Огляд та рейтинг Xero

Xero відмінна як сайт обліку малого бізнесу. Він був побудований для Інтернету з нуля, і він підтримує кожен головний фінансовий елемент, який ви очікуєте, у рішенні обліку з подвійним записом: продажів, закупівель, товарних запасів та нарахування заробітної плати (для більшості штатів). Ви можете створювати записи для клієнтів, постачальників, службовців та предметів; і ви можете використовувати їх у стандартних налаштованих транзакціях, таких як рахунки-фактури, замовлення на купівлю та котирування. Xero дозволяє керувати основними фондами - те, що конкуренти не роблять. За останній рік Xero також додав багато нових функцій, включаючи управління витратами, інтеграцію з додатковими платіжними процесорами та фінансовими установами та вдосконалення свого додатка для iOS.

Компанія пропонує три рівні ціноутворення, які починаються після 30-денної безкоштовної пробної версії. Xero Early (9 доларів на місяць) має щомісячні ліміти на п’ять рахунків-фактур та котирувань, п'ять рахунків та узгодження для 20 банківських операцій, але він не підтримує нарахування заробітної плати. Xero Growing (30 доларів на місяць) додає необмежену функціональність виставлення рахунків та виставлення рахунків, котирувань та рахунків; він також підтримує нарахування заробітної плати до п'яти осіб. Xero Established ($ 60 на місяць) є єдиною версією, яка пропонує підтримку декількох валют. Він також забезпечує нарахування заробітної плати до 10 працівників. Xero - це набагато доступніше рішення, ніж QuickBooks Online, яке починається від 20 доларів на місяць.

Ранні заняття

Якщо ви використовуєте інше бухгалтерське рішення (або Microsoft Excel), можливо, ви вже створили безліч облікових даних в Інтернеті. Xero дозволяє легко імпортувати записи, транзакції та деякі інші дані з QuickBooks Online за допомогою інструменту прямого перетворення. Якщо у вас вже створені файли у форматі CSV або TXT (контакти, предмети інвентаризації, рахунки-фактури тощо), ви також можете імпортувати їх у Xero.

Якщо ви починаєте свіжий з Xero, то ви отримуєте мінімальну допомогу в налаштуванні, що є доволі типовим для онлайнового обліку малого бізнесу (Sage 50cloud - виняток). Довідкове відео Xero пропонує вам зайти прямо та створити рахунок-фактуру, що є одним із підходів. Ви будете відчувати, що насправді щось швидко робите (радимо спочатку попрацювати з демонстраційною компанією сайту, перш ніж почати вводити свої власні живі дані). Операції простіші після того, як ви ввели деякі записи контактів і предметів і виконали початковий введення та конфігурацію даних, включаючи параметри організації.

Деякі веб-сайти бухгалтерського обліку, як-от Kashoo, починають переміщувати налаштування на відповідні екрани на веб-сайті, а не викладати їх на один багатоскладовий екран або набір екранів. Це робить і Xero, що здається розумною практикою. Розібратися з усіма цими варіантами можна відразу.

Зовнішній вигляд та навігація

Xero та QuickBooks Online мають дуже різний вигляд. Там, де QuickBooks Online розповсюджується на весь екран і використовує великі шрифти та графіку, Xero є більш компактним, займаючи лише центр екрана на деяких сторінках. Кожен по-різному представляє ключові фінансові дані та посилання на пов’язані з ними дії на своїх домашніх сторінках або інформаційних панелях. Обидва ефективні, але я віддаю перевагу підходу Xero. На сайті відображаються залишки та витрати на рахунках; цифри та графіки, що представляють непогашені рахунки-фактури та неоплачені рахунки; і список спостереження за обліковим записом. Майже все на інформаційній панелі - це посилання, яке може перенести вас на пов’язані сторінки та дії.

Кожен продукт бухгалтерського обліку, який ми розглянули, має власну систему навігації, і ми ще не побачили тієї, яка не працює. У Xero вкладки розташовуються горизонтально вгорі, поділяючи сайт на логічні, функціональні групи: Інформаційна панель, Облікові записи, нарахування заробітної плати, Звіти, Радник, Контакти та налаштування. Зона "Облікові записи" - це місце, де ви проводите більшу частину щоденного робочого часу. Це меню відкривається для кількох підфункцій, таких як Банківські рахунки, Продажі, Купівля та Інвентар. Тут знаходяться і інструменти основних засобів.

Після того, як ви перейдете до продажів, Xero використовує стандартні умови Windows для введення даних та навігації. Чотири кнопки вгорі відкриті інструменти для створення операцій з продажу, надсилання виписок, імпорту рахунків-фактур та пошуку конкретних рахунків-фактур та котирувань. Нижче наводиться інформація про ваші рахунки-фактури. Великі кнопки показують вам кількість та загальний долар рахунків-фактур у формі чернетки, ті, що очікують затвердження та оплати, а також прострочені операції з продажу. Цитати працюють так само: Ви можете з першого погляду побачити, які є у формі чернетки, надіслані, прийняті та закінчилися. Деякі інші веб-сайти працюють аналогічно, що дозволяє легко побачити стан ваших форм з першого погляду.

Клацніть на чернетку в розділі Рахунки-фактури, і відкриється нове вікно із відображенням таблиці відповідних транзакцій. Ви можете виділити одну або кілька записів і натиснути кнопки, щоб надіслати їх на затвердження, затвердити, видалити, надрукувати чи надіслати електронною поштою. Xero виконує відмінну роботу з надання різних поглядів на ваші фінансові дані та навігаційні інструменти, необхідні для роботи з ними.

У кого тоді найкращий, найефективніший інтерфейс користувача? Це суб'єктивний дзвінок. Деякі користувачі віддадуть перевагу економному підходу Xero, який не має дурниць. Іншим подобається більше просторий, естетично вигляд QuickBooks Online та Zoho Books.

Складання записів

Інша сфера, де ви будете робити багато роботи, особливо спочатку, - це "Контакти". Тут ви створюєте записи для своїх клієнтів та постачальників, які містять як контактну інформацію, так і ретельну фінансову інформацію. Вони містять поля для визначення численних за замовчуванням для кожного контакту, таких як податок, рахунок (продажі чи покупки), знижки, валюта та рахунок-фактура. Навпаки, записи клієнтів та постачальників QuickBooks Online містять поля для різного набору стандартних налаштувань: бажаний спосіб оплати та доставки, умови тощо. Після створення контакту Xero відображає приголомшливий екран запису, який включає історичну активність та електронні листи, активну активність та посилання на відповідні форми транзакцій.

Xero також пропонує детальні шаблони записів для товарів та послуг вашої компанії, які містять поля інформації (ціна, рахунок, опис тощо) про товари, які ви купуєте та продаєте. Клацніть на полі перед новим полем Я відслідковую цей пункт, і Xero попросить вас вибрати свій рахунок активів запасів, а потім починає відстежувати інвентар у фоновому режимі. Ви можете імпортувати відкриті залишки запасів або вводити їх вручну, хоча і не так просто, як у WorkingPoint. Однак коригування рівня запасів у Xero досить просте. Загалом, функції управління товарними запасами на сайті рівні на рівні QuickBooks Online, але не такі просунуті, як у книг Zoho Books.

Форми транзакцій та нові витрати

Якщо ви створили хороший запас даних про контакти та товари / послуги, створення транзакцій у Xero - це простий процес. На сайті розміщені шаблони майже для кожного типу транзакцій, які знадобляться малому бізнесу: рахунки-фактури та повторювані рахунки-фактури, котирування, рахунки (які тепер можна надіслати електронною поштою в Xero у вигляді PDF-файлів), замовлення на купівлю та кредитні нотатки. Кожне містить поля, які, як ви очікуєте, знадобляться в цих формах, і рівень докладної інформації (включаючи знижки, регіон та статус податку на продаж) можна порівняти з тим, що пропонують конкуренти.

Ми розглянули Xero так само, як компанія здійснювала перехід до нової системи відстеження витрат як в Інтернеті, так і на мобільних пристроях. Новий Xero Expense забезпечує кращу взаємодію з користувачами та покращену функціональність, особливо у своїх мобільних додатках. Ви можете нарешті сфотографувати квитанції та дозволити Xero ввести відповідні реквізити у форму витрат. Нова функція дозволяє вам нараховувати витрати клієнтам чи робочим місцям та пропонує глибокі розбивки на те, хто на що витратив. Ви також можете надсилати квитанції, які використовують іноземну валюту.

Xero надзвичайно добре справляється з податками з продажу. На відміну від багатьох інших постачальників, ви можете увімкнути пошук податків у меню "Налаштування", і додаток буде застосовувати правильну ставку залежно від фізичного розташування замовника. Xero отримує ці ставки від Avalara, одного з основних постачальників даних податку на продаж, тому точність гарантована. На сайті також є два звіти про податок з продажу: Підсумок податку з продажу та Звіт з податку з продажу.

Xero не вистачає індивідуального інструменту виставлення рахунків за часом знайдено в ZipBooks, і він не відстежує витрати за проектом, як це робить Kashoo. Але обидві ці функції є у ​​роботі, і їх можна переглянути. Сайт додав нову навігаційну вкладку з минулого року: Проекти, меню яких містить як управління проектами, так і часові записи. Проекти включені до встановленого плану.

Інновації Xero

До літа 2019 року ви можете побачити ще кілька революційних удосконалень Xero. Компанія співпрацює з машинним навчанням (ML) та штучним інтелектом (AI), щоб додати більше автоматизованих процесів на сайт, а також покращити зв’язок із суміжними фінансовими сайтами.

Тим часом Xero розробляє те, що вже було спроможним, інноваційним веб-сайтом для бухгалтерії. Наприклад, операції з продажу в Інтернеті на сайті дозволяють спілкуватись у реальному часі та обмінюватися даними між вами та вашими клієнтами. Учасники цього класу не пропонують порівняльної функції. Розумні списки підтримують складні пошуки. Категорії відстеження в Xero схожі на функцію Class у QuickBooks Online, оскільки обидва дозволяють призначити категорії для ваших облікових операцій.

Xero вже додав розширені налаштування у свої шаблони звітів перед нашим оглядом минулого року. Цього року ви побачите декілька нових звітів, зокрема деталі гарнітури (у заробітній платі), резюме рахунків, що підлягають сплаті, та непогашені платежі. Зараз нарахування заробітної плати підтримує 37 штатів (хоча далеко не всі пропонують електронну подачу податків на заробітну плату), і її стабільність відповідних звітів є видатною.

Інтегровані програми, довідка, мобільний телефон

Xero побудував щось із фінансової екосистеми. Він тісно співпрацює з деякими найкращими сторонніми постачальниками програм, щоб інтегруватись із власними інструментами обліку. Це може допомогти зростаючим компаніям розширити можливості Xero в конкретних сферах. Сайт та його консультативна мережа продовжують швидко рости. QuickBooks Online також має сотні сторонніх додаткових додатків у численних фінансових та інших категоріях продуктивності, однак у Zoho Books таких немає.

Підтримка є критично важливою для користувачів сайту бухгалтерського обліку для малого бізнесу. Ці люди часто починають з практичного ведення бухгалтерського обліку в Інтернеті або зовсім не мають такого досвіду. Xero має глобальну мережу радників, які є експертами сайту та можуть працювати з малим бізнесом. Інтернет-документація на сайті є винятковою, що пропонує покрокові інструкції щодо функцій продукту. Якщо ви не працюєте з консультантом, ваш єдиний варіант отримання відповідей на запитання - це електронною поштою. Це може звучати нормально - аж до виникнення нагальної проблеми. Zoho Books доповнює свою електронну пошту телефонами, телефонами, чатами та онлайн-довідками.

Xero пропонує як додаток для Android, так і додаток для iPhone, але у них є способи перейти до відповідних сайтів, таких як QuickBooks Online і Zoho Books. Починаючи з інформаційної панелі, в якій перераховані лише залишки на рахунках, підсумки продажів та покупок, та графік грошових входів / виходів, кожен елемент додатків Xero є скороченою версією наявних на сайті. Клацніть піктограму "Продажі" на панелі інструментів, і ви зможете переглянути наявні рахунки та котирування та створити нові. Клацання піктограми "Покупки" дає вам можливість переглядати та сплачувати рахунки та створювати квитанції вручну. (Вам потрібно завантажити окремий додаток Xero Expense, щоб зробити фотографії квитанцій.) Ваш список клієнтів та постачальників є, але він містить лише основні контактні дані; Це воно. Веб-браузер Xero настільки повнофункціональний, що ми розчаровані, що більшу частину цієї функціональності не було доступно віддалено.

Швидка еволюція

Xero розпочав своє життя в Новій Зеландії, але швидко зростав з моменту виходу на ринок США кілька років тому. Його зручність використання, функції, розширюваність та мережа радників роблять його одним із найкращих веб-сайтів бухгалтерського обліку для малого бізнесу. Однак у QuickBooks Online було більше часу, щоб перерости у більш всеосяжний, розширюваний та спрощений веб-сайт бухгалтерського обліку, і він зберігає нагороду за вибір редакторів.