Розширити огляд та оцінку

Візьміть дані управління витратами з будь-якого місця

Expensify намагається зробити це максимально простим для входу та налаштування акаунта. Наприклад, коли ви підписуєтеся на безкоштовну пробну версію, бот консьєржа проходить вас через кроки налаштування.

Здебільшого, якщо у вас є брухт паперу з цифрою на ньому, то в Expensify є спосіб поглинати ці дані. Компенсація дозволяє додавати витрати за допомогою мобільного додатку (доступного для Android та iOS), який використовує OCR SmartScan. Або ви можете вибрати завантаження веб-сайтів, квитанції, що надсилаються на спеціальну адресу електронної пошти та конкретні рахунки на кредитних картках (як особисті, так і корпоративні). Ви також можете захоплювати зображення отримання з веб-браузера, використовуючи розширення Google Chrome, або імпортувати їх за допомогою Dropbox або Evernote. На веб-сайті є екран, на якому ви можете ввести відразу кілька витрат, заповнивши форму, що нагадує електронну таблицю, а потім завантажувати або додавати відповідні квитанції. Перший вибір для збору даних - це мобільний додаток. Ви робите фотографії квитанції в торговій точці, присвоюєте їй звіт, а потім дозволите програмному забезпеченню робити важкий підйом. Expensify робить хорошу роботу в цьому (хоча і не так просто, як точкове і стрілянине приймального банку).

Однак важливішою, ніж цікавий інтерфейс користувача (UI), є точність. Можливість розширити здатність інтерпретувати текст на сканованій квитанції є зразковою. Він правильно ідентифікував загальну кількість прописаних і назву постачальника, не продаючи (на екрані нижче показано його в "сирому" стані, не гадаючи про категорії). Користувач або затверджувач може розділити витрати, такі як відділення проживання в готелі від певних витрат на харчування; і це робиться, використовуючи процес, достатньо простий та інтуїтивний, щоб зробити можливості розподілу витрат у ExpensePoint здаватися незручними.

На додаток до категорій бухгалтерського обліку (наприклад, готелю чи харчування), ви можете позначати витрати будь-яким текстом, який вважаєте вагомим (наприклад, назвою проекту або "кандидатом на співбесіду"). Веб-панель користувача забезпечує скромну звітність про витрачену вами суму за категоріями, тегами та періодами часу.

Не все також залежить від зйомки фотографії квитанції. Витрати на пробіг можна відстежити за допомогою введеної відстані чи показань одометра або за допомогою GPS. Скажіть програмі, що нормально відстежувати подорожі на початку поїздки, і розширюйте цифри, наскільки далеко ви проїхали. У той час як інші додатки визначають пройдену відстань за допомогою Карт Google, іноді ви не переходите від точки А до точки Б (не кажучи вже про те, що потрібно було уникати розбиття шосе).

Веб-інтерфейс користувача такий же чистий і простий для розуміння, як мобільний додаток. Нещодавно він був оновлений, і тепер пропонує чотири варіанти: "Вхідні", "Витрати", "Звіти" та "Налаштування" в лівій частині екрана. Кожен витрата присвоюється звіту і може бути поданий на затвердження на екрані Звіти. Компенсація дозволяє менеджеру вирішувати, як часто квитанції працівника повинні бути "збиті", так що менеджер не постійно турбує надходження надходжень.

Компенсація також бере на себе деякі завдання обліку малого бізнесу. Наприклад, ви можете виставити рахунки клієнтам за годину подорожі. Завдяки функції виставлення рахунків (покладаючись на Stripe) ви можете створювати та надсилати рахунки будь-кому, навіть якщо у них немає облікового запису Expensify. Ви можете запустити рахунок-фактуру з нуля або скористатися наявним звітом про витрати, і якщо інструментів, що входять до програми Expensify, недостатньо, програмне забезпечення дозволяє легко інтегруватися з більшістю сторонніх систем виставлення рахунків та рахунків.

Програмне забезпечення демонструє хороші роздуми про витрати на поїздки, інтегруючись з іншими програмами, щоб зробити це легше. Наприклад, коли ви робите бронювання подорожей за допомогою NexTravel, Egencia, Locomote або однієї з багатьох інших служб, інформація про отримання та поїздку автоматично заповнюється в Expensify. Все, що вам потрібно зробити - це заповнити кілька деталей. І навіть тоді велика частина роботи може бути зроблена для вас як автоматична категоризація, яка автоматично визначає тип продавця кредитної картки, пов'язуючи збори авіакомпаній із категорією транспортних витрат.

Це виграш від інтеграції в інші сфери, такі як послуги автомобілів та паркування, послуги з доставки їжі, підприємства громадського харчування та системи торгових точок (POS). Незважаючи на кількість функціональних можливостей, це ніколи не є надзвичайним, і корисні відео з практичними ознаками переглядають вас через кожен варіант.

Автоматизуйтеся скільки завгодно

Автоматизація є ключовою особливістю, коли справа стосується відстеження витрат. Бухгалтерські послуги, такі як допоміжні стратегії, використовують функції автоматизованої звітності про витрати Expensify.

Як і в інших програмах, адміністратор встановлює політику компанії та визначає деяких користувачів як затверджуючих. Серед безлічі налаштованих налаштувань - стандартні ставки пробігу, погодинні тарифи за замовчуванням, добові збори, обмеження категорії (наприклад, максимум 2000 доларів США за плату за готель) та валюта.

Розширює організацію надходжень до звітів, номінально. Співробітників не цікавить ідея звіту. Вони просто хочуть повернути квитанції та отримати свої гроші назад. Отже, Expensify за бажанням може створювати звіти автоматично щодня, тижня чи місяця, коли "Конференція в Лас-Вегасі" не має сенсу. Коли працівник надсилає квитанцію на ідентифікатор електронної пошти або через мобільний додаток, він автоматично додається до відкритого звіту. Якщо увімкнено функцію автоматичного збирання врожаю, Expensify перевіряє відкриті звіти щоночі (або за графіком, який ви можете встановити) та затверджує ті, які відповідають політиці компанії (стримуючи тих, хто порушує правила, і переходить до наступного звіту, щоб бути адресовано).

Затверджуючим не потрібно відвідувати веб-сайт, щоб переглянути звіт працівника; вони можуть схвалювати безпосередньо зі своєї скриньки електронної пошти, включаючи відхилення єдиних витрат. Порушення політики чітко позначені та визначені, тому бухгалтерський облік може вирішити, чи слід кричати працівника за вручення квитанції із запізненням на більш ніж 90 днів або постановити, що він наголошує на цьому.

Але більшість витрат є політичними та тривіальними. Компенсація дозволяє ввімкнути функцію автоматичного затвердження, яка автоматично затверджує та відшкодовує будь-який звіт без порушення політики. Це дозволяє бухгалтерам та адміністраторам звернути увагу на сумнівні витрати, а не витрачати свій час на перегляд квитанцій за паркування в 5 доларів. Крім того, функція автоматичної синхронізації дозволяє адміністраторам безпосередньо синхронізуватися з інструментом обліку компанії.

Нам дуже подобається глибина функцій у Expensify, але іноді її простота перешкоджає впевненому використанню програмного забезпечення, наприклад, з'ясувати, що це означає під "закритим" звітом, а не "обробленим". Більшість це крива навчання, яка не триватиме довго, але вона генерує декілька "Так?" моменти. У будь-якому випадку, інструмент достатньо багатий, щоб заробити найвищу честь PCMag як переможець вибору редакторів.