Огляд та рейтинг Smartsheet

Кожен успішний бізнес вже використовує електронні таблиці, і, мабуть, набагато більше, ніж просто бюджетування. Smartsheet перетворює знайомі рядки та стовпці комірок у додаток для управління проектами. Результат - унікальний гібрид, який може впоратися з усім, від бюджетування та звітності до управління ресурсами та відстеження завдань. Цей хмарний додаток, безумовно, робить електронні таблиці розумнішими, а для певних видів роботи може бути кращим традиційна платформа управління проектами. Якщо випробуване і справжнє - це те, що ви мали на увазі, однак зверніться до наших традиційних переможців вибору редакторів в управлінні проектами, проектами Zoho та проектами командної роботи.

Ціноутворення та плани

Smartsheet пропонує чотири рівні обслуговування, а також 30-денну безкоштовну пробну версію. Однак він не має безкоштовного рівня обслуговування. Є два типи плану, на які ви можете зареєструватися безпосередньо з веб-сайту: Стандартний індивідуальний (19 доларів на особу на місяць або 168 доларів на особу, коли платять щорічно) та Стандартний бізнес (32 долари на особу на місяць або 300 доларів на особу щорічно). Раніше був варіант, який називався Smartsheet Team, але його було припинено.

Крім того, Smartsheet має план Enterprise і Enterprise Premier. Обидва ці рівні обслуговування розроблені для великих організацій, які потребують широкого контролю адміністратора та безпеки. Зверніться до компанії за ціновою пропозицією для будь-якого з варіантів підприємства.

Щоб отримати безкоштовну пробну версію, вам потрібна адреса електронної пошти для бізнесу - це означає, що це не очевидний безкоштовний обліковий запис електронної пошти. Однак вам не потрібна кредитна картка. Безкоштовна пробна версія також має деякі обмеження. Наприклад, ви можете мати лише 50 аркушів одночасно. Однак ви можете ділитися аркушами з необмеженою кількістю співпрацівників і додавати колег, щоб спробувати деякі функції бізнес-плану. Кожна людина також отримує 5 Гб місця. Ви можете пограти з формами Smartsheet (це веб-форми та інші види збору даних), але ви не можете публікувати їх, коли використовуєте безкоштовну пробну версію.

Різниця між обліковим записом Standard Individual та Standard Business зводиться до обмежень деяких функцій та функцій адміністратора користувача. В окремих облікових записах може бути 10 співробітників на предмет, усього 10 аркушів, п’ять звітів та одна інформаційна панель. Цей рівень має 50 Гб місця для пам’яті на одного ліцензованого користувача. Бізнес-акаунти отримують необмежену кількість співробітників, звітів та інформаційних панелей, і вони можуть мати 100 аркушів на одного ліцензованого користувача. Бізнес-акаунти також отримують 100 ГБ місця для пам’яті на ліцензованих користувачів; контроль управління користувачами, групами та ресурсами; та доступ до журналів активності.

Порівняння цін

Як ціна та вартість Smartsheet порівнюються з іншими програмами? Це дійсно залежить від того, як ви користуєтесь послугою. Наприклад, якщо ви використовуєте його для управління проектами, то ціна порівнянна з додатками середнього класу в цій категорії, які коштують від 30 до 45 доларів за людину на місяць. Додатки для управління проектами за найвигіднішими цінами коштують від 5 до 12 доларів на людину на місяць.

Якщо ви більше використовуєте Smartsheet із бази даних та кутів електронних таблиць, то ви можете порівняти його з Airtable. Повітряний простір коштує менше, починаючи з 12 доларів на людину на місяць і до 24 доларів на людину на місяць. У цьому додатку також є безкоштовний рівень обслуговування, тому ви можете спробувати його скільки завгодно.

Початок роботи з Smartsheet

З Smartsheet багато що можна зробити, якщо ви готові долучитися до якоїсь роботи. Майже все, що можна зробити в програмі електронних таблиць, ви можете зробити в Smartsheet. Однак, не все про додаток дуже інтуїтивно зрозуміло, і вам слід планувати вкласти трохи часу в перегляд відео-уроків та вивчення навчальних програм.

Коли ви починаєте з Smartsheet, який працює у хмарі (через веб-додаток) та на iOS та Android, ви створюєте чистий аркуш або вибираєте шаблон. Шаблони розташовані за категоріями, що включає людські ресурси, маркетинг, ІТ, проекти, продажі та інші сфери. Щоб дати вам уявлення про асортимент, ви можете знайти шаблони для найбільш загальних цілей, таких як Форма зворотного зв’язку з клієнтами та Щорічний календар по днях, а також більш цільове використання, наприклад, Обслуговування майна в оренду, Звіт про витрати, Трубопровід продажів від Rep та План заходів та бюджет подій. Потім є шаблони для управління проектами, зокрема:

• Agile Project з Ганттом
• Випуск Tracker з формою
• План запуску проекту
• Проект із варіантом Гант та Бюджет
• Проект із жорстким терміном та Ганттом
• Спринт-планувальний рада

Незалежно від того, як ви занурилися в додаток, на екрані з’являються накладки, щоб пояснити всі важливі функції. Підказки щодо інструментів та посилання на документацію та навчальні відео завжди доступні, які вам знадобляться в якийсь момент. Навіть якщо ви майстер у Excel, Smartsheet може все-таки обдурити вас часом. Не всі формули однакові у двох додатках.

Smartsheet зберігає охайний інтерфейс. Електронна таблиця займає середину екрана. На панелі інструментів, схожих на Microsoft, вгорі є кнопки форматування плюс параметри зміни вигляду. Коли діаграма Ганта включена до вашого аркуша, ви можете вибрати його для перегляду; він з'являється праворуч від клітин. Повзунки дозволяють вам змінити ширину вікон, щоб краще налаштувати ваш погляд.

Ліва бічна панель, що розгортається, дозволяє переглядати всі створені вами аркуші або люди, якими вони поділилися з вами. Ви використовуєте його для швидкого переміщення серед ваших аркушів.

У правій частині інтерфейсу розміщено декілька піктограм, які дозволяють побачити будь-які розмови, що відбулися на цьому аркуші, вкладення та коментарі, пов’язані із запитами на підтвердження. Залежно від рівня доступу та типу облікового запису, ви також можете бачити запити на оновлення, журнал активності, кнопку публікації, яка робить аркуш видимим у загальнодоступній URL-адресі та підсумок аркуша.

Особливості та використання

Smartsheet робить дані електронних таблиць більш динамічними для гуру не Excel серед нас. Кожен рядок або стовпець може бути або спадним меню спеціальних значень, списком контактів, датою, прапорцем, символом тощо. Наприклад, щоб створити список завдань, ви можете поставити прапорці в одному стовпчику та назвати його Завершено, а потім поставити поруч стовпець під назвою Назва завдання. Ви можете навіть додати третій стовпець зі списком контактів, щоб ви могли додати правонаступника. Smartsheet дозволяє також призначити кілька людей для виконання завдання. У стовпці "Список контактів" ви повинні дозволити кілька контактів на клітинку.

Якщо ви думаєте використовувати Smartsheet лише для простого відстеження завдань, ви також можете порівняти його з іншими програмами для управління роботою, такими як Airtable та Trello. Зокрема, Trello отримує високу оцінку за те, що він такий простий у використанні. Він може виконати лише частину того, що може Smartsheet, але якщо все, що ви хочете, з програми - це спосіб спільного керування та відстеження завдань, Trello може бути більш підходящим.

Однак на відміну від Trello, ви можете додати ієрархії до свого списку завдань у Smartsheet. Клацанням можна відступити рядки під батьківськими рядками. Ви можете легко перетягувати клітинки та рядки в батьківські рядки та виходити з них, або схопити батьківський рядок, щоб перемістити його та всі його дочірні рядки.

Хочете переглянути свою електронну таблицю по-іншому? Додайте стовпчик для початкових і кінцевих дат, і ви можете створити діаграму Ганта для аркуша. Додайте ще кілька стовпців і відрегулюйте деякі параметри, а завдання можна пов’язати разом на діаграмі Ганта, щоб відобразити, коли закінчується одна, а інша починається. На жаль, діаграма Ганта неелегантно розділяє екран із вашою електронною таблицею.

Smartsheet надає перевагу в додаванні інструментів, які ви хочете отримати у стандартних електронних таблицях, більш зручним для користувачів. Наприклад, інструмент умовного форматування дозволяє визначати параметри стилю заповнення порожнього. Для створення аркуша, який автоматично виділяє будь-який рядок із значеннями, які ви хочете підкреслити, потрібно лише декілька клацань. Те ж саме стосується і системи, що генерує звіти, яка випльовує нові аркуші за вашими заданими критеріями.

Оскільки Smartsheet має всі інструменти програми електронних таблиць та менеджера проектів, ви можете створити потужні гібридні документи. Наприклад, ви можете створити таблицю бюджету, яка використовує формули для обчислення витрат на кожен проект у компанії, а також ви можете призначити, хто відповідає за кожен проект, наскільки прогресував цей проект та терміни початку кожного проекту і кінець.

Звичайно, ви можете зробити набагато більше за допомогою Smartsheet. Наприклад, ви можете зв’язати клітинки на одному аркуші до комірок на абсолютно іншому аркуші, дозволяючи передавати дані між проектами. Ви можете створити веб-форми для збору даних, які автоматично додаються у відповідний аркуш. За допомогою деякого фіналінгу ви можете додати діаграми прогресу до діаграм Ганта. Завдяки ще більшій точній настройці ви можете переглядати та керувати тим, скільки робіт призначено для кожної людини у вашій компанії, і відповідно збалансувати навантаження. Сервіс також може імпортувати ваші старі електронні таблиці, дозволяючи вам розширити існуючу організаційну систему.

Проведення Smartsheet далі

Smartsheet має пару акуратних особливостей, яких варто вивчити. Зокрема, Workflows варто вивчити. Робочі процеси - це функція, яка дозволяє створювати власну автоматизацію в додатку. Ви встановлюєте деякі параметри, і коли умови виконуються, автоматично відбувається інша дія. Наприклад, ви можете створити наступний робочий процес: Після 1 січня, коли будь-який елемент буде позначено "завершеним", повідомте Менеджеру Мері повідомлення, яке нагадує їй переглянути роботу з клієнтом.

Інтерфейс Workflows простий у використанні, хоча він не виглядає дуже вражаючим, з ним досить рудиментарним дизайном.

У попередньому огляді Smartsheet ми зазначали, що це не ідеальна система для відстеження часу, звітності та кількох інших поширених бізнес-завдань. Звичайно, можливо, ви зможете знайти та налаштувати шаблон, який працює для ваших конкретних потреб, або ви могли б створити систему, якщо ви достатньо вмієте використовувати електронні таблиці. Але в даний час немає нічого в додатку для відстеження часу. Коли ми запитали представника компанії про цю проблему, вони сказали, що нещодавно Smartshee придбало 10000 футів, бізнес-додаток для планування ресурсів, планування проектів та відстеження часу. З часом очікуйте більше синергії між двома додатками.

Щось ще, що зазначалося в попередньому огляді, який було змінено, - це те, як Smartsheet зберігає дані. Раніше автоматичного збереження взагалі не було. Вам довелося натиснути кнопку збереження вручну, що вкрай незвично для хмарного додатка. Однак зараз є варіанти автоматичного збереження з інтервалом. У своїх персональних налаштуваннях обов'язково виберіть два варіанти: Автозбереження після 1 хвилини бездіяльності та Автозбереження змін, коли я залишаю аркуш, звіт або інформаційну панель. Ці налаштування є кращими, але все ще не є ідеальними. Ми хотіли б, щоб Smartsheet за замовчуванням мав автоматичне збереження для кожної діяльності.

Інтеграція та мобільні додатки

Smartsheet не входить у комплект, працює з багатьма іншими програмами та послугами, такими як Box, Dropbox та Google Drive. Існує також широкий магазин додатків, щоб додати більше функціоналу. Якщо ви не можете знайти те, що вам потрібно, ви можете використовувати Zapier для підключення Smartsheet до інших програм або роботи з API Smartsheet.

На мобільному напрямку Smartsheet має додатки для iOS та Android. Мобільний додаток добре оптимізований в тому сенсі, що він не настільки запаморочливий і запаморочливий, як ви могли б уявити для додатків типу електронних таблиць. Це найкраще працює для таких речей, як підключення до обговорень або перевірки файлів.

Найкраще і найгірше з обох світів

Smartsheet - це потужний інструмент управління проектами як в хорошому, так і в поганому плані. Для багатьох керівників проектів електронні таблиці мають ознайомлення та гнучкість. Вони обробляють необроблені дані, і ви можете побудувати їх, щоб робити все, що завгодно. Однак навчитися користуватися ними може бути кропітка, якщо ви ще не досягли швидкості. Більше того, кількість необхідних налаштувань, які вони іноді потребують, може вимагати навичок, які не дуже соромляться фактичного комп'ютерного програмування.

Добре: Smartsheet є потужним та гнучким, з величезним розділом довідкової документації та навчальних відео. Погано: Вам доводиться освоювати як програмне забезпечення для управління проектами, так і програмне забезпечення для електронних таблиць.

Якщо управління проектами за допомогою електронних таблиць зазвучить вашу алею, ви не знайдете нічого кращого за Smartsheet. Якщо ви малий бізнес, якому потрібно швидко зламати управління проектами без майстра Excel з вашого боку, дотримуйтесь більш зручного для користувачів. Вашим найкращим вибором повинні бути проекти Choho Projections Zoos Projects, що відмінно підходить для малого бізнесу з бюджетом, Проекти для роботи в команді, що відрізняється простотою використання, та LiquidPlanner, який найкраще підходить для дуже великих організацій із складними потребами.