Будьте організовані: як тримати охайний, охайний, не надто зайнятий

Слабість робить спілкування в команді набагато простішим, ніж використання електронної пошти, але додаток має тенденцію виглядати як брудна дитяча ігрова кімната. Якщо члени вашої команди мають глибоку пристрасть до анімованих gif-файлів або не продумують, як вони називають канали, ваш особистий інтерфейс, ймовірно, страждає від повністю дезорганізованості. Ці дев'ять порад допоможуть вам відновити контроль над цим найкращим додатком для обміну повідомленнями в бізнесі.

1. Зробіть слабкі повідомлення більш компактними

Два налаштування підтягнуть ваш Slack інтерфейс, щоб зробити його більш спрощеним. Перейдіть до Налаштування> Повідомлення та медіа. У розділі Тема виберіть компактний. Потім, прямо під ним, виберіть для відображення просто відображення імен.

Разом ці налаштування усувають зайві символи та пробіли від Slack. Це може бути не ваш улюблений стиль, але варто спробувати, якщо ви хочете, щоб ваш простір Slack виглядав більш охайним і менш зайнятим. Якщо ви хочете мати можливість сканувати багато інформації без великої прокрутки, можливо, варто спробувати це.

2. Скріпіть бічну панель

Немає причини переглядати кожен канал та повідомлення, які за замовчуванням вказані на вашій бічній панелі. Зоряні канали та прямі повідомлення, якими ви користуєтеся найчастіше. Це змушує їх сидіти вгорі під заголовком Зірочкою, що дозволяє вам зосередити свою увагу на цьому кураторному списку.

Якщо ваш акаунт Slack серйозно захаращений, подумайте також про зміну налаштувань, щоб відображалися лише повідомлення зірочками та непрочитані повідомлення. Перейдіть до Налаштування> Бічна панель> Налаштування бічної панелі> Зовнішній вигляд та виберіть Непрочитані та зірочки.

3. Придушити захаращення зображення

Якщо ваша основна скарга на Slack полягає в тому, що ваші колеги розміщують занадто багато анімованих gif-файлів, емоджи та посилань із величезними зображеннями попереднього перегляду, ви можете просто придушити їх у вашому перегляді. Подивіться у налаштуваннях> Повідомлення та медіа. Внизу розташовані прапорці, які дозволяють приховувати різні типи зображень.

Якщо ви хочете остаточного незадоволеного досвіду Slack, налаштуйте їх так:

4. Налаштуйте сповіщення

Отримання занадто багато сповіщень перетворює їх на шум. Налаштуйте сповіщення, отримані в Slack, в три етапи.

По-перше, ігноруйте будь-які канали, де більшість нових повідомлень не важливі. Перейдіть на канал, клацніть піктограму зубчика поруч із панеллю пошуку та виберіть опцію, щоб відключити цей канал.

По-друге, змініть налаштування сповіщень на "Прямі повідомлення", "згадки" та "ключові слова" або "нічого". Якщо ви вибрали «Нічого», ви побачите значки із зазначенням нових повідомлень, але ви не отримаєте звукові сповіщення та інші екранні сповіщення.

По-третє, зверніть увагу на останні два варіанти, які з’являються у цьому розділі ваших уподобань: Повідомте мене про відповіді на теми, за якими я слідкую, та використовуйте різні налаштування для мобільних пристроїв. Залежно від того, як ви та ваші товариші по команді використовуєте потокові розмови, ви можете вибрати варіант отримання сповіщень про тему. Щодо варіантів мобільних пристроїв, то, якщо вибрати різні налаштування телефону, можна допомогти вам зосередитись. Наступного разу, коли вам доведеться працювати без перешкод, вийдіть із програми Slack для робочого столу та вийдіть із веб-програми, але тримайте телефон поруч для важливих сповіщень про слабкість.

5. Використовуйте префікси для кластеризації подібних млявих каналів

Ось тактика, яку я регулярно бачу, як команди використовують Slack: Створіть префікси для каналів, які слід об'єднати. Наприклад, усі канали, які призначені виключно для відділу продажів, повинні приймати приставку "sales-", щоб ви могли мати # продажі-контакти, # поради-продажі, # продажі-виграші тощо. Канали, які є просто для розваги, можуть приймати префікс "fun-" або "watercooler-".

Використання префіксів призводить до того, що подібні канали автоматично згуртовуються, як на бічній панелі, так і в повному списку каналів, коли потрібно вивчити їх.

6. Використовуйте інструменти опитування (або цей хак)

Коли ви задаєте своїм товаришам по команді запитання у стилі опитування, наприклад, "Який час кожен може зустріти сьогодні вдень?" використовувати програму для опитування. Набагато простіше і акуратніше читати відповіді на опитування, ніж розміщувати сторінку за допомогою коментарів.

Polly for Slack - одна з найвідоміших програм для опитування та опитування. Встановіть його як доповнення Slack та введіть "/ polly", коли ви хочете створити опитування.

Ви також можете пропустити інструменти для голосування за допомогою цього простого хаку: напишіть своє запитання та надайте можливі відповіді з reacji. Ваші товариші по команді зрозуміють, що вони повинні додати відповідні відповіді до питання, щоб показати свої переваги. Для опцій опитування, які не мають очевидних значків для відповідності, використовуйте число reacji або кольорові точки. Результати чіткі, охайні та зручні для читання.

7. Створіть етикет для ниток

Нитки повідомлень фантастичні для того, щоб організувати Slack організовано, але лише тоді, коли ви використовуєте їх у спосіб, який відповідає вашій команді. Потік повідомлення - це розмова, яка відкручується з основного каналу на бічну панель. Люди можуть увімкнути розмову або залишитися поза нею. У потоці ви та ваші товариші по команді можете вести розгорнуту бесіду з однієї теми, не перериваючи її.

Однак, коли ниток занадто багато, важко відсканувати канал і наздогнати те, що відбувається останнім часом. Тому потрібно знайти правильний баланс використання ниток та етикет для цього. Немає правила, як це зробити.

Раніше я працював з командою, яка додала б котушку смайлів емоцій наприкінці будь-якого повідомлення, яке вони хотіли б відключити від основного каналу. З часом ми все зрозуміли, як неформальні правила щодо передачі потоку повідомлень, і всі, здавалося б, раді їх дотримуватися.

Порада: Щоб додати користувацькі смайли, натисніть робочу область у верхньому лівому куті, виберіть Налаштувати слабість та завантажте зображення на ваш вибір на вкладці Emoji. Зауважте, що адміністратори можуть обмежити, хто може додавати власні смайли.

Якщо ви перебуваєте на вдосконаленні майстерності, ви, можливо, захочете навчитися також створювати слабкий бот.

8. Організуйте свої думки за допомогою форматування

Використовуйте форматування, щоб організувати те, що ви пишете в Slack-повідомленнях. Іншим людям полегшує сканування каналу та пошук важливого.

Slack використовує форматування Markdown для жирного шрифту, курсиву, підкреслення та формату коду. Коли ви вводите більше кількох символів, у нижній частині екрана з’являється шпаргалка, яка допоможе вам вийти.

Крім того, додайте розриви рядків у своєму повідомленні, використовуючи shift + return. Ця комбінація натискань клавіш дозволяє створювати абзаци, не публікуючи повідомлення (якщо ви повернетесь без зрушення, ваше повідомлення опублікується). Після цього ви можете писати довші повідомлення, які легко читати та редагувати, а не надсилати п’ять-шість послідовних. Ця практика може принести користь вашим результатам пошуку Slack, якщо ви користуєтеся безкоштовним обліковим записом, обмеженим пошуком лише останніх 10 000 повідомлень.

9. Створіть автоматизовані сповіщення

Автоматичне сповіщення в Slack - це сповіщення, яке ви отримуєте автоматично, коли відбувається якась дія. Наприклад, ви можете створити попередження про те, коли хтось заповнить веб-форму вашої компанії. Кілька інших ідей: Ви можете отримувати сповіщення щоразу, коли продаж закінчується у вашому інтернет-магазині, щоразу, коли на вашому веб-сайті з’являється новий коментар, або як тільки хтось із вашої команди відкриє або закриє проблему в Github.

Існує кілька способів налаштування та контролю автоматизованих сповіщень. Найпростіше - через інтеграцію Slack з іншими інструментами у своєму каталогу каталогів. Наприклад, підключіть Slack до Freshdesk, і ви можете отримувати сповіщення про квитки на підтримку, що надсилаються вашій команді.

Інший спосіб - використовувати додаток Slack Incoming Webhooks, який потребує невеликого технічного ноу-хау для налаштування, але дозволяє отримувати сповіщення про дії, які можуть знаходитись поза сферою програм Slack. Останній варіант - використовувати сторонній інструмент автоматизації, наприклад IFTTT, Workato або Zapier. Ці сервіси дозволяють вам підключати програми один до одного, а у випадку Slack ви можете підключити додаток, навіть якщо Slack не підтримує його. Інструменти автоматизації також можуть дати вам більше можливостей для налаштування сповіщення.

Сигнал проти шуму

Слайк пообіцяв допомогти виправити деякі проблеми сигнал-шум, які притаманні електронній пошті. Він також пообіцяв дати людям спосіб спілкування, що було б веселіше. Це стало додатком, який здебільшого досягає успіху в обох областях, але, зробивши це, перетворився на іншого звіра, такого, який може почувати себе бездоганним. Очистивши інтерфейс Slack, ви зможете значно зменшити рівень шуму і створити більш зосереджений простір для спілкування.

Якщо все інше не вдасться, ви завжди можете перестрибнути корабель, переглянувши ці 17 альтернатив Slack. Якщо ви готові дотримуватися програми, не забудьте навчити себе ще декілька порад та рекомендацій щодо Slack.