Будьте організовані: 10 порад щодо керування цифровими нотатками

Шанувальники Seinfeld запам'ятають славну сцену з шоу, коли Джеррі та Елейн з'являться в агентстві з прокату автомобілів. Джеррі просить забрати машину середнього розміру, яку він зарезервував. Агент за прилавком відповідає, що у них немає моделей середнього розміру, оскільки вони закінчилися. "Дивіться, - каже Джеррі, - ви знаєте, як забрати бронювання. Ви просто не знаєте, як утримувати бронювання". Я думаю так само і про цифрові ноти. Вести нотатки дуже просто, але набагато складніше їх використовувати .

Щоб реально використовувати нотатки, які ви берете, ви повинні організувати та знати, як їх знайти. Ці поради щодо початку роботи із додатком для запису приміток та впорядкування нотаток допоможуть.

1. Виберіть велику програму для заміток

Додаток, який ви вибираєте, сильно впливає на те, як і як ви побачите свої нотатки знову. Основне додаток для заміток, яке було встановлено на вашому телефоні чи планшеті, ймовірно, не дуже добре. Звичайно, ви використовували його раніше, і він працює чудово, але, можливо, ви не знаєте, які функції у вас відсутні, що відрізняє просто задовільні програми від відмінних.

Три функції, які роблять програми для запису справді корисними:

• папки,
• теги та
• оптичне розпізнавання символів (OCR).

Я буду заглиблюватися детальніше про кожен момент.

Три додатки, які я рекомендую найбільше, на основі моїх особистих тестувань багатьох додатків для запису за останні роки:

• Microsoft OneNote, якщо ви хочете безкоштовно отримати додаток для запису,
• Evernote, якщо ви не проти платити за підписку Premium, і
• Програма для спільного ведення конспектів.

2. Створіть Вхідні

Коли ви швидко записуєте нотатку, вам потрібно зберегти її там, де вона не загубиться. Створіть папку "Вхідні" в додатку для запису приміток і встановіть її як місце зберігання за замовчуванням.

Регулярно переглядайте папку "Вхідні", щоб додавати більше інформації про свої нотатки та сортувати їх. Як це зробити, ви побачите в наступних кількох порадах. Не потрібно чистити папку "Вхідні" за встановленим графіком, але спробуйте це зробити, коли у вас буде відкрито додаток для запису на повноекранному екрані (див. № 10 нижче). Це полегшує бачити, що ви робите, і бачити всі наявні варіанти.

Не потрібно знімати Inbox Zero в додатку для запису приміток. Вхідні - чудове місце для зберігання нотаток, які ви часто відвідуєте. Наприклад, я зберігаю нотатки з усіма іменами та паролями мережі моїх друзів, тому, якщо я принесу до них новий пристрій або стерти пароль збереження, я можу знову приєднатися до мережі, не турбуючи їх для деталей. Ця записка має постійний будинок у моїй вхідній.

3. Сортування приміток у папках чи ноутбуках

Папки, які деякі додатки також називають Ноутбуки, допомагають впорядкувати свої нотатки вручну. Вони стають корисними пізніше, коли ви хочете вивчити нотатки з певної теми, наприклад, усі замітки, що є рецептами.

Створені вами папки та те, як ви їх називати, залежать від того, які нотатки ви робите, і як ви їх використовуєте. Якщо ви не впевнені, почніть із папок Inbox, Reading, Household, Personal і Work. Ви завжди можете змінити їх і створити більше, як тільки ви зрозумієте, як ви їх використовуєте.

4. Зробіть ярлики для ваших улюблених папок

Будь-який добре використаний додаток для запису нотаток має папки, які бачать більше дій, ніж інші. Зробіть ці папки легкодоступними, створивши ярлики до них або позначивши їх як вибране. Це папки, в яких ви часто переглядаєте зроблені нотатки та додаєте нові.

У вас, ймовірно, є інші папки, які просто зберігають нотатки до несподіваного часу, коли вони вам знадобляться. Вони не повинні бути спереду і в центрі.

5. Використовуйте теги

Теги допомагають знаходити наявні нотатки. Вони можуть звузити те, що ви бачите в певній папці, або показати всі нотатки, позначені загальною темою у кількох папках. Вони також допомагають вам знайти нотатки, які стосуються певної теми, навіть якщо тематичне слово не відображається в самій ноті. Дозвольте навести кілька прикладів.

Приклад 1: Скажіть, у вас є папка під назвою Рецепти, і ви плануєте вечірку для вегетаріанців. Ви можете витягнути всі нотатки лише з тієї папки, яка позначена вегетаріанцем, щоб отримати ідеї, що робити.

Приклад 2: Можливо, ви письменник, який пише для різних публікацій. Ви можете робити примітки до статей та впорядковувати їх у папках залежно від місця їх публікації. Однак можуть бути випадки, коли ви хочете вивчити всі ваші нотатки з певної теми, незалежно від того, хто опублікував твір. Якщо ви помітили свої нотатки на цій темі, ви можете шукати тег і бачити їх усі, незалежно від того, в якій папці вони перебувають.

Приклад 3: Ви пересилаєте електронну пошту, пов’язану з проектом, над яким працюєте, у своєму додатку для заміток. У повідомленні ніколи не вказано назву проекту чи про що йдеться. Ось як люди спілкуються, коли вони в гущі чогось. У цьому випадку ви можете додати теги для визначення нотатки (назва проекту, клієнт, опис роботи), щоб ви змогли знайти нотатку, коли вона вам потрібна.

6. Теги Чалл

Існує така річ, як занадто багато тегів. Чим більше ви додаєте тегів, тим вони отримують слоппієр. Тож час від часу знімайте свої мітки. Ось як це зробити.

Складіть список усіх тегів, які використовуєте. Часто ви можете бачити кількість нот поруч із тегом. Спочатку шукайте майже-дублікати. Якщо у вас є теги як "app", так і "apps", позбавляйтеся від того, хто має менше приміток. Відкрийте зафіксовані примітки та додайте тег, який ви збираєтеся зберегти. Видаліть інший тег.

Крім того, якщо у вас є якісь теги з двома або меншими нотами, подумайте про їх позбавлення. Вони, мабуть, не приносять вам ніякої користі.

7. Створіть ярлик на своєму телефоні

Створіть ярлик на своєму телефоні, щоб почати нову нотатку в додатку для запису записів, щоб захоплення ідей та інформації завжди було в межах швидкості. На пристроях iOS можна зробити ярлик Siri, а на Android шукати в додатку опцію New Note Widget.

8. Диктат

Коли щось приходить вам на думку, ви хочете записати, але ви серйозно поспішаєте, або ви гуляєте собаку і навряд чи зможете одночасно тримати і повідку, і телефон, продиктуйте.

Більшість смартфонів мають функцію "мова в текст". Використай це! Почніть нову ноту, натисніть на піктограму мікрофона на клавіатурі та промовте все, що хочете записати. Крім того, ви можете записати голосову пам’ятку та переписати її пізніше. Якщо ви увійдете в звичку і часто закінчуєте диктувати довгі пасажи, ви можете скористатися послугою транскрипції, щоб заощадити час. Є багато хороших безкоштовних та платних варіантів, хоча платні варіанти, як правило, значно точніші.

9. Додайте зображення та PDF, використовуйте OCR

Якщо у вашому додатку є OCR, він може шукати текст, знайдений у зображеннях, PDF-файлах та інших файлах, які ви завантажуєте в нього. Не соромтеся додавати файли до своїх нотаток, коли вони вам потрібні. Це включає оснащення фотографій інформаційними знаками, рукописними замітками, сторінками книг тощо.

Ви можете бачити, як це корисно на прикладі. Скажімо, ви додаєте PDF-файл квитанції за їжу, яку потрібно вимагати у звіті про витрати. Ви забули позначити це "квитанцію", і не знаєте, де це. Якщо ви пам’ятаєте назву ресторану, ви можете ввести це в рядок пошуку, і OCR відстежить його.

Зверніть увагу на обмеження вашого додатка чи типу облікового запису, які ви використовуєте для використання та зберігання OCR. Наприклад, безкоштовна версія Evernote запускає OCR для зображень, але не PDF-файлів та документів Office. Для цього вам потрібен обліковий запис Premium або Business. Якщо у вашій програмі не вбудовано сканування, ви можете розглянути можливість створення пари з мобільним програмою для сканування.

10. Організуйте на великому екрані

В ідеалі ваш додаток для запису приміток матиме настільний додаток та веб-додаток. Використовуйте один із них (загалом кажучи, для цього краще настільні додатки) для сортування вхідних та організації вподобань. Маючи великий екран, ви можете бачити більше програми, а отже, більше структури вашої папки, тегів та іншої інформації, яку ви додаєте до нотаток, щоб організувати їх. Якщо ви зможете побачити всі свої варіанти, швидше виберете правильні.

Візьміть замітку, утримуйте нотатку, перегляньте замітку

Впорядковуючи досвід запису записів, ви покращуєте свої шанси не просто робити більш відповідні нотатки, але й зберігати їх таким чином, щоб ви могли переглянути їх, коли настає час.