Будьте організовані: 7 простих кроків для очищення вашого Google Drive

Як і будь-яке інше місце, де ви зберігаєте свої речі, Google Диск може стати безладним. Ви створюєте файл чи два, імпортуєте пару документів з Gmail, приймаєте спільну папку, і перш ніж це знати, все місце - це катастрофа.

Ви можете впорядкувати файли на своєму Диску Google, додавши їх у папки та використовуючи інші інструментальні, як концептуальні, так і фактичні, щоб завжди можна було знайти те, що вам потрібно. Ці поради та поради допоможуть вам впорядкувати файли на Google Диску, а також вони повинні добре працювати, якщо ви використовуєте Google Drive for Work.

1. Установіть перегляд за замовчуванням

Ви можете переглядати файли та папки на Диску Google безліччю різних способів. Наприклад, ви можете відобразити все у вигляді списку чи сітки, а також встановити міжрядкові інтервали, щоб вони були зручними, затишними або компактними. Вирішіть, як вам подобається дивитися на Google Диск, погравши з налаштуваннями, поки ви не зрадієте. Мені подобається перегляд списку з зручним інтервалом, тому саме це ви побачите на більшості знімків екрана тут.

Не оглядайте ліву бічну рейку. Багато людей зосереджуються на центрі екрану, дивлячись на Google Drive. Що стосується організації ваших папок і файлів, то обов'язково переконайтеся в лівій рейці. Ви можете легко бачити свої папки та папки та резервувати в центрі екрана вміст тієї папки, яку ви вирішите переглянути.

2. Створіть скелет папок

Створіть для себе каркас папок, використовуючи будь-яку структуру та назви, які найкраще підходять для вас. Як ви впорядковуєте свої файли та папки в інших додатках? Що спадає на думку, коли ви думаєте про якийсь потрібний вам документ? Найкращий спосіб з’ясувати, як налаштувати папки - це відповісти на ці два питання.

Багатьом людям спочатку спадає на думку зміст їхньої роботи, тому вони використовують для папок тематичні назви, такі як Project X або School Work. Особисто я чіпляюся за побачення. Коли мені потрібно знайти файл, будь то твір або малюнок, я завжди замислююся над тим, коли його створив. Як результат, я активно використовую дати у своїй папці та умовах іменування файлів. Наприклад, у мене є папки на 2019, 2018, 2017 роки тощо. Я також використовую цифри, які відповідають рокам і місяцям. Наприклад, 1906 рік означає 2019 рік і шостий місяць, або червень. Коли я дивлюся на папку, яка починається з деяких чисел, я точно знаю, що вони означають, і це допомагає мені швидко знайти потрібні мені файли.

Я бачив, як деякі люди в Інтернеті рекомендують додавати смайли до імен своєї папки, щоб отримати більше візуальних підказок. Не треба! Emoji не завжди добре конвертується в інші формати, тому при спробі створити загальну посилання на папку або експортувати її, зображення можуть її порушити.

3. Створіть папки

Підпапки - це організаційна ситуація. Складіть їх і використовуйте! Вони допомагають вам сортувати та класифікувати файли на менші та конкретніші групи.

Якщо ви створили папки, але застрягли, намагаючись розібратися, які підпапки робити, можливо, вони вам ще не потрібні. Ви також можете створити папку під назвою «ЗРОБАНО» або «СТАРО», щоб після завершення роботи або папки не використовувались, ви можете перетягнути її туди.

4. Використовуйте Колір

Кольори - чудова візуальна підказка, а Диск Google дозволяє додавати власні кольори у свої папки. Клацніть правою кнопкою миші на будь-якій папці з бічної панелі чи головного вікна та виберіть Змінити колір. Потім виберіть потрібний колір.

Трюк, який я використовую - зробити зелені активні папки. Іноді в мене є папки або папки, які деякий час сидять у режимі очікування, але одна-дві папки серед них все ще використовуються. Я виділяю активні папки зеленим кольором, а інші залишаю сірим. Таким чином, коли я хочу стрибнути прямо у свою роботу, у мене зелене світло, яке веде мене до папки, в якій зберігаються мої роботи, які тривають.

5. Додайте зірки до часто використовуваних файлів і папок

Google Диск дозволяє додавати зірочку до файлів і папок. Ви робите це так само, як додаєте колір: клацніть правою кнопкою миші на файл або папку та виберіть Додати в зірочку.

Я рекомендую додати зірочку до часто використовуваних файлів. Таким чином, ви можете витягнути список усіх матеріалів, до яких регулярно отримуєте доступ, незалежно від того, де вони перебувають на Диску, клацнувши по заголовку Зірочкою на лівій рейці.

6. Перемістіть важливі файли "Спільно зі мною"

Погляньте на заголовок у лівій рейці під назвою Shared With Me. Клацніть по ньому, і може з’явитися безлад файлів і папок. Не надто переживайте за них. Якщо в цій партії є щось важливе, ви можете зробити з ними три корисні речі:

Додати зірку. Додавання зірки до файлу, яким ви поділилися з вами, робить те саме, що і додавання зірки до одного з ваших власних файлів. Це робить його відображеним у списку вмісту із зірочкою.

Зберегти на Диску / перейти до папки. Інший варіант - додати файл до свого Диска Google і помістити його в папку. Ви можете натиснути на файл правою кнопкою миші та вибрати Перемістити до. Потім у вікні, що з’явиться, перейдіть до папки, де ви хочете зберегти цей файл. Ще один варіант, який робить те саме, - вибрати елемент, який ви хочете зберегти, а потім натисніть на значок Диска Google у верхній правій частині екрана. Потім у вас є можливість перемістити його у вибрану вами папку. У будь-якому випадку ви ефективно створюєте ярлик до спільного файлу з нового місця, яке ви обрали. Файл все ще ділиться з усіма і все ще належить оригінальному власнику.

Зробіть копію. Якщо ви зробите копію файлу, яким ви поділилися з вами, нова копія стає вашою. І це просто те, копія. Він більше не підключений до спільного файлу, і ті самі люди не обов’язково мають більше дозволу на доступ до нього.

• Google Drive Google Drive
• 35 Поради Google Диска, які ви не можете дозволити пропустити 35 Поради Google Диска, які ви не можете дозволити пропустити
• Організуйте: як увімкнути квитанції для читання в Gmail. Організуйте: як увімкнути квитанції для читання в Gmail

7. Скиньте сміття

Коли ви вилучаєте файл або папку з Диска Google, він потрапляє у кошик і залишається там, поки ви не виймете сміття. Чим довше ви дозволяєте накопичувати сміття, тим менше шансів на те, що ви будете повністю вірити, що все в ньому повинно бути повністю знищено, і тоді ви ще довше будете висіти на своєму смітнику. Зробіть собі послугу і час від часу опустіть сміття. Це допоможе зберегти ваш простір пам’яті Google Диска на точному рівні, а також допоможе вашій розумності при спробі зберегти організований обліковий запис.