Як вбити електронну пошту за допомогою правильного програмного забезпечення для управління проектами

Електронна пошта збільшує стрес, створює непотрібну роботу та змушує людей відчувати себе переповненими. Ніхто не може бути найкращою версією себе на роботі в цих умовах. Останні кілька років організації почали відходити від електронної пошти на користь командних додатків для обміну повідомленнями, таких як Slack та інші засоби зв'язку на робочому місці. Пошук потрібного інструменту чи набору інструментів впливає на те, чи зможе ваша команда відмовитися від традиційних вхідних повідомлень. Для багатьох команд програмне забезпечення для управління проектами має бути частиною рішення.

Що таке програмне забезпечення для управління проектами?

Програми для управління проектами, які також називаються програмами для управління проектами, - це онлайн-інструменти, які команди використовують для відстеження роботи. У широкому сенсі додаток для управління проектами може бути будь-яким - від складного програмного забезпечення для управління роботою, як-от Microsoft Project, до базового додатка. До бджільницьких додатків належать інші інструменти бізнесу для управління ресурсами, відстеження часу, витраченого на виконання завдань, або навіть виставлення рахунків.

Ми часто відрізняємо різні типи інструментів для співпраці від програм управління проектами, щоб полегшити рекомендацію потрібного додатка для правильної мети. Однак, ці дві категорії та декілька інших (наприклад, дошки Kanban Board та програми управління роботою) суттєво збігаються. Тому, хоча я інколи констатую, що такі програми, як Asana, Trello, Airtable і Basecamp, не є суто програмами управління проектами, ми можемо включити їх сюди.

Що ви робите в програмному забезпеченні для управління проектами?

Кожен додаток для управління проектами дещо інший, але більшість із них дозволяє вам бачити різні аспекти роботи вашої команди, не вимагаючи від вас запитувати своїх колег про них.

Коли ви входите в систему, ви бачите всі завдання, які повинна виконати ваша команда, та строки. Ви бачите, кому було призначено яке завдання, якщо і коли вони його виконали, і чи мали вони до нього коментарі. Якщо хтось із ваших колег несподівано відсутній, ви можете увійти в додаток для управління проектами і перевірити, чи не було їм призначено сьогодні щось нагальне, що інший член команди повинен забрати. Якщо ви зараз використовуєте електронний лист, щоб повідомити комусь, що завдання виконано, задати питання щодо завдання або надіслати щось на затвердження, можливо, ви отримаєте користь від програми управління проектами.

Тут є більше, ніж це. Оскільки ви та ваші колеги використовуєте додаток для управління проектами, програма додає до уваги роботу, яку потрібно виконати. Скільки завдань було виконано вчасно? Чи буде проект у цілому ще готовий до завершення? Надійні програми управління проектами поставляються з усіма видами діаграм та графіків, щоб допомогти вам стежити за подібними речами. Таким чином, якщо проект почне ковзати, ви можете виявити його рано і працювати над тим, щоб його запобігти. Але давайте не заважатимемо. Давайте дотримуватися того, як програми для управління проектами допомагають людям спілкуватися.

Що робить менеджер проекту?

Проект - це низка завдань. Керівник проекту - це людина, яка знає, які всі ці завдання - або, принаймні, контролює їх. Іноді керівник проекту виконує завдання або розміщує їх у пулі, на який люди можуть претендувати. Потім менеджер проекту стежить за завданнями та людьми, які їх виконують, доки вони не закінчаться.

Не кожна команда сама має керівника проекту, але у більшості є хтось, хто відповідає за це. Це може бути власник бізнесу, менеджер або керівник команди. Хто є вашою особою або щоденним керівником, це ваш керівник проекту.

Чому електронна пошта погана для проектів

Електронна пошта - це електронна пошта, яка, як мені відомо, звучить очевидно, але залишайтеся зі мною тут. Пошта - жахливий проспект для призначення робіт. Уявіть, якби ваші завдання прийшли до вас равликовою поштою. Це майже смішно. Але електронна пошта не все відрізняється від звичайної пошти, за винятком того, що вона швидша.

Подумайте, який електронний лист хороший у наданні:

• асинхронний зв’язок з паперовою стежкою
• доставка документів

Тепер подумайте, що менеджер проектів повинен знати, коли вони керують низкою завдань:

• хто доступний
• скільки роботи наразі на них покладений кожен працівник і коли це належить
• прогрес роботи, який уже призначений (наприклад, "Джон має два завдання, призначені йому, і обидва виконані на 90 відсотків")
• календар термінів
• здатність визначати пріоритети та переосмислювати завдання, виходячи з потреб проекту

Робити таку роботу поштою смішно.

Що ще важливіше, те, як більшість офісних працівників використовують електронну пошту, створює перебої. Коли нові повідомлення електронної пошти надходять із звонком або спливаючими сповіщеннями, працівники, як правило, перевіряють, чи вхідне повідомлення не є терміновим. Потім вони повертаються до того, що ми робили до наступного переривання. Люди роблять це цілий день, перевіряючи та скануючи свою електронну пошту. У кількох дослідженнях показано, що використання електронної пошти займає близько 30 відсотків дня працівника знань, і цей час розподіляється рівномірно протягом дня, а не перебуває в дискретних місцях. Іншими словами, електронна пошта постійно перебиває нас.

Перерви зазвичай мають чистий негативний ефект, хоча це може бути не так, як ви припускаєте. Перерви змушують людей відчувати себе більш напруженими і їм подобається більший навантаження, ніж вони насправді. Люди також відчувають більший розлад і тиск у часі.

Те, як люди взаємодіють з електронною поштою, також призводить до марного часу. Ми втрачаємо час, коли нам доведеться перечитати ту саму електронну пошту, яку ми сканували раніше, тому що ми забули, що вона сказала. Якщо ви забудете, яка дата є ключовою для доставки, викопання її з електронної пошти потребує часу. А що якщо електронний лист, який ви викопуєте, старий, і дата з тих пір перемістилася на тиждень?

Це все означає, що електронна пошта не була розроблена для управління завданнями. Це неправильний інструмент для цієї роботи.

Спілкування зі службою управління проектами

Управління проектами передбачає жонглювання людьми та ресурсами, уважне спостереження за часом та перерозподіл або перепризначення завдань у міру зміни ситуації. Програмне забезпечення для управління проектами було розроблене для вирішення таких питань та інших проблем, які зазвичай виникають під час проекту.

Що таке спілкування в додатку для управління проектами та електронною поштою? Це як різниця між побаченням чогось своїми очима та читанням його опису. У першому сценарії ви маєте контроль над тим, що ви хочете бачити і коли. По-друге, ви покладаєтесь на інших людей, щоб надрукувати повідомлення, розповідаючи, що вони вважають найважливішим, або, що ще гірше, те, що вони думають, що ви хочете почути.

У різних програмах управління проектами є різні інструменти для спілкування. Наприклад, майже всі вони підтримують @ згадки. Бачачи, що Slack та інші програми для обміну повідомленнями команди стали настільки популярними, ви можете часто підключати їх до програми управління проектами, тим самим впорядковуючи свої розмови в одне місце. Якщо у вас ще немає програми для командного чату, ви можете пропустити його і замість цього шукати додаток для управління проектами, що включає в себе вікно чату в додатку. Проекти Zoho і ProofHub пропонують це.

Скажімо, проект, про який йдеться, має багато візуальних елементів, і команда, яка працює над ним, потребує їх обговорення. Ваше життя стане набагато простішим, якщо у вашому додатку для управління проектами будуть інструменти розмітки зображень. Таким чином, ви можете в електронному вигляді писати зображення та додавати коментарі, що полегшує всім вашій команді давати та розуміти відгуки. Volerro - один із прикладів програми управління проектами з інструментами розмітки.

Як уже згадувалося, програми для управління проектами обробляють усі основні речі, необхідні для проведення жонглювання та відстеження, як-от завдання, терміни виконання, прогрес та призначення. Вся ця інформація видно тим, хто її потребує. У цьому сенсі менше потрібно спілкуватися про подібні питання. Вам ніколи не потрібно писати комусь та півтора десятка людей, щоб дізнатися, чи майже вони виконали завдання, коли ви можете увійти в систему і побачити, що це позначено як 75% виконано. Багато матеріалів, які вимагають читати між рядками при використанні електронної пошти для управління завданнями, раптом стає кристально зрозумілим, коли ви використовуєте програмне забезпечення для управління проектами.

Менше часу електронної пошти означає більше часу працювати

Переваги відмовляти команду електронною поштою та в програмі для управління проектами для спілкування можуть бути величезними. Зменшення кількості електронних листів, безумовно, зробить всіх щасливими, але це зменшується порівняно з додатковою вартістю того, щоб мати більш широку видимість того, хто що робить, що ще робить, і статус кожного завдання. Це набагато простіше мати точну інформацію під час роботи, щоб ті, хто приймає рішення, могли приймати хороші рішення.

Більш конкретні поради щодо роботи з додатком для управління проектами див. У розділі 7 способів спрощення управління проектами в проектах командної роботи та 5 функцій проектів Zoho для організації вашого бізнесу.