Принесіть власну хмару: що потрібно знати сьогодні

По мірі того, як споживачі ознайомляться з пристроями та програмним забезпеченням, традиційно зарезервованим для робочого місця, ІТ доведеться встановлювати найкращі практики та суворі правила для підтримки ефективних та безпечних операцій працівників. Програмне забезпечення для управління мобільними пристроями (MDM) існує для того, щоб допомогти ІТ відстежувати та керувати тим, як працівники використовують персональні смартфони та планшети для віддаленої роботи. Однак жоден магічний інструмент не може допомогти ІТ контролювати, як працівники використовують продукти програмного забезпечення (SaaS) на робочому місці.

Наприклад, хмарні засоби зберігання та обміну файлами, такі як Box і Dropbox, та інструменти для створення документів, такі як Google Docs та Microsoft Word, є легко доступними хмарними інструментами, які люди щодня приносять на робоче місце. Те, як ваша компанія вирішить поводитися з цими різними інструментами, залежить від того, що ви намагаєтеся досягти. Ви можете A) обмежити використання програмного забезпечення, яке не відповідає філософії вашої компанії, або B) дозволити співробітникам вибирати власні хмарні продукти на основі власних уподобань та досвіду.

Останнє явище, яке отримало назву Bring-Your-Own-Cloud (BYOC), приносить із собою певний набір проблем. Я розмовляв із Shyam Oza, старшим менеджером з маркетингу продуктів в AvePoint, спеціалізованій компанії з міграції хмар, про те, як компанії можуть підготуватися до реалізації власної політики BYOC.

Завдання 1: Безпека даних

"З широкої точки зору, БЮП може бути благом і прокляттям", - сказав Оза. "Box, Dropbox та OneDrive можуть бути чудовими для спільного використання реєстру з вашою родиною та завантаження файлів та фотографій. Але що турбує великі організації, це те, що перетягувати та випускати щось на кшталт чутливої ​​інтелектуальної власності та вмісту до випуску попереднього випуску дуже просто. "

Завдяки програмному забезпеченню для бізнесу компанії можуть посилити обмеження та контролювати використання. Організації можуть дозволити багатофакторну автентифікацію (MFA), шифрування даних, складні паролі, документи з водяними знаками і навіть віддалене стерти даних. Однак при використанні без нагляду за ІТ ці інструменти обмежують можливість компанії контролювати, куди йде вміст. Ви також втрачаєте уявлення про те, що відбувається із вмістом, коли він залишає брандмауер, і як його можна захистити, як тільки він буде завантажений у хмарний обліковий запис працівника.

Рішення: "ІТ потрібно безпосередньо інтегрувати з напрямком діяльності", - сказала Оза. "Їм потрібно бути перед бізнесом, евангелізуючи технологію, яку вони віддають перевагу … а потім, сподіваємось, намагатися влаштуватись на стандарт".

Наприклад, якщо 80 відсотків компаній використовує Dropbox, а 20 відсотків використовує іншу платформу зберігання та обміну, компанія повинна запропонувати обід та навчання, які заохочують меншину перейти до системи, що надає перевагу більшості. "Якщо ви не готові призначити певний інструмент (в такому випадку ви фактично не практикуєте BYOC), ви повинні оцінити ціннісну пропозицію бажаного інструменту вашої компанії", - сказав Оза. "Це не так, як ти можеш зайти в чийсь куб і сказати" Ви повинні використовувати цей інструмент ". Ви повинні пояснити їм, що їх простіше використовувати або запитати, які вони болі, щоб ви могли підійти до цього з точки зору вирішення проблем, а не бути диктатором ".

Зрештою, ІТ знає, що існує прийнятний рівень ризику для будь-яких даних, доступних працівникам. Ноутбуки зникають. Телефони викрадаються. Але, якщо ви можете перетворити якомога більше людей на вашу бажану систему, ви можете залишати меншиною щасливою, не повністю видаляючи свою політику BYOC.

Завдання 2: Співпраця

З сотнями чи тисячами людей у ​​вашому бізнесі, які використовують декілька платформ для онлайн-співпраці, існує певний сценарій, коли потреба в доступі до даних швидко стає важливішою, ніж бажане програмне забезпечення ваших співробітників. Подумайте над цим: Ваша команда з продажу на Західному узбережжі хоче передати файл Вашій команді з маркетингу на Східному узбережжі. Оскільки обидві команди працюють у різних системах обміну файлами, перед тим, як отримати доступ до файлу, комусь доведеться створити новий обліковий запис, а потім навчитися керувати новою системою на льоту.

А як же страшна зустріч клієнта? Що відбувається, коли один працівник створює презентацію, має надзвичайну ситуацію та не може відвідувати? Ви можете зв'язатись з кимось іншим, хто не знайомий з форматом презентації, незграбно намагаючись отримати доступ до файлу та презентувати його, все, поки клієнт дивиться на годинник.

Рішення: "Одне з головних питань - це те, що ІТ не виходить із багатьох робочих потоків", - сказав Оза. "ІТ не може просто чекати, коли люди скаржаться. ІТ потрібно глибоко розуміти бізнес-процес та діловий процес роботи, щоб вставити себе в середину, щоб спробувати переконати співробітників у використанні тих же інструментів або дати їм знати про можливі проблеми, які вони можуть натрапити."

Якщо працівники знають, як слідкувати за проблемами, перш ніж вони виникнуть, то вони можуть встановити відповідні випадки для того, щоб операції ніколи не страждали. Отже, якщо ви знаєте, що два ваші потенційні презентатори використовують різні інструменти для презентації, перед початком зустрічі з великими клієнтами ІТ може навчити обох презентаторів обом інструментам. Незалежно від того, що станеться, презентація пройде без зачіпки.

"Тут, в межах Avepoint, ми відчайдушно намагалися заохотити нашу команду з продажу оновити вміст в OneDrive for Business замість того, щоб надсилати електронні листи або додавати до Dropbox", - пояснила Оза. "Щоразу, коли ми отримали електронний лист із вкладеним файлом, ми відповіли фотографією, що сказала" Завантажте це в SharePoint, або кошеня отримає його ". Через кілька тижнів ми почали отримувати електронні листи із повідомленням:" Дивіться, я поділився через SharePoint. ' Це був смішний спосіб вирішити проблему ".

Завдання 3: Інтеграція

Більшість питань, про які я обговорював у викликах 1 та 2, стосуються менших компаній, що не мають встановлених ІТ-політик. Однак у дещо більших компаніях, які працюють у кількох офісах та регіонах, можливо, ІТ функціонує в силосах, а не як одна глобальна команда. У цьому випадку ви побачите, що використовуються кілька версій бізнес-програмного забезпечення, таких як управління відносинами з клієнтами (CRM) та управління витратами, або тому, що хтось віддає перевагу певній системі, або тому, що регіональні офіси ніколи не збиралися разом, щоб вирішити один інструмент. Це величезна проблема, яка, в кінцевому рахунку, може бути вирішена кимось на рівні С, можливо, шляхом сильного озброєння компанії для вибору однієї системи.

Однак якщо ваша компанія хоче надати конкретним офісам і навіть відділам свободу вибору тієї системи, яку вони надають перевагу (або ви хочете, щоб інструменти, які підключаються до інших видів програмного забезпечення, призначені для конкретних завдань співробітників), то існують способи, щоб переконатися, що ваші дані не ' не потрапляє в грунт.

Рішення: "ІТ повинні приймати рішення інвестувати в тих постачальників технологій, які відкриті і готові підключитися … Рішення, до яких слід потрапити в короткий список, - це рішення з найбільш надійними роз'ємами", - сказала Оза.

Сюди входять системи вибору з інтерфейсами відкритого прикладного програмування (API), які дозволяють вашим розробникам створювати роз'єми, які органічно не існують між двома програмами. Якщо у вас немає співробітників-розробників, вам слід шукати інструменти, які пропонують найбільшу інтеграцію зі старим програмним забезпеченням. З цього питання шукайте інтеграції з будь-яким програмним забезпеченням, яке ваші співробітники вирішили використовувати самостійно.