Огляд та рейтинг банківської квитанції

Пам’ятаєте старі часи паперових процесів? Сьогоднішні програмні пакети для відстеження витрат, схоже, наслідують ці методи. Це був час, коли ми наповнювали б конверт із квитанціями та поєднували його з доповіддю у стилі електронних таблиць із деталізацією того, як ми витратили гроші компанії. Після того, як керівник відділу підписався, бухгалтерія була залишена перевірити, чи є кожна квитанція задовільним поясненням, і навпаки. Банк отримання (який починається з 14, 99 доларів на місяць для індивідуального користувача) застосовує дещо інший підхід, що може бути гарним підходом для деяких малих підприємств. Він працює сильно - і успішно - реагує на окремі надходження, а не на офіційні "звіти". Це дозволяє кожному, хто отримав статус "затверджуючого", дати ОК на відшкодування. І вона в значній мірі покладається на інтеграцію із сторонніми додатками, зокрема хмарними бухгалтерськими програмами, щоб здійснити важкий задній підйом. Хоча, якщо ви шукаєте більш традиційне управління видатками на високому рівні, ознайомтеся з вибором редакторів, Сертифікувати зараз, Rydoo та Expensify.

Підрахунок транзакцій, а не користувачів

Замість стягнення плати за активного користувача, як це робиться в Expensify, схема платежів банку-приймача базується на кількості елементів, що обробляються на місяць. Індивідуальні підприємці, які хочуть відстежувати витрати, можуть розпочати роботу за 14, 99 дол. США на місяць за 50 оброблених предметів, 29, 99 дол. США за 100 оброблених предметів, або 44, 99 дол. США за 150 предметів і отримати до 202, 49 дол. США за 675 предметів. Компанії, у яких більше одного користувача, платять 25 доларів на місяць за 50 оброблюваних предметів, 40 доларів за 100 предметів, 55 доларів за 150 предметів і до 220 доларів за 675 позицій.

Тим не менше, цей показник є середнім тримісячним середнім показником, тож у вересні ви можете мати важкий графік подорожей, а потім два місяці простою, без необхідності оновлення, наприклад, через одну щорічну конференцію. Усі ці підписки включають автоматичне сканування прийому оптичного розпізнавання символів (OCR), захист 256-бітного шару захищених сокетів (SSL) (що означає, що користувачі можуть відмовитися від використання віртуальної приватної мережі (VPN), якщо подають квитанції з дороги), інтеграція з онлайн-програмами бухгалтерського обліку (включаючи Intuit QuickBooks) та обмін даними з окремою організацією, як правило, бухгалтер малого бізнесу компанії чи бухгалтер.

І щось, що не пропонується жодною з інших служб: Служба для самозайнятих працівників, яка безкоштовна, якщо обмежується 10 скануванням квитанцій на місяць. В іншому випадку це коштує 24, 99 долара за 50 сканувань на місяць, а 49, 99 доларів США на рік за понад 50 сканувань. На жаль, не існує безкоштовного членства, але існує 14-денна безкоштовна пробна версія для одного користувача. Оскільки я хотів перевірити процес затвердження, я просив і отримав безкоштовну пробну версію для багатокористувацької версії.

Зробіть знімок, зафіксуйте дані

Як і в інших програмах витрат, ви вводите дані в банк отримання, використовуючи мобільний додаток, завантажуючи веб-браузер, пересилаючи електронну пошту на спеціальний ідентифікатор для кожного працівника або за допомогою синхронізації з корпоративної чи особистої кредитної картки. У нього також є кілька самостійних способів введення даних у систему. Банк отримання може імпортувати квитанції та рахунки-фактури з PayPal або Dropbox. Останнє особливо цікаво: співробітники можуть складати свої квитанції у спеціалізовану папку Dropbox, з якої Receipt Bank витягує файли кожні 24 години. Після їх обробки він переміщує квитанції до іншої спеціальної папки.

Мобільний додаток Receipt Bank - явний переможець у відділі зручності користування, справді мінімізуючи час, який працівник витрачає метушитися з введенням даних. Ви робите фотографії квитанції, натискаєте "надіслати на обробку", і через деякий час з'являються розроблені дані, щоб ви двічі перевірили та надіслали затверджувальному користувачеві. Дійсно приємна економія часу, яку ми не бачили більше ніде: Ви можете встановити камеру, щоб сфотографувати кілька квитанцій, один за одним, або одну квитанцію, що містить більше однієї сторінки. Банк отримання отримує все можливе, щоб визначити дату операції, валюту, податок, постачальника та категорію. Якщо вона розпізнає кредитну карту, використану для трансакції, вона синхронізує записи із вашою заявою на облік, тому вам не доведеться вводити предмет двічі.

З іншого боку, немає способу вручну ввести витрати без якоїсь квитанції? що може бути проблемою для затрат, скажімо, підказки, яку ви залишите для ключниці готельного номера. На запитання представник компанії запропонував додати відмітку від руки.

Процес OCR займає трохи більше часу, ніж ми хотіли б. На тести, здавалося, це зайняло близько години, хоча ми не використовували таймер. Однак Receipt Bank робить його варто почекати. Це робить надзвичайно гарну роботу, перетворюючи навіть навмисне неохайний почерк рукописного тексту в точний текст. Коли ми пересилали квитанцію Uber від поїздки до Будапешта на особисту адресу електронної пошти, банк отримання надійно відсканував плату за угорський форинт, здійснив валютну операцію та записав долари США у полі витрат. Ще один плюс: Ви можете, якщо вам потрібно, легко розділити комбінований рахунок-фактура, готельний рахунок, на окремі позиції.

Також можна отримати велику кількість інформації та керувати нею. Серед них: Ви можете створювати правила для конкретного постачальника, завжди призначаючи його транзакції певній категорії або клієнту. Ви можете розділити витрати. Ви можете експортувати свої особисті дані в PDF або електронну таблицю, наприклад, Microsoft Excel. На інформаційній панелі веб-сайту показано резюме товару та використання. У папці "Вхідні" відображаються непогашені надходження, необов'язково включаючи категорії, назви клієнтів або назви проектів. На одному екрані ви можете одночасно редагувати кілька елементів, перш ніж додати їх до звіту та подати на затвердження.

Інструменти для того, щоб зробити бухгалтерів щасливими

Квиток банку має три рівні користувача: адміністратор, затверджувач витрат та базовий користувач. Адміністратори встановлюють правила та правила компанії та мають доступ до всієї скриньки. Схвалювачі мають дещо іншу роль: вони не можуть змінити налаштування облікового запису, але будь-який затверджуючий учасник може вийти з будь-якого звіту, який надсилає, без формальної ієрархії. Компанія планує залучити декількох затверджуючих десь цієї осені.

Ці три рівні також означають, що методи затвердження приймального банку відрізняються від усіх інших, з якими ми працювали. Схвалювачі радять, скільки предметів чекають на їх увагу. Як схвалювач, ви можете натиснути на сам товар, щоб побачити більше деталей, зокрема фото квитанції. Затвердження повністю ручне. Якщо ви бачите щось, що вам не подобається, ви можете натиснути на невеликий значок прапора перед предметом; ви також можете залишити записку. Але немає можливості автоматично позначити порушення політики, і єдиний спосіб відправити проблемний запис працівникові - це надіслати копію запису CSV або PDF назад, використовуючи дещо незрозумілу функцію електронної пошти.

Крім того, Receipt Bank не вимагає від користувачів покладатися на звіти про витрати. Користувачам не потрібно подавати або створювати колекції "подорож до Нью-Йорка"; адміністратор офісу може призначити квитанції до звіту від свого імені. Ви також можете надати доступ своєму бухгалтеру чи бухгалтеру, щоб додати нові елементи, редагувати предмети, витягувати або висувати дані зі свого облікового запису.

Налаштування просте: область Налаштування дозволяє вам підтримувати як особисті налаштування, так і налаштування користувачів. Цікаво, що коли ви додаєте користувачів, ви (а не користувач) надаєте пароль (який пропонується вам), який потім надсилається електронною поштою користувачеві.

Receipt Bank справді світить у своїй інтеграції з програмами бухгалтерського обліку - починаючи з їх кількості, яку він підтримує: Xero, Intuit QuickBooks і FreshBooks, FreeAgent, KashFlow, Twinfield, Sage One та Sage 50. Ви можете підключити Receipt Bank лише з одним програма обліку за раз. Коли я інтегрував систему з моїм обліковим записом FreshBooks, він охопив усі використовувані категорії, а також назви проектів та клієнтів. Після цього він покладається на зовнішню програму щодо всього, від відшкодування витрат до кредиторської заборгованості до тенденцій звітності. Ви не можете додавати нові категорії чи проекти на ходу. Натомість вам потрібно перейти до FreshBooks (або будь-якої системи, яку ви використовуєте), додати їх туди і повторно синхронізувати.

Незважаючи на те, що нам подобається те, що Receipt Bank входить у категорії бухгалтерського обліку, у нас є суперечка із способом їх подання. Ми впевнені, що фахівці з бухгалтерського обліку цінують категорії програмного переліку за номером GL (0030 - Харчування та розваги), але, з точки зору користувача, ми вважаємо за краще алфавітну організацію (замість прокрутки всіх номерів) або інші способи знайдіть варіанти (наприклад, "Які категорії я можу вибрати в дорозі?").

Є кілька інших питань, які відрізняють приймальний банк від інших. Наприклад, хоча програмне забезпечення відмічає деякі проблеми, такі як неповні подання, воно автоматично не позначає порушення політики. Крім того, існує припущення, що схвалення (або відмови) надходитимуть із бухгалтерського обліку, а не від початкового затверджуючого. Одне з перших, що вам пропонується зробити, коли ви почнете працювати, - це інтегрувати приймальний банк із обліковою програмою.

Багато робиться для полегшення життя бухгалтерських фірм, які підтримують малий бізнес. Ви можете імпортувати дані через Dropbox та MyFirmsApp (для бухгалтерських фірм). Також є інтеграція заробітної плати з KeyPay та PaySuite, а ще більше інтеграція із послугами виставлення рахунків та рахунків, включаючи Gusto та Bill.com.

Функції допомоги банку отримання - чудові. Якщо натиснути кнопку "Довідка" в правому нижньому куті кожної сторінки, вона відобразить кілька пов’язаних тем або дозволить ввести своє запитання. Загальний довідковий центр має широкий спектр відповідей та рекомендацій. Існують також різноманітні навчальні курси на основі відео.

Приймальний банк не робить все у очікуваному порядку. Компанії з сильним "Ми робимо це так!" Думки можуть бути відкладені деякими речами, такими як її плоскість і час від часу заплутаність ієрархії схвалення. Крім того, химерності, такі як неможливість створити витрати без квитанції або повернути проблемні витрати на виправлення, можуть зробити речі більш незручними, ніж потрібно. В іншому випадку це близько до першокласних систем, таких як наші інструменти з вибору вибору редакторів Certify та Rydoo.