях Асани, ви можете створювати власні поля, коли у вікні "Дошка" та прапорці коментуються безпосередньо людям із символом @, що є корисною, але менш поширеною особливістю серед виділених додатків kanban. Але Асана не має всіх бажаних особливостей канбана. У ньому відсутні смуги плавання та обмеження незавершеного виробництва. KanbanFlow має всі ці особливості.

Розширений пошук та звіти

Асана включає в себе відмінні функції розширеного пошуку. На верхньому рівні при запиті на термін ви можете вказати, чи шукаєте ви завдання чи розмову. До інших полів за замовчуванням належать: Призначений, У проектах; і далі Далі ви можете вказати, чи має завдання додаток, якщо воно завершено, а також його термін. Для ще більш детальної інформації можна додати фільтри для спеціальних полів, людей, тегів, залежностей і навіть підзадач. Якщо ви не можете знайти те, що шукаєте за допомогою цих інструментів, швидше за все, воно не існувало в першу чергу.

Асана дозволяє легко зберегти будь-який із цих складних пошуків як інтерактивних звітів, які перебувають у меню ліворуч для швидкого доступу. Ці звіти оновлюються, оскільки нові елементи відповідають умовам, і ви можете редагувати умови пошуку в будь-якій точці. Ми цінуємо цю функцію, оскільки вона може бути неоціненною для менеджерів, які хочуть зрозуміти, хто є продуктивним. Навіть для людей це хороший спосіб відстежити індивідуальний прогрес у часі.

Мобільні програми Асани

Asana пропонує безкоштовні мобільні додатки для Android та iOS. Для тестування ми встановили Asana на Google Pixel під керуванням Android 9.0. У нас не було проблем із завантаженням програми та співом у акаунт.

Додаток налаштовано дещо інакше, ніж в Інтернеті, але інтерфейс зберігає чистий вигляд. Наприклад, більшість навігаційних ланок та структур знаходяться в правій частині екрана, а не лівій. Щойно ви ввійдете в систему, Асана перенесе вас безпосередньо до списку завдань, імовірно, там ви будете проводити більшу частину свого часу. Хоча вся основна функціональність, включаючи можливість створювати, відстежувати та виконувати завдання, є у додатку, Asana прагне найкраще працювати на великому екрані, де ви можете побачити багато інформації відразу, тому невеликий розмір екрана не є ' t ідеал.

З огляду на це, безумовно, можна бути продуктивними зі свого телефону, і ми цінуємо, що Ви можете отримати доступ до Асани з будь-якого місця, де Ви маєте підключення до Інтернету. Помітно, що додатки також мають велику кількість офлайн-можливостей. Коли ви працюєте в автономному режимі в мобільних додатках, ви бачите сірі хмари, що вказують на те, що вміст ще не синхронізовано, тому ніхто з ваших співробітників не зможе його побачити, поки ваш пристрій не відновиться та не синхронізується.

Колода карт

Продуманий дизайн Асани, текучі інтерактивні елементи та щедрий розподіл членів у своїй безкоштовній версії роблять це потужним додатком для управління завданнями для особистих проектів та роботи в команді. Його гнучкість, широкий набір функцій та різноманітність переглядів робочого процесу також похвальні. З усіх цих причин Асана заробляє вибір редакторів для додатків для співпраці. Хоча це недешево і його відсутність структури спочатку може викликати занепокоєння, ми обіцяємо, що це інструмент, який варто використовувати.