Огляд та рейтинг витрат Zoho

Zoho відомий в основному двома речами: по-перше, це відносно велика бібліотека програмних рішень, орієнтованих на малий бізнес, по-друге, це компанія, яку керують програмісти, яка показує, як їх продукти розробляються та розробляються - цільові рішення більше спрямовані на конкретні робочі процеси, а не на аудиторію. Це показує в Zoho Expense (який починається з $ 3 на місяць, коли щомісяця виставляють рахунки для 10 користувачів, а також доступний у версії freemium), відмінним інструментом відстеження витрат, який добре справляється зі своїм певним набором завдань і може бути налаштований як більшість замовники вимагатимуть. Ще одним плюсом Zoho Expenses є вибір програмного забезпечення, що входить до плану Zoho One, який оцінюється в розмірі 30 доларів на одного працівника на місяць - приваблива угода. Це працює на 1 долар на день на одного працівника для всього програмного забезпечення Zoho. Ми виявили, що додаток є більш інтуїтивним для адміністраторів та облікових записів SMB, ніж для співробітників, але Zoho Expense все ще є цінним інструментом для ділових подорожей. Хоча загальний інтерфейс користувача (інтерфейс користувача) не відповідає нашим інструментам вибору редакторів Сертифікувати та розширити, Zoho Expense може зробити це все.

Zoho Expense має 14-денну безкоштовну пробну версію, яка дозволяє глибоко вивчити додаток, але, можливо, простіше ознайомитись з програмним забезпеченням за допомогою його безкоштовної версії, яка підтримує до трьох користувачів. Безкоштовна підписка обмежує зберігання квитанції до 5 гігабайт (ГБ) для всіх користувачів та 100 сканувань квитанцій на місяць. В іншому випадку ви отримуєте майже все, що входить у платну версію, включаючи підтримку декількох валют, імпорт даних із кредитних карток, застосування політики та безпеку, яка покладається на шифрування шару захищених сокетів (SSL) та двофакторну автентифікацію. Підписка на Zoho Expense Premium, яка знімає обмеження на зберігання та додає робочий процес затвердження, починається з 3 доларів на місяць для 10 користувачів, додаючи 3 долари на місяць для кожного додаткового користувача. Спеціальні плани доступні для організацій, що мають понад 500 користувачів.

Функціональний мобільний введення даних

Кінцеві користувачі (тобто працівники, які хочуть відшкодування витрат) можуть вводити дані декількома способами. Компанія очікує, що більшість користувачів захопить квитанції за допомогою мобільного додатка Zoho Expense для iOS, Android та Windows Phone, і це, безумовно, найбільш оптимізовано. Але ви також можете легко отримувати дані в систему, використовуючи веб-сайт Zoho Expense (де ви можете перетягувати квитанцію на екран), надсилаючи електронну пошту квитанції на ідентифікатор користувача, призначений для кожного співробітника, або синхронізуючи з корпоративними чи особистими кредитними картками . Тим часом Zoho Expense додала можливість масового видалення користувачів, що може бути корисною функцією.

Zoho Expense має дві особливості, інших відсутні. Це єдиний додаток, який пропонує надбудову для веб-браузера Google Chrome. Він вирізає частину веб-сторінки і розглядає її як квитанцію. Крім того, у Zoho Expense є "екран масових витрат", тому ви можете організувати багато витрат на одній сторінці. У формі, що нагадує електронну таблицю, ви вводите дату витрат, продавця, категорію та суму та пов'язуєте їх надходження. Процес менш стомлюючий, ніж багаторазові перетягування, і він, безумовно, був би зручним для організації після відрядження. Але ми хочемо, щоб Zoho Expense скористалася цією функцією трохи глибше, дозволяючи нам завантажити електронну таблицю, щоб популяризувати всі ці поля. Це та річ, яку ми могли б зробити вдома.

Zoho Expense намагається потужно мінімізувати введення даних, особливо у своєму мобільному досвіді. З програми ви сфотографуєте квитанцію, і вона автоматично завантажується. Функція OCR Zoho Expense виконує безпроблемні роботи зі скануванням квитанцій на дату, ім’я продавця та суму. Після того як ви поставите карточку постачальника на категорію, він запам'ятовує асоціацію наступного разу. Витрати можуть бути призначені клієнтам, що підлягають оплаті, тому ви можете стягувати з клієнтів поставки, придбані від їх імені. І якщо ви випадково введете квитанцію двічі, Zoho Expanse позначить її.

У будь-якому випадку, Zoho Expense організовує все, називаючи звіти ("Вересневі витрати" або "Поїздка до Сент-Луїса"). Ви можете надсилати звіти з мобільного додатку чи веб-сайту, а також отримувати огляд поточного стану для кожного подання. Інформаційна панель веб-сторінок Zoho Expense повідомляє про момент огляду ваших квитанцій, поточних звітів та поточного стану поданих звітів. Це дуже інтуїтивно зрозуміло і відрізняє його від додатків із дещо заплутанішими інтерфейсами, як, наприклад, Concur Expense.

Одна штука: якщо ви збираєте звіт із колекції квитанцій, Zoho Expense нагадує вам про незадекларовані витрати. Тобто, ви вкажете, що ви вчора завантажили квитанцію, яку не додавали до звіту, і запитаєте, чи хочете ви включити її до цього подання.

Чіткий контроль для адміністраторів

Як і багато інших програм, Zoho Expense має три типи користувачів: представники, затверджуючі та адміністратори. У кожного може бути кілька ролей. Наприклад, адміністратор може надати затверджуючим можливість затвердження власних витрат, а програмне забезпечення підтримує кілька рівнів затвердження. Можна створити правило, коли менеджер затверджує звіт із загальною сумою під певну суму. Якщо ви перейдете за цією сумою, звіт подається віце-президенту. Ви також можете створити корпоративну політику, в якій затверджуючі повинні затверджувати звіти протягом певної кількості днів та нагадувати їм, коли ця дата наближається. І нещодавно додано: Можливість делегувати схвалення іншому співробітнику, коли звичайний затверджувач не доступний.

Для начальника це теж просто. Zoho Expense представляє адміністратору чітке зображення кожного звіту в черзі, включаючи відповідні квитанції. Затвердження настільки ж просто, як натискання кнопки. Якщо правило було порушено (наприклад, якщо витрати було подано двічі, то порушення позначено у верхній частині звіту, а також посилання дозволяє чітко бачити порушення та пропонує виправити. Хоча процес не такий простий, як ви знайдете в Abacus, новим користувачам це все одно буде дуже легко.

Але є достатньо місця для налаштування системи. Наприклад, кожна категорія витрат може мати власні вимоги, такі як витрати на обід, які потребують квитанції на суму понад 20 доларів та встановлення максимум 100 доларів США, перш ніж відключити сповіщення. Додавати категорії також легко. І існує досить багато способів налаштувати те, що бачать користувачі на статті витрат, наприклад, запит Zoho Expense щодо місцезнаходження чи назви проекту, а також які пункти є обов'язковими.

Суцільний інструмент відстеження витрат для SMB

На відміну від інших онлайн-додатків цього кола, Zoho Expense є частиною набору продуктів, що включає бухгалтерський облік, управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM) із Zoho CRM, онлайн-опитування та ще кілька бізнес-додатків. Zoho Expense добре використовує цю інтеграцію, тому певним чином ви отримуєте більше, ніж платите. Якщо ви, наприклад, підключите його до Zoho CRM, тоді торгові команди можуть накопичувати витрати, пов’язані з клієнтами, що спрощує подання замовником або на основі проекту.

Крім власного програмного забезпечення Zoho, Zoho Expense з'єднується з Intuit QuickBooks для ведення бухгалтерського обліку, тому ви можете планувати відшкодування за звичайними обліковими циклами. Без цієї інтеграції вам потрібно експортувати та імпортувати дані у вигляді CSV (із спеціальними шаблонами для експорту даних) та зазначити відшкодування в Zoho Expense. І, оскільки ви можете створювати спеціальні ролі, такі як зовнішній бухгалтер, дозволений доступ до системи, це те, що SMB може вибрати для того, щоб завантажити його на експерта.

Zoho Expense - справжня користь для адміністраторів, які хочуть відстежувати аналітику. Ви можете бачити гроші, витрачені на категорії, торговця, клієнтів, навіть проекти та розбивати дані за користувачем, відділом та валютою. Кілька звітів показують, куди пішли гроші. Вони є лише текстовими, не мають гарних графіків, але якщо ви лічильник бобів, вас може більше зацікавити здатність програмного забезпечення експортувати діаграми у вигляді XLS, CSV або PDF або як легко інтегруватись із Zoho Sheet, що дозволяє ви можете робити барвисті зображення за допомогою цього додатка. Нарешті, оскільки Zoho Expense посилається на власні книги Zoho і які інтегруються з Zoho Reports, бухгалтерам, імовірно, буде достатньо для роботи, щоб скласти будь-який звіт, який їм може знадобитися. Окрім програм Zoho, Zoho Expense також інтегрується з наборами продуктивності, такими як Google G Suite та Microsoft Office 365. Несподіваною інтеграцією є можливість отримання квитанцій від ваших поїздок Lyft.

Загалом, Zoho Expense працюватиме для більшості малих і середніх підприємств. Завдяки привабливому набору функцій, чудовим можливостям інтеграції та гарному набору варіантів ціноутворення, Zoho Expense - це феноменальний інструмент, який знаходиться лише внизу нижче наших інструментів вибору редакторів Certify Now та Rydoo.