Огляд та рейтинг проектів Zoho

Налаштування та інтерфейс проектів Zoho

Сайт Zoho Projects має чистий та сучасний вигляд. Сайт досить інтуїтивно зрозумілий, що якщо ви зможете використовувати найосновніші онлайн-програми, наприклад веб-пошту, ви зможете розібратися з Zoho Projects за лічені хвилини. Така простота використання та простота необхідна для малого бізнесу, який не має спеціалізованого менеджера проектів щодо персоналу.

Власники бізнесу та керівники команд оцінять, що Zoho Projects спонукає людей увімкнути двофакторну автентифікацію, щоб забезпечити безпеку та безпеку облікових записів. Двофакторна автентифікація допомагає захистити всю інформацію про компанію, яку ви ввели у свій обліковий запис Zoho.

Макет проектів Zoho надає відповідні параметри у вас під рукою в потрібний час. Налаштування облікового запису, створення вашого першого проекту, додавання етапів і завдань та запрошення більшої кількості людей приєднатися до вас займає кілька хвилин. Коли нові люди приєднуються, сайт дає їм інтерактивні підказки про те, як розпочати роботу та що робити далі.

Настроювана панель інструментів дозволяє вам бачити будь-які діаграми чи оновлення, які є найбільш актуальними для вас, так що коли ви ввійдете в обліковий запис Zoho Projects, ви отримаєте короткий знімок важливих проектів або стану. Наприклад, ви можете додати віджет Status Task Status, який показує як кругову діаграму, так і підрахунок необмеженого числа кількості завдань, відкритих проти закритих. Незалежно від того, що ви переймаєтесь часовими таблицями або окремими навантаженнями, ви можете змінити свою інформаційну панель відповідно.

Комунікація та співпраця

Деякі з наших улюблених функцій проектів Zoho пов'язані з спілкуванням та співпрацею. Додаток пропонує вам достатньо інструментів, деякі з яких ви можете включити або виключити під час початкового налаштування. Однією з причин ви можете виключити деякі з цих інструментів, якщо ваша команда використовує деякі інші додатки для більш прозорого обміну повідомленнями або співпраці в команді, і ви не хочете, щоб спілкування відбувалося деінде.

Один із інструментів, який нам подобається, це вікно чату, вбудований прямо в робочу область. Наявність вікна чату означає, що ви можете задавати колегам питання щодо проектів чи завдань, над якими ви працюєте, без необхідності переходити до іншого додатка.

Проекти Zoho також мають форуми, де ви можете асинхронно спілкуватися з колегами, вікно оновлення статусу, щоб повідомити колегам, що ви робите, та канал активності, де ви можете бачити всю активність проекту у зворотному хронологічному порядку.

Ще одним засобом спілкування, який нам подобається, є майже безпроблемна інтеграція із Zoho Meet. На певних сторінках ви бачите кнопку, на якій вгорі написано Знайомтесь. Натисніть на нього та дозволить створити онлайн-відео чи аудіо зустріч на новій вкладці. Перед початком зустрічі з’являється рядок запрошення, щоб ви могли додати людей до своєї зустрічі. Ваші колеги отримують сповіщення про запрошення та посилання на зустріч у режимі реального часу. Вони можуть приєднатися, не відкриваючи жодних інших додатків або вводячи ідентифікатор зустрічі.

Загалом, сповіщення проектів Zoho добре виконано, оскільки деякі з них є інтерактивними. Наприклад, ви можете відповідати на важливі питання або коментувати їх у полі сповіщення, а не на посилання на сторінку, де відображається оригінальна інформація. Це добре для продуктивності.

Основні функції управління проектами

Розділи завдань і віхи дозволяють вам вводити та оновлювати точні деталі роботи вашого проекту. Кожне завдання може мати дату початку та закінчення, а не лише термін. Ви можете оцінити, наскільки ви готові до виконання завдання, ввівши відсоток.

Коли ви заглиблюєтесь у деталі завдання, є вбудований таймер для відстеження часу, витраченого на виконання завдань, хоча він обмежений людьми на рахунку Express та більш високих планах (тобто це не у вільних або стандартних планах). Якщо ваш бізнес виставляє рахунки за годину, вам сподобається можливість записувати час виконання завдання як підлягаючий оплаті, так і не підлягаючи оплаті.

Інший варіант дозволяє встановити проект як "строгий" часовий графік, тобто ви не можете призначити терміни для етапів, які знаходяться поза часовим рамком проекту.

Проекти Zoho мають залежність, хоча з'ясування способів їх налаштування не настільки інтуїтивно зрозуміло, як використання решти програми. У деяких інших додатках для управління проектами, таких як LiquidPlanner, ви можете створювати залежності між завданнями, малюючи лінію від однієї до іншої у вікні діаграми Ганта. У Zoho Projects ви повинні відкрити завдання, а потім вибрати, щоб додати залежність. Відкриється невелике вікно, де ви вводите назву завдання, яке потрібно пов’язати з поточним, і нове завдання повинно бути в тому ж списку завдань, що й інше.

Програмне забезпечення додало подання kanban, яке дозволяє бачити завдання у вигляді карт у стовпцях. Це не так корисно, як справжній додаток дошки kanban, тому що ви не можете налаштувати стовпці в Zoho Projects. Швидше, ви можете вибрати деякі попередні варіанти, такі як "Відкритий" і "Закритий" (не найкорисніший вид), "Пріоритет" або "Процент завершений". Є кілька програм для управління проектами та управління завданнями, які містять перегляди канбану, Asana - це те, що вам спадає на думку, але перед створенням проекту потрібно вибрати канбан. Після того, як ви вирішили скористатися цим методом, повернення назад не буде. Канбан насправді не "погляд" настільки, як методологія, якої потрібно дотримуватися, як тільки ви вирішили її використовувати.

Ще одна ключова особливість управління проектами в Zoho Projects - це звіт про управління ресурсами. Це допомагає вам зрозуміти, хто з членів вашої команди покладається на занадто велику роботу, недостатню кількість роботи або лише потрібну суму протягом різних періодів часу. Він представлений візуально у великій діаграмі, з невеликим балансом (на зразок тетеру), який вказує, скільки або мало роботи кожна людина поклала на них за тиждень. Для невеликих команд таке незвичне представлення даних, ймовірно, працює чудово. Для великих команд, що мають 50 і більше співробітників у будь-якому даному відділі, було б кошмаром прокручуватись та шукати нестандартний простір. Великі команди, які потребують надійних інструментів управління ресурсами, повинні поглянути на LiquidPlanner. Це одна з сильних сторін програми.

Ми коротко згадали діаграми Ганта, але це допомагає знати, де їх знайти: під кнопкою Звіти в лівій частині програми (якщо вона прихована, натисніть на три крапки, щоб розкрити її). Це та сама область, де ви знайдете використання ресурсів, планові порівняно з фактичними звітами та звіти про завдання. У діаграмах Ганта ви можете перетягнути край панелі завдань із завданням, щоб змінити її довжину, і там є перемикач, який показує ваш критичний шлях. Якщо ви запитуєте себе: "Який критичний шлях?" це визначення з 2020ProjectManagement.com може допомогти: "найдовша послідовність дій в проектному плані, яка повинна бути завершена вчасно, щоб проект завершився в установлений термін".

Функціональність відстеження часу

Проекти Zoho пропонують відстежувати базовий час як частину комплексного пакета, орієнтованого на управління проектами, як Mavenlink. Коли ви заглиблюєтесь у деталі завдання, у верхньому правому куті є вбудований таймер для відстеження часу, витраченого на виконання завдання, і він буде продовжувати галочку, якщо ви залишите сторінку. Таймер обмежений для користувачів на рахунку Express та більш високих планах (тобто він не доступний у вільних або стандартних планах). Якщо ваш бізнес виставляє рахунки за годину, вам сподобається можливість записувати час виконання завдання як підлягаючий оплаті, чи не підлягаючи оплаті.

Ми додали до проектів завдання під назвою "Картина урядового офісу", щоб ми могли відстежувати час. Щоб зареєструвати час, ви можете натиснути час у верхньому правому куті або ввести час у часовій таблиці заднім числом. Ми знайшли варіант Щотижневого журналу - простий спосіб відстеження часу. Ви можете знайти тип щотижневого журналу, перейшовши до «Таблиця», а потім, у верхньому правому куті, змінивши спадне меню з «Додати час журналу на тижневий час». Ви можете провести вкладку через поля та ввести кількість годин для кожного проекту. Також клацання завдання в Календарі - хороший спосіб переглянути історію проекту. Ви можете пов’язати підзадачу, вести журнал, додавати документи та слідкувати за проблемами.

Ще одна особливість, яка нам сподобалася в Zoho Projects - це можливість позначити роботу як критичну задачу. Це служить гарним нагадуванням для входу та виконання роботи. Плюсом проектів Zoho є можливість підключення декількох завдань одночасно. Цю функцію ви не знайдете в інших додатках для відстеження часу, таких як Hubstaff або VeriClock, або навіть TSheets, в інших наших редакторах. Проекти Zoho пропонують більш надійні функції управління проектами та відстеження часу, але ми знайшли продукти на зразок TSheets простішими у використанні. Крім того, ви не зможете відстежувати майбутній час, як ви можете, в інших програмах, таких як Wrike.

Zoho Projects має потужні функції відстеження часу адміністратора. Ви можете відстежувати затвердження, шукаючи невеликий значок біля модуля "Таймшет". Якщо натиснути піктограму, ви побачите всі завдання та запити на затвердження. Zoho Projects також дозволяє позначити всі роботи як підлягаючі оплаті, так і не підлягають оплаті, що допомагає вести бухгалтерський облік.

На відміну від TSheets, Zoho Projects не дає вам відокремити облікові записи, щоб відстежувати час для адміністратора чи працівника. Ви просто встановите дозволи, хто може бачити що. Zoho Projects надає вражаючі параметри конфігурації, як це робить VeriClock. У Zoho Projects ви можете заблокувати співробітників від додавання часового аркуша або встановити дозволи, щоб вони могли бачити лише свої.

Ми увійшли в мобільний додаток Zoho Projects і виявили, що сторінки Feed та Домашня сторінка добре організовані. На сторінці каналу ви можете побачити список вжитих дій, як-от призначення завдань. Щоб змінити час у мобільному додатку, виберіть Таблицю та виберіть завдання для редагування. Клацніть Редагувати, і тоді ви можете встановити час Далі клацніть прапорець у верхньому правому куті. Ми хотіли б, щоб секундомір був легко доступний у мобільному додатку. Однак, Zoho Projects зазначає, що користувачі на місцях можуть затримати час після закінчення змін, оскільки клієнти можуть нахмуритися на працівників, які дивляться на свій телефон, виконуючи таку роботу, як реконструкція будинку. Ми ще хотіли б побачити цю особливість.

Загалом, ми знайшли функцію відстеження часу в Zoho Projects трохи складніше для навігації, ніж Hubstaff та TSheets, які зосереджені на відстеженні часу. Ось чому Zoho Projects отримує п’ятизірковий вибір вибору редакторів у нашому раунді управління проектами, але дещо відстає від TSheets for the Choice of Editors у нашому раунді програмного забезпечення для відстеження. Враховуючи повну функціональність, яку пропонує Zoho Projects, інструмент відстеження часу повинен мати більше значення. Однак Zoho Projects все ще надає глибокий та вражаючий набір функцій.

Відстеження помилок, відстеження випусків

Якщо ви команда з розробки програмного забезпечення, яка потребує суворого відстеження помилок, як частини програми управління проектами, у вас є кілька варіантів. Для одного ви можете імпортувати помилки в Zoho Projects з файлів CSV, XLS та XLSX, а також з JIRA. Другий варіант - використовувати включений IssueTracker, який постачається з Zoho Projects. Цей інструмент допомагає подавати, відстежувати, впорядковувати та виправляти будь-які проблеми, пов'язані з проектом розробки програмного забезпечення. Не кожен у вашому обліковому записі може отримати доступ до реквізитів, що зберігаються у IssueTracker. Лише адміністратори та менеджери можуть налаштувати статус та робочий процес проблем.

Zoho також продає IssueTracker як окремий додаток під назвою Zoho BugTracker. Існує безкоштовна версія для дуже малих команд, але в іншому випадку ви можете розраховувати платити 480 доларів на рік для до 15 людей плюс додаткові 36 доларів на рік за кожну додаткову людину.

Інтеграції та програми для проектів Zoho

Zoho складає цілий набір бізнес-додатків. Звідси випливає, що багато власних програм тісно інтегровані з проектами Zoho або, принаймні, можуть бути.

Ми вже згадували, як його інструмент для відеоконференцій, Zoho Meeting, відкривається у будь-який час, коли вам потрібно зустрітися з колегами. Ви також можете інтегрувати проекти Zoho із Zoho Books та Zoho Invoice для управління своїм обліковим записом.

Zoho Projects також працює з Google Apps. Коли ці два інтегровані, ви можете завантажувати файли безпосередньо з Диска Google до проектів Zoho та експортувати події календаря з одного в інший. Ви навіть можете використовувати Gmail для створення завдань та реєстрації відпрацьованих годин.

Інші підтримувані варіанти інтеграції включають Dropbox, Box, Evernote, GitHub, Microsoft OneDrive, Bitbucket та Zapier. Це не особливо довгий список, але він охоплює багато основ.

Zoho має мобільні додатки для багатьох своїх інструментів, включаючи проекти Zoho та програму Tracker. Додатки є на Android та iOS. Програми для управління проектами для мобільних пристроїв не є заміною для повного веб-додатка, але принаймні вони дозволяють людям не відставати від важливих дискусій і бачити, який прогрес усі досягають у проекті, незалежно від того, де вони перебувають.

Добре збалансований додаток для управління проектами

Zoho Projects - це добре збалансоване додаток для управління проектами. Він пропонує всі інструменти, необхідні для управління складним проектом, такі як діаграми Ганта та віджет відстеження часу, з справедливою ціною та інтуїтивним інтерфейсом. Це особливо привабливо для малого бізнесу, який керує кількома проектами та людьми, але не сотнями. Щоб дізнатися про кращі моменти проектів Zoho, потрібно небагато часу, але не багато. Загалом, Zoho Projects є чудовим інструментом управління проектами і продовжує залишатися вибором редакторів PCMag.