Як розвивається облік для хмарного світу

Зростання більш потужних хмарних бухгалтерських послуг змінює спосіб як бухгалтери, так і клієнти, яких вони обслуговують, керувати бізнес-фінансами. Веб-програмне забезпечення впливає на підприємства будь-якого розміру, але надає ще більшу цінність для малого та середнього бізнесу (SMB) та приватних підприємців, які отримують більший доступ до бухгалтерських та фінансових інструментів, ніж коли-небудь раніше, для впорядкування свого бізнесу.

Хмарний постачальник бухгалтерських послуг AccountantsWorld використовує цей технологічний зрух для підвищення продуктивності бізнесу за рахунок кредиторської та дебіторської заборгованості, ведення бухгалтерського обліку, інвентаризації, звітності та нарахування заробітної плати, з філософією того, щоб повернути владу в руки бухгалтерів і дати можливість власникам малого бізнесу хвилюватися про бізнес замість цього. У 2003 році AccountantsWorld продала свій бізнес з податкового програмного забезпечення компанії Thomson Reuters і перенесла свою увагу виключно на створення хмарних рішень для бухгалтерів. Зараз компанія опрацьовує 30000 заробітних плат компанії за допомогою свого програмного забезпечення, повідомляє доктор Чандра Бхансалі, співзасновник та генеральний директор компанії AccountantsWorld.

PCMag поговорив з Бхансалі про те, як хмарні рішення змінюють спосіб ведення бізнесу бухгалтерів та малих підприємств, технологічні тенденції, що впливають на галузь, і як розвиваються мобільні можливості та проблеми безпеки формують майбутнє бухгалтерського обліку.

PCMag: З якими проблемами бухгалтерського обліку ви вирішили вирішити використання хмарних технологій та Інтернету?

Доктор Чандра Бхансалі: Ми запитали себе, які типи проблем ми можемо вирішити, використовуючи потужність Інтернету? Ми зрозуміли, що вона пропонує приголомшливі можливості, яких настільні не мали. Одне, що ми помітили, було те, що нарахування заробітної плати - це, по суті, облікова функція, оскільки вона стосується податків, але, на той час, дуже мало бухгалтерів пропонували послуги із нарахування заробітної плати. Ви повинні бути на 100 відсотків точними та вчасно виконувати вимоги, інакше є жорсткі штрафи. Бухгалтери не мали інструментів для цього, тому вони використовували для перенаправлення всіх зарплат своїх клієнтів до таких послуг, як ADP та Paychex Accounting Online.

Ми сказали, що це не має сенсу. Ми зрозуміли, що ми повинні мати можливість створити потужний обробний центр та використовувати сервери за частку витрат на використання мейнфрейму. Тож ми створили перший хмарний центр обробки оплати заробітної плати для бухгалтерів і надали своїм клієнтам доступ до Інтернету до нього ще в 2004 році. Тепер вони можуть використовувати це, щоб пропонувати високоприбуткові послуги з оплати праці своїм клієнтам, при цьому програмне забезпечення робить все за сценарії для них: прямий депозит, податковий депозит та подання податкових бланків та форми W2, W3 та 1099 точно та вчасно. Всі бухгалтери та клієнти повинні зробити це ввести дані. Для багатьох бухгалтерів це стало однією з їх найприбутковіших послуг. Отже, ми змінили парадигму обробки заробітної плати за допомогою хмари; Провайдери рішень щодо нарахування заробітної плати вже дотримувались цього рішення, пропонуючи якісь інструменти для бухгалтерів.

Крім цих випадків негайного використання, які інші технологічні тенденції впливають на галузь?

Бхансалі: Тенденція дійсно до інтеграції в хмару для всіх цих служб, які підприємства та бухгалтери використовують щодня. Зараз бухгалтери також мають інструменти для того, щоб перейняти багато цих функцій бек-офісу, щоб допомогти малим і середнім підприємствам робити те, що їм найкраще, та більш ефективно вести та керувати своїм бізнесом. Це поєднання цих факторів. Я бачу найбільш значні підвищення продуктивності в сегменті малого бізнесу.

Ця технологія має тенденцію до надання бухгалтерам можливості пропонувати комплексні послуги своїм клієнтам. Йдеться про заповнення всіх посилань або компонентів, відсутніх у цьому ланцюжку. Наразі управління бізнес-процесами (BPM) - це область зростання. Наскільки ефективно можуть це впоратися бухгалтери? Так, для малого бізнесу більша частина бухгалтерського обліку до цих пір робилася сама (зроби сам). Клієнти роблять щось із їхнього боку, а бухгалтери прибирають це. Відбувається великий зсув у напрямку "не роби сам" (DDIY). Натомість працюйте зі своїм бухгалтером. Ми вже бачимо заробітну плату, яку забрали бухгалтери, повертаючись через хмарне програмне забезпечення. Не тільки для бухгалтерів, але і для всіх інших постачальників послуг кількість часу, витраченого на роботу в офісах для власників малого бізнесу та працівників, різко скорочується, оскільки вони отримують можливість перевантажувати роботу бухгалтерам.

З точки зору бухгалтера та клієнта, як змінюються хмарні рішення, як вони ведуть бізнес?

Бхансалі: великі бюро заробітної плати не дають бухгалтерам однакового рівня ефективності та продуктивності, і вони стягують з клієнтів багато. Тепер бухгалтери, яким вони найбільше довіряють, і з якими вони мають стосунки, можуть запропонувати своїм клієнтам малого бізнесу налаштовану послугу з оплати праці дуже економічно та інтегрувати між системами обліку та нарахування заробітної плати, щоб забезпечити прямий, безпечний потік даних.

У системі бухгалтерського обліку однією з головних проблем є ведення бухгалтерського обліку. Я розмовляв з моїм другом CPA кілька років тому, який надихався на одного зі своїх клієнтів, якому він сказав ніколи нічого не вносити після закриття книг. Клієнт додав ще один запис і це викинуло все з рівноваги. За його словами, він витрачав від 20 до 30 відсотків свого часу на виправлення безладу, який роблять ці малі підприємства, коли вони не мають поняття про бухгалтерський облік і не повинні мати доступ. Ми почали просити бухгалтерів і виявили, що такий облік клієнтів є величезною перешкодою. Якщо ви відвідуєте будь-яку конференцію бухгалтерського обліку або CPA, однією з найбільш відвідуваних сесій завжди є бухгалтерія. Щоб вирішити цю проблему, ми використовуємо хмару, щоб дати змогу надати бухгалтерам більший контроль, а не системам, призначеним для використання самими клієнтами малого бізнесу. Ми надали бухгалтерам можливість налаштувати системи та дозволи для кожного окремого клієнта.

Бухгалтери повинні бути важливими бізнес-консультантами для своїх клієнтів, але до цих пір вони не змогли ефективно виконати цю роль для малого бізнесу. Так, для сантехніка, який нічого не знає про бухгалтерський облік, бухгалтер надасть їм доступ лише до написання чеків та введення грошових чеків; це все, про що вони повинні турбуватися. Якщо клієнт є бухгалтером, він може надати їм доступ до кредиторської та кредиторської заборгованості тощо. Протягом багатьох років це розвивалося, оскільки облік на стороні клієнта - непотрібне зло для малого бізнесу. За допомогою цих хмарних систем бухгалтери можуть взяти на себе повну бухгалтерську роботу.

Близько року тому ми представили додаток, що дозволяє клієнту сфотографувати рахунок-фактуру, який надходить прямо в систему, на яку потрібно платити. Інтеграції тут дійсно ключові, оскільки вони також можуть підключити це до веб-порталу клієнта та системи управління документами. Таким чином, рахунок-фактура потрапляє прямо у правильну папку в системі управління документами, і, в той же час, будь-які трансакції платежів та кредитних карток можна сканувати та ідентифікувати. Коли бухгалтери входять, щоб записати платіж, усі транзакції відображаються у списку. Також є інтеграція з більш досконалими системами оплати рахунків, системами оплати часу та рахунків, системами відвідування часу та відвідуванням послуг та 401 тисячами постачальників послуг. Ми також створюємо відкритий API для інтеграції практично з усім.

Користувачами програмного забезпечення для бухгалтерського обліку можуть бути малий бізнес та бухгалтерська фірма, що їх обслуговує, або більший корпоративний бізнес із власним бухгалтерією. Чим відрізняються випадки використання, чи вони?

Бхансалі: Що відбувається з цими рішеннями, є вбудовано багато аналітичних інструментів. Малому бізнесу потрібні консультації на рівні фінансового директора, але середній та великий бізнес має свій обліковий відділ та можливості у своїй системі для здійснення подібної аналітики, Фінансові директори та керівники для надання вкладу. У малого бізнесу цього немає. Так, у хмарних рішеннях, де бухгалтери працюють з актуальними даними та мають інструменти для їх аналізу, бухгалтери можуть виконувати такий вид функціонування фінансового директора для малих підприємств. Вся справа в тому, щоб допомогти бухгалтерам використовувати хмару, а програмне забезпечення надає бухгалтерам (і, зрештою, малому бізнесу) можливості, які вони раніше не могли собі дозволити.

Який вплив має зростання мобільних обчислень на хмарний облік?

Bhansali: Смартфони, безумовно, змінюють спосіб ведення бізнесу. Зокрема, для бухгалтерій, що займаються єдиною практичною практикою, одна з причин, коли вони раніше не робили нарахування заробітної плати, тому що, якщо вони були у відпустці, скажімо так, не було можливості отримати доступ до неї. Тепер за допомогою мобільних програм обліку та оплати праці вони можуть це робити з будь-якого місця. У нашої програми є дуже простий екран для мобільного введення даних. Також є можливість сканувати рахунки-фактури та чеки, а ще один мобільний додаток, над яким ми працюємо, - це витрати співробітників, щоб вони могли сфотографувати свої квитанції на рахунки витрат.

Інший важливий аспект мобільного зв'язку для бухгалтерів та клієнтів - це попередження. Для кожного бізнесу існують пороги. Деякі можуть встановити, що якщо дебіторська заборгованість перевищує 50 000 доларів, це проблема. Для більшого бізнесу, можливо, це $ 300 000 і те саме для кредиторської заборгованості або готівки в банку. Бухгалтери можуть встановити пороги для всіх цих важливих для бізнесу клієнтів, і, коли пороги будуть перевищені, бухгалтер може встановити попередження, щоб спочатку отримати текст, а потім зателефонувати клієнтові, щоб детально обговорити, або встановити попередження про вихід. як для них, так і для клієнта одночасно. Портали бухгалтерів також мають екрани, на яких можна побачити пташиний погляд порогового статусу кожного клієнта.

Переходячи до цих хмарних рішень та обробляючи конфіденційні фінансові дані, як ви вирішите аспект безпеки, щоб забезпечити безпечну передачу, передачу файлів та зберігання?

Бхансалі: Це абсолютно критично. Для нас ми зробили перехід п’ять років тому до веб-служб Amazon (AWS), що було кроком для розміщення даних наших клієнтів в інфраструктурі з дуже високим рівнем безпеки. Крім цього, ми робимо шифрування всіх конфіденційних даних - від номерів соціального страхування та ідентифікаційних номерів працівників до банківської інформації. Ми також розширюємо багато інформаційних технологій та технологій безпеки (ІТС), щоб зменшити ризик та зробити нашу систему та дані клієнта максимально безпечними.