Огляд та оцінка витрат

Будь-яке програмне забезпечення, яке планує грати у просторі звітування про витрати, повинно обслуговувати дві спільноти користувачів: адміністраторів та бухгалтерів, які керують грошима компанії, та працівників, які хочуть платити за ті гроші, які вони виклали від імені компанії. В ідеалі обидва типи користувачів задоволені, але, коли виникає потреба в конфлікті, адміністратори зазвичай перемагають. Зрештою, це люди, які вибирають програмне забезпечення. Це довгодушний спосіб сказати, що ExpensePoint (який починається з 7, 50 доларів на місяць) може змусити лічильники бобів викручуватися, як щасливе щеня, що затирає живіт.

Однак, з точки зору користувача, маючи на увазі тих нещасних воїнів-дорожників, які намагаються зібрати свої різні квитанції за вечерею та перенести їх через процес OCR, ExpensePoint - це не найдружніший додаток, який ми бачили в цій групі. Це залишає його позаду наших переможців вибору редакторів Certify та Rydoo.

Розумні ціни

ExpensePoint дає багато грошей на долар. Він коштує 7, 50 долара на користувача на місяць, без складних рівнів підписки, необхідних для додаткових функцій. Усі підписки дозволяють вам отримувати квитанції та інші витрати за допомогою мобільного додатку, імпорту кредитної картки та відсканованих зображень, а також за допомогою робочого процесу повного затвердження (користувача, затверджувача та адміністратора).

Експериментувати з цим легко, використовуючи 15-денну безкоштовну пробну версію; це допоможе вам отримати основний функціонал з простими підручниками. Однак, як тільки ви більше залучитесь, очікуйте більше взаємодії один на один від компанії. Незважаючи на те, що додаток призначене для універсальної роботи, співробітники ExpensePoint налаштовують коди і категорії головних книг кожного клієнта, а також бортові клієнти з навчанням адміністратора; що робить його дуже схожим на програми корпоративного планування ресурсів (ERP), де послуги після додавання вартості можуть бути завершені, оскільки це може призвести до збільшення вашої загальної вартості власності.

Введення даних, стиль Old-School

Як і у більшості додатків цього кола, у вас є кілька способів отримання квитанцій у ExpensePoint, починаючи з мобільного додатка, інтерфейсу веб-браузера та потоку даних корпоративних кредитних карток. ExpensePoint також має додаток для настільних ПК Windows, до якого ви можете отримати доступ в автономному режимі (наприклад, у поїздці на літаку), а потім синхронізувати дані з хмарою пізніше. І ExpensePoint навіть дозволяє вам надсилати факси чеки, використовуючи спеціальний титульний аркуш, оснащений штрих-кодом. Це відмінна функціональність, хоча інтерфейс був дещо важким для освоєння, навіть більше, ніж Expensify, у якого є свої проблеми.

На відміну від більшості своїх конкурентів, крім ExpensePath, ExpensePoint не використовує оптичне розпізнавання символів (OCR) для читання квитанцій. Натомість вона використовує функцію під назвою Reader Reader, яка використовує Live Recognition Character Recognition - іншими словами, постачальник, дата та загальна сума в квитанції передаються, читаються реальними людьми, а потім заповнюються у відповідних полях. Дивно, але це не займе набагато більше часу, ніж деякі продукти, які використовують OCR, як Certify, хоча процес може відчувати себе трохи незручно та потенційно інвазивно. Після повідомлення про те, що квитанцію було прочитано, ви призначаєте її звіту і заповнюєте всі інші необхідні поля, які можуть включати код GL, проект, який може заплутано посилатися або на клієнта, або на дію. Звідти ви можете подати звіт.

Є багато мені подобається в ExpensePoint, достатньо, щоб вони, безумовно, зробили рішення уважним. Наприклад, коли ви створюєте пробіг, ви можете ввести початкову та кінцеву адресу. ExpensePoint розраховує пробіг на основі Карт Google, відображаючи зображення карти як документацію. Він може застосовувати різні витрати за милю (оскільки газ у Франції коштує більше, ніж у США). Це також дуже добре запам'ятовує налаштування, які ви використовували для попередніх витрат, тому вам не доведеться знову говорити програмному забезпеченню, що Marriott слід класифікувати під час поїздки в готель. Витрати можуть бути пов'язані з проектом або клієнтом. Ви також можете розділити витрати, щоб звільнити плату за обслуговування номерів із вартості готелю. І простіше, ніж зазвичай, порівнювати квитанції про витрати з інформацією, отриманою з корпоративних кредитних карток за допомогою мобільного додатку.

Крім того, затверджуючі можуть вийти із звіту про витрати або з настільних, або з мобільних клієнтів, не відвідуючи веб-сайт. Якщо бос у дорозі, це може пришвидшити відшкодування. На інформаційній панелі відображаються очікувані звіти про витрати, а також тенденції витрат за місяцями та категоріями. Адміністратор може вибрати, які справді корисні відео з інформацією про те, як відображати на інформаційній панелі користувача, що може мінімізувати витрачений час на з'ясування способів розподілу витрат.

Все, що можна було б хотіти - майже

Хоча інші програми пропонують певний рівень контролю над сумою, яку працівник може витратити на прокат автомобілів, ExpensePoint йде набагато далі. Кожна категорія може мати унікальні мітки поля, пов’язані з нею (наприклад, потрібна назва проекту або список учасників); він також може визначити попередньо затверджених продавців (змушуючи працівника пояснити, чому він вибрав Sixt над Hertz) або обмежити, які групи працівників можуть взяти такі витрати (чому двірник орендує машину?). Як і у всіх інших додатках, поля можуть бути позначені як обов'язкові, так що звіт про витрати не може бути поданий, якщо вони не заповнені.

Також існує велика деталізація видів платежів: корпоративні кредитні картки (компанія оплачує рахунок або працівник отримує і відшкодовує кошти), платник працівника, працівник відшкодовує компанію, виплата з грошового авансу або добові. ExpensePoint також дуже обізнаний з міжнародними проблемами, такими як регіональні податкові структури та переклад валюти. Існує більше засобів безпеки, ніж в інших додатках, наприклад, можливість примусово змінювати пароль кожні "n" днів або забороняти повторне використання пароля.

Все програмне забезпечення управління звітом про витрати, яке я розглянув, може зберігати або експортувати дані у файл CSV, але важко уявити більш потужний спосіб налаштувати експорт даних, ніж те, як це робить ExpensePoint. Наприклад, для кожного створеного шаблону ви можете вказати ExpensePoint перейменувати поля або контролювати порядок подання даних, що полегшить імпорт у обрану систему обліку.

ExpensePoint не має стандартної інтеграції до Intuit QuickBooks або будь-якої іншої стандартної облікової програми. Натомість компанія використовує Менеджер автоматизації, який може автоматизувати експорт даних до облікових систем компанії, що майже так само добре. І навіть без спеціального мосту інтеграції ви можете відшкодувати працівникам всередині програмного забезпечення за допомогою пакетного процесора автоматизованого клірингового дому (ACH), який буде пересилати гроші з корпоративного рахунку та депонувати їх на рахунок працівника (як правило, протягом трьох днів, відповідно до ExpensePoint). Тим не менш, хоча це означає, що відшкодування коштів відбудеться швидко, воно все ще залишає вашим бухгалтерам ручний процес для імпорту бек-енду даних.

Тим не менш, ви можете пробачити ці слабкі місця, вивчаючи 30-ти непарних настроюваних звітів, вбудованих у ExpensePoint, у комплекті з графіками та фільтрами, від звіту про старіння затвердження до аналізу платежів кредитною карткою. Вони досить вражаючі.

ExpensePoint побудований в основному для бухгалтерії, і хоча вона була налаштована з моменту останнього огляду, щоб зробити її дружнішою для кінцевих користувачів, вона все ще може бути трохи неприємною. Він має надзвичайний обсяг інформації для тих, кому потрібно відстежувати витрати, між детальним налаштуванням та контролем за категоріями та звітами про аналіз, але ExpensePoint не коштує більше, ніж його основні функції. Це процес розпізнавання людських символів цікавий, якщо трохи незручно; Після того, як це буде згладжено, а інтерфейс буде спрощений для щоденних користувачів, це буде серйозним претендентом конкурувати з інструментами вибору редакторів Certify and Expensify.