Відео: All the Microsoft Office 365 apps explained (Вересень 2024)
Office 365 - це найбільш швидкозростаючий комерційний продукт корпорації Майкрософт, і це тепер номер один розгорнутий додаток на підприємстві. Microsoft раніше цього року оголосила, що в Office 365 зараз є майже 50 мільйонів активних бізнес-користувачів на місяць. Відповідно до останнього звіту про прибутки Microsoft, Office 365 продовжує залишатися найбільш прибутковим продуктом для бізнесу та продуктивності.
Оскільки підприємства та малі підприємства середнього розміру (SMB) переходять на Office 365 та Office 2016 вони стикаються з проблемами переходу до нової технології під час роботи зі застарілими системами та значними культурними змінами для підприємств, які працюють однаково протягом багатьох років. Тільки тому, що компанія купує Office 365, це не означає, що їх співробітники використовують її для покращення співпраці та підвищення продуктивності. Змусити співробітників змінити те, до чого вони звикли, - це завдання, а також - це вкладення часу та ресурсів, необхідних для забезпечення швидкого та безпроблемного прийняття користувача.
MessageOps, хмарний сервіс обміну документами Office 365 та Microsoft Azure, надає послуги з навчання, прийняття та управління змінами, щоб допомогти бізнесу перейти до Office 365 на хмарі Azure. Кріс Пайл, генеральний директор MessageOps, сказав PCMag, що Office 365 робить перехід простим, але, не маючи чіткої стратегії для сприяння прийняттю, бізнес не може і не розкриє повну цінність для платформи.
"За допомогою Exchange і SharePoint вам не потрібно знати, як його налаштувати, налаштувати, керувати ним, зробити його надмірним і зробити доступним", - сказав Пейл. "За допомогою Office 365 все, що вам потрібно зробити, - це додати ваші дані та своїх користувачів, що дає вам повністю функціонуюче, високодоступне корпоративне середовище. До цього середовища можна отримати доступ з будь-якого місця безпечно, майже не маючи досвіду застосування. Малі компанії можуть мати таке ж середовище, що і компанії Fortune 500, не потребуючи інвестицій у висококваліфіковані, дуже дорогі технічні ресурси, вони також мають доступ до надійних інструментів, які Office 365 пропонує всім компаніям великим або малим, і їх можна буде запустити і працювати за лічені дні. "
Пайл виклав 7 рекомендацій та порад для сприяння ефективному впровадженню Office 365 та як їх використовувати для досягнення максимальної продуктивності бізнесу при виконанні проектів.
1. Перетворення зверху вниз
Щоб забезпечити плавний перехід на Office 365, Пайл заявив, що плата за лідерство є обов'язковою. "Якщо працівники не побачать вищих працівників, які рекламують та використовують платформу, тоді вони також не будуть", - сказав Пійл. "Так само, як лідери слугують вагомим прикладом, так роблять" чемпіони "або" користувачі енергії "в командах. Це співробітники, які не задоволені статусом і справді схвильовані потенціалом Office 365."
2. Освіта та навчання
Виконавче керівництво компанії не може розраховувати, що працівники повною мірою користуються Office 365, не надаючи їм належної підготовки та навчання. Пайл рекомендував компаніям складати відеотеку з "закусочних" однохвилинних або двохвилинних навчальних відеороликів як зручний та ефективний спосіб провести постійне навчання. "Комунікація також є ключовою, поряд із тим, щоб зробити подорож на усиновлення приємною", - сказав Пейл.
3. Обійми Office 2016
Випуск Office 2016 робить хмару більш доступною. Є більше хмарної інтеграції, тобто розширені варіанти підключення. "OneDrive та SharePoint у хмарі дозволяють вам легко та легко зберігати та обмінюватися файлами до хмари", - сказав Пайл. "Ми розглядаємо Office 2016 як ще один проспект для бізнесу, щоб досягти максимальної вартості своїх інвестицій в Office 365. Вони можуть використовувати ресурси, які вони придбали за допомогою Office 365, що включає Office 2016 для користувачів E3. Як і будь-які нові функції або новий випуск, Звичайно, завжди буде крива навчання, яка займається пошуком, де знаходяться всі ваші варіанти та параметри ".
4. Зберігайте безпеку у розумі
Наразі Office 365 охоплює більше десятка програм, включаючи OneDrive, OneNote, Outlook, Sway та Yammer. Але Пейл наголосив на важливості безпеки даних під час роботи з цими додатками. "Додавання та надання цих програм доступними просто; користувачі можуть внутрішньо ділитися просто натисканням правою кнопкою миші" поділитися з "та навіть зайти до спільного написання файлів у Word, Excel та PowerPoint", - сказав Пайл. "Office 365 для безпеки покладається на Azure Active Directory, але організації повинні бути обережними, плануючи вивести конфіденційні дані з-під їх прямого контролю. Microsoft також додала запобігання втратам даних як для SharePoint, так і для Exchange, щоб додати додатковий рівень безпеки. Але, як з будь-яким новим, конкретне розуміння безпеки завжди повинно бути перед вашими думками ".
5. MDM та продуктивність мобільних пристроїв
Пайл зазначив, що мобільні можливості Office 365, зокрема, її здатність сприяти підвищенню загальної продуктивності. "Office 365 полегшує користувачам доступ до своїх ресурсів на будь-якому пристрої з будь-якого місця, не турбуючись про зв’язок та безпеку", - сказав Пайл. "Наприклад, користувачі можуть отримувати доступ до програм Office на своїх планшетах та телефонах, а керування мобільними пристроями (MDM) тепер включено в Office 365 для всіх мобільних пристроїв. Нарешті, Software-as-a-Service (SaaS) перекладає відповідальність на споживача постачальнику (у цьому випадку Microsoft) у тому сенсі, що якщо він не працює так, як потрібно, ви просто вимкніть послугу і перестанете платити ".
6. Внутрішня співпраця
По словах Пайла, одна з найсучасніших переваг продуктивності Office 365 - це можливість внутрішнього співробітництва, що надається OneDrive for Business (OD4B) та SharePoint (SP). "Користувач може завантажити файл у бібліотеку документів, натиснути на документ, поділитися ним з користувачем чи групою, а також одночасно працювати над документом", - сказав Пійл.
"Додатки є складними для всіх організацій, оскільки користувачі, як видається, використовують електронну пошту в якості файлового кабінету. SP і OD4B дозволяють використовувати" посилання "на файли на відміну від вкладених файлів. І в OWA, і в Exchange за допомогою інструменту MessageOps можна натиснути на "Приєднати", але надається можливість завантаження в OD4B та обміну посиланнями, що додає версії та співпрацю за допомогою процесу, з яким знайомі користувачі. Використання OD4B та SP дозволяє користувачам безпечно працювати на будь-якому пристрої, використовуючи версії Microsoft, що базуються на браузері. популярні програми та мають можливість перевіряти, редагувати та завантажувати зміни наступного разу, коли користувач буде в мережі ".
7. Skype для бізнесу
По словах Пайла, Skype для бізнесу пропонує чудовий функціонал Office 365 для відеоконференцій, онлайн-зустрічей та обміну миттєвими повідомленнями як інструментів підвищення продуктивності для будь-якого бізнесу. "Користувачі можуть підключатися через Skype, говорити вперед і назад через ПК або по телефону, а також редагувати файл одночасно або серійно, з можливістю переходити до попередніх версій за необхідності", - сказав він.
