Будьте організовані: інструментарій співпраці

Зміст

• Будьте організовані: Інструментарій співпраці
• Управління завданнями, управління проектами, обмін екранами

Двоє моїх знайомих мені недавно сказали, що я підірвав їх розум. Як? Легко. Я допоміг нитку електронної пошти, яку ми збиралися про організацію великого обіду на вечерю (ви знаєте, як ці теми натякаються, і ніхто не може йти в ногу з тим, хто сказав, що на цю дату вони вільні) і замість цього використав Doodle. Doodle - це безкоштовний веб-сайт, який дозволяє створювати онлайн-опитування щодо таких речей, як день і час, коли люди можуть збиратися разом. Я використовував це протягом багатьох років для співпраці, в основному для планування зустрічей з людьми, які живуть по всьому світу і знаходяться в різних часових поясах.

Настільки багато дивовижних додатків, які допомагають співпрацювати. Можливо, я підірвав розум своїх друзів своєю ефективністю, але це підірвало мою думку, щоб зрозуміти, що раніше вони ніколи не стикалися з Doodle!

Щоб допомогти людям з цим кропітким обов'язком бути організатором співпраці, я хотів поділитися деякими найкращими інструментами, які я знайшов для того, щоб зібрати чудові розуми та ідеї.

Планування

Doodle став моїм додатком для планування програми, оскільки він безкоштовний і не вимагає від учасників реєстрації для використання. Створіть опитування, надішліть посилання та дозвольте людям відповісти, просто перейшовши на веб-сайт і позначте поля. Це безцінне для планування зустрічей або соціальних заходів з великою групою.

Коли всі використовують таку ж систему календарів, як календар календаря Outlook, зазвичай ви можете зробити свій календар видимим для інших членів команди, що може допомогти у плануванні, але ці обставини не завжди працюють для всіх. Ще один варіант - Tungle.me, який містить деякі ті ж елементи Doodle, а також можливість зробити вільні та зайняті часом публічними або видимими для певних людей.

Спільний доступ до документів і папок

Як зробити файли доступними для всіх людей, з якими ви співпрацюєте? Не пишіть їх електронною поштою! Це неохайно і важко відстежити. Вам потрібен кращий спосіб обміну документами та папками.

Найпростіші рішення надходять у формі служб синхронізації файлів, таких як Dropbox або SugarSync . Я фактично використовую як SugarSync для робочих файлів, так і Dropbox для особистих файлів. Я використовував їх для обміну документами з усіма видами людей, включаючи редакторів і навіть мого юриста.

Мені здається, що Dropbox і SugarSync набагато простіші в налаштуванні та використанні - і переконують інших людей у ​​використанні - ніж сайти FTP, що є більш старим способом обміну файлами та папками.

Редагування спільно, асинхронно

Ще одна причина використання Dropbox, SugarSync або іншої служби синхронізації файлів для організації співпраці - це те, що вони дозволяють багатьом людям редагувати один документ, хоча зазвичай асинхронно. Іншими словами, ви не можете спостерігати, як інша людина редагує файл у режимі реального часу. Зміни відбуваються локально і стають видимими для групи лише тоді, коли особа, яка редагує, завантажує документ назад у загальне місцеположення.

Ці сервіси не дають точної деталізації того, що колабораціоністи можуть робити, а що не можуть (наприклад, ви не можете надати Kate можливість редагувати файли X і Y, але не Z ), але вони надають основні дозволи. Наприклад, ви можете поділитися даними, надіславши посилання, доступне лише для читання, або запросити людей до повного доступу до того, що знаходиться у певній спільній папці.

Редагування спільно, синхронно

Диск Google (раніше Google Docs) має одну з найбільш вражаючих функцій спільної роботи, яку я коли-небудь бачив: можливість спільного редагування в режимі реального часу.

Я колись працював з однодумцем, який був в іншій державі, і ми мали щотижневі телефонні зустрічі, які мали на увазі "робочі зустрічі". Тобто ми обговорювали стан проекту, одночасно працюючи над тим, що сприяло стану проекту. Ми використовували просту електронну таблицю в Google, щоб записувати завдання, які потрібно виконати, і позначити їх за рейтингом пріоритетності. Протягом тижня ми можемо додавати нотатки за потребою. Тоді під час нашої зустрічі ми могли переглядати список, виконувати завдання в режимі реального часу, перебуваючи по телефону, і відзначати їх. Однак іноді він побачив щось у списку і сказав: "Що це означає?" Я б пояснив. І він змінив би спосіб написання завдання прямо перед моїми очима, так що я був впевнений, що його переклад завдання означає те саме, що я задумав. Це було спільне блаженство.

Інструменти Google працюють не лише для електронних таблиць, а й для презентації та текстових документів.