Бездротовий сканер документів Epson для робочої сили es-500wr - огляд і рейтинг бухгалтерського видання

Бездротовий сканер документів Epson WorkForce ES-500WR - Бухгалтерське видання (499, 99 дол. США) - це легкий та середній робочий стіл-сканер для документообігу, який підходить для використання в невеликих офісах та робочих групах. Це варіант для WorkForce ES-500W, упаковку в оновлену утиліту сканування та обробки документів Epson, ScanSmart та доповнення до бухгалтерії ScanSmart Accounting Edition. Якщо ваш бізнес вимагає періодичного введення фінансових даних вручну, ES-500WR стане привабливою альтернативою нашому вибору редакторів серед сканерів документів початкового рівня, Brother ADS-2700W.

Навчання старої собаки новим хитрощам

Найбільша різниця між ES-500WR та ES-500W полягає в програмному забезпеченні Accounting Edition, тому тут немає тонни оновлень обладнання. Як і ES-500W, він вимірює 6, 6 на 11, 6 на 6, 9 дюйма (HWD) із закритими лотками і важить 8, 1 фунта. Це трохи більший і на 2, 5 кілограми важчий за Brother ADS-2700W, близький за розміром до та на 2, 1 кілограми легше, ніж Panasonic KV-S1026C-MKII, і трохи менший за всіма розмірами, ніж вибір редактора HP ScanJet Pro 3000.

Майте на увазі, що, хоча вони закриті і не працюють, жодна з цих машин не займає багато місця на столі. Але, якщо їх автоматичні пристрої подачі документів (АПД) та вихідні лотки відкриті та готові до роботи, вони зазвичай подвоюються у висоту та втричі (або більше) у довжину.

АПД на ES-500WR вміщує до 50 оригіналів, а його щоденний робочий цикл - 4000 сканувань. Згадані тут конкуруючі моделі також поставляються з АПД на 50 аркушів. Що стосується робочого циклу, ES-500WR потрапляє в середину упаковки, ADS-2700W і KV-21026C-MKII підтримують ще 1000 щоденних сканувань, а ScanJet 3000 обробляє на 500 менше.

Ви можете підключитися до ES-500WR безпосередньо через USB 3.0, через мережу, дротову або бездротову передачу за допомогою Ethernet або Wi-Fi, або зі свого смартфона або планшета за допомогою польового зв'язку (NFC). NFC - це одноранговий мережевий протокол, який дозволяє сканувати листи, завантажені у вхідний лоток на мобільний пристрій, натиснувши його на точку доступу NFC, розташовану навпроти панелі управління на лицьовій стороні сканера. Ви можете підключитися до своїх мобільних пристроїв за допомогою Wi-Fi Direct або сканувати на флеш-накопичувачі та інші пристрої зберігання через USB-порт на задній панелі корпусу.

Панель управління проста, має сім кнопок: живлення, захищена настройка Wi-Fi (WPS), включення / вимкнення Wi-Fi, подвійне виявлення подачі пропуск, повільний режим, зупинка, запуск та NFC. Також є сім індикаторів стану: режим AP (Wi-Fi Direct), Wi-Fi, помилка, режим автоматичного подавання, готовий режим, подвійне виявлення подачі пропускання та режим повільний. Зауважте, що немає кнопки чи дисплея для вибору профілів, вибору одно- або двостороннього сканування або надання сканеру будь-яких інших інструкцій. Все, що обробляється через ScanSmart, або вручну після сканування сторінок, або автоматично, відповідно до набору попередньо налаштованих інструкцій, збережених у профілях робочого процесу, які Epson називає дії.

Надійна програма для бізнесу

ES-500WR постачається із завантажуваним доступом до облікової версії ScanSmart, PDF-файлу Nuance Power (для Windows), конвертора PDF Nuance (для Mac) та Presto! BizCard. Замість власне інтерфейсу сканера та програми обробки та управління документами, ScanSmart - це скоріше оболонка, яка інтегрує наявні утиліти та програми, допомагаючи їм взаємодіяти з самим сканером та один з одним більш плавно. Epson Scan 2 та Document Capture Pro входять до складу ScanSmart.

За допомогою ES-500WR ви отримуєте надбудову «Бухгалтерська версія», відому також як менеджер отримання. Окрім можливості ScanSmart приймати додаткові розширення та інтегрувати додатки, згідно з Epson, він також вивчає, як ідентифікувати повторювані дані, такі як імена та логотипи постачальників, щомісячні витрати тощо. Іншими словами, чим більше ви його використовуєте, тим ефективніше Менеджер квитанцій обробляє ваші фінансові сканування. Він розпізнає та витягує дані зі сканованих квитанцій, рахунків-фактур та інших фінансових документів, а потім зберігає їх у власній вбудованій базі даних. Потім менеджер отримання може експортувати дані до QuickBooks Online або сумісних з файлами Microsoft Excel файлів, які потім можна імпортувати до однієї чи багатьох інших програм бухгалтерії, тобто, маніпулюючи стовпцями даних у Менеджері квитанцій або експортованому файлі CSV в Excel або обох.

Моя єдина реальна скарга на ScanSmart Accounting Edition - це те, що воно не підтримує інші популярні програми бухгалтерського обліку безпосередньо.

Попереду пачка

Epson оцінює ES-500WR 35 односторонніми сторінками в хвилину (ppm) і 70 двосторонніми зображеннями в хвилину (або ipm, де на кожній стороні сторінки є зображення). Я протестував ES-500WR через Ethernet на 300dpi з ScanSmart Accounting Edition на нашому стандартному ПК Intel Core i5 з тестовим ПК під керуванням Windows 10 Professional. Нове програмне забезпечення не збільшило швидкість сканування та обробки документів над ES-500W, що вже було потужним виконавцем.

Дивіться, як ми тестуємо сканери

Знижуючи час між тим, коли остання сторінка потрапляє у вихідний лоток, і коли ScanSmart зберігає документ у використаному файловому форматі - тому, що ми називаємо "затримкою" - ES-500WR сканував наш 25-сторінковий односторонній текстовий документ на 40 ppm і наш Двосторонній документ на 25 сторінок зі швидкістю 75, 7ipm, що значно швидше, ніж рейтинги Epson. ES-500WR сканував, обробляв і зберігав ті самі тестові документи, щоб вони зобразили PDF зі швидкістю 37, 7 ppm та 67, 7ipm, що є релевантною продуктивністю порівняно з його рейтингами та з конкурентами.

Це на 2, 5 ppm швидше і на 1, 5ipm повільніше, ніж ES-500W, 3ppm швидше і 2, 3ipm повільніше, ніж ADS-2700W від Brother, 2, 4ppm і 2, 5ipm швидше, ніж HP ScanJet 3000 HP, і 6, 1ppm і 7, 7ipm перед KV- S1026C-MKII.

Під час сканування у форматі PDF, що підлягає пошуку, формат, сприятливіший для пошуку документів та пошукових програм, ES-500WR відсканував і зберег 25-сторінковий двосторонній (50 зображень) тестовий документ за 44 секунди. Цей показник зв'язав його побратимів ES-500W і на секунду-дві швидший, ніж у моделей Brother та HP. Через 1 хвилину 6 секунд Panasonic підняв тил.

Суцільний сканування бізнесу

Чим корисний сканер швидко, якщо в результаті редагування тексту потрібні години виправлення помилок? На щастя, сьогоднішня технологія OCR набагато точніша за це. Наприклад, ES-500WR відсканував і перетворив наші стандартні сторінки Arial і Times New Roman без помилок до 6 балів, що є більш ніж точним для більшості бізнес-програм. Це перемагає 8 балів попереднього ES-500W за обидва шрифти без помилок.

На 5 тестових пунктах без помилок на тестовій сторінці Arial і незрівнянні 4 бали на сторінці Times New Roman, грізний ADS-2700W від Brother залишається найточнішим сканером, проаналізованим тут приблизно за рік. Тим часом Panasonic KV-S1026-MKII прив'язав ES-500WR, а HP ScanJet 3000 зумів сканувати до 8 балів обома шрифтами без помилок.

Я також просканував декілька стеків квитанцій та рахунків, а потім скористався профілем ScanSmart Action для переміщення даних і відкриття диспетчера квитанцій.

Наступний етап передбачає експорт даних до QuickBooks Online або до CSV-файлу Excel. Інтеграція Receipt Manager з QuickBooks добре автоматизована. Коли ви, відкривши QuickBooks на своєму ПК, натискаєте Експортувати в QuickBooks у ScanSmart, він запускає вікно, яке пропонує вам увійти до QuickBooks, а потім дотримуйтесь інструкцій, які пройдуть вас протягом решти процесу.

Експортуючи у файл CSV, ви просто виберіть цю дію в ScanSmart та назвіть і збережіть файл. Що буде далі, залежить від того, що ви хочете зробити з даними. Щоб підготувати його до імпорту в облікову програму, швидше за все, знадобиться хоча б певна маніпуляція в Excel. Якщо ви володієте основними знаннями Excel, підготовка файлів CSV для імпорту до іншої програми проста. Залежно від того, в яку програму потрібно імпортувати дані, процес може бути описаний у документації цього програмного забезпечення.

Якщо ні, на сайті Майкрософт та інших місцях є копії документів, що висвітлюють маркування та маніпулювання записом CSV. Хоча часом це може бути складною роботою, це не дуже складно. Але було б набагато простіше, якби ScanSmart Accounting Edition підтримувало ще кілька популярних програм із бухгалтерського обліку.

Програмне забезпечення для економії часу

Під час ведення домашнього або малого бізнесу, можливо, однією з найнаситніших періодичних завдань є введення даних з паперових копій квитанцій, рахунків та інших фінансових документів у програму бухгалтерії. Завдяки підтримці сканування фінансових документів, збирання відповідних даних, а також їх підготовки та експорту до електронних таблиць QuickBooks Online або Excel, Epson ES-500WR займає гідну позицію при автоматизації цього процесу. Інтеграція QuickBooks добре розвинена і повинна заощадити час вам чи вашій організації шляхом автоматизації значної частини процесу введення фінансових даних. З іншого боку, за допомогою інтеграції Excel вам, можливо, доведеться масажувати дані в записи CSV, сумісні з вашою заявою на облік.

Хоча більш широка інтеграція з іншими програмами бухгалтерського обліку забезпечить більшу цінність для організацій, які не використовують QuickBooks, процес підготовки CSV-записів до імпорту в Excel є основним. Хоча він коштує на 100 доларів дорожче, ніж редактор "Choice Brother ADS-2700W", ES-500WR коштує вищої ціни, якщо можливість сканування та експорту фінансових даних заощадить цінний час для вашого бізнесу.