Shoeboxed огляд і рейтинг

Більшість застосунків для сканування мобільних пристроїв, які ми оцінювали в цьому розділі, грають іншу роль. Shoeboxed (який починається з рівня вільного ціноутворення) привертає свою увагу насамперед на допомогу власникам малого бізнесу управляти квитанціями та візитними картками. Інші документи отримують вторинну увагу. Це не означає, що Shoeboxed вважає це неважливим, але до них ставляться помітно менше. Для багатьох підприємств це прекрасно; але якщо ви шукаєте ширший спектр функцій сканування, ви захочете ознайомитись з нашими переможцями з вибору редакторів Аббієм FineScanner та Evernote Scannable.

Ви можете розпочати роботу з Shoeboxed безкоштовно, хоча якщо вас цікавить оптичне розпізнавання символів (OCR), безкоштовна версія "Зроби сам" - це більше "Це правильно для мене?" судовий розгляд; він обробляє текст лише п'ять документів та одну квитанцію на місяць. Ви можете зібрати скільки завгодно документів, але за допомогою DIY-версії вам доведеться самостійно переписати дані із зображення (наприклад, набравши суму квитанції, постачальника, категорію тощо).

Реально ви б почали з одного з цінових планів початкового рівня, таких як план для одного користувача ($ 9, 95 на місяць), який дозволяє сканувати 50 документів та електронних квитанцій на місяць. За 29, 95 долара США на місяць два користувачі можуть додати 150 документів та отримати інтеграцію Intuit QuickBooks Online; 99, 95 доларів США на місяць підтримує 1000 документів та більше 10 користувачів.

Все - це квитанція, якщо тільки це не так

Shoeboxed (який можна запустити на Android або iOS) налаштовує всі його функції для малого та середнього бізнесу (SMB), які хочуть керувати хиткою колекцією паперових квитанцій, візитних карток та інших ефемерних транзакцій, які повзуть на дно туристичного рюкзака . Shoeboxed може бути використаний як спеціальне, хоча і обмежене рішення для управління документами, але його сильні сторони полягають в іншому місці. Якщо вашою основною потребою є обробка пачок паперу, будь-який з наших варіантів редакторів є кращими варіантами, FineScanner, можливо, тримає невеликий край над Evernote, якщо в ньому задіяні дуже великі пачки паперу.

Однак Shoeboxed світить, коли ви використовуєте його за призначенням, що загрожує захопленням квитанцій та відстеженням витрат, а також меншою мірою фіксує інформацію з візитних карток. За замовчуванням Shoeboxed передбачає, що будь-який документ, який ви фотографуєте, є квитанцією про транзакцію; якщо ви хочете по-різному ставитися до цього, вам потрібно свідомо змінити тип документа на "візитна картка" або "інше".

Немає сумнівів: Shoeboxed чудово справляється із зйомкою квитанцій, маючи кілька способів збирання зображень та даних. Ви можете надсилати квитанції на спеціальний ідентифікатор електронної пошти, імпортувати наявні зображення з фотоальбому, доручати Shoeboxed автоматично імпортувати квитанції з облікового запису Gmail, використовувати надбудову веб-браузера, щоб відсікати квитанцію на веб-сторінці, завантажити файл зі своєї на робочому столі або надішліть фірмі конверт, який оплачується поштою, повний клаптів паперу (дозволяючи їм взяти на себе тиди). Shoeboxed також має мобільні функції з підтримкою GPS для відстеження пробігу з метою звітування про витрати. Але оскільки цей огляд стосується Shoeboxed як мобільного сканера, саме тут я звернув свою увагу.

Мобільний додаток допоможе вам сфотографувати документ і позначити його для подальшої обробки, наприклад, "відшкодовується" або категорія податкової справи ("харчування" або "авіапереліт"). Додаток Android та iPhone має дещо різні інтерфейси користувача; додаток Android передбачає, що все є квитанцією, тоді як додаток iPhone просить визначити, чи є зображення квитанцією чи візитною карткою. У будь-якому випадку ви (необов'язково) додаєте категорії та примітку ("клієнтський обід") під час введення квитанції чи пізніше.

Точність вилученого тексту надзвичайно висока, тому що його контролюють люди. Коли ви надсилаєте квитанцію або візитну картку до Shoeboxed на обробку, вона підлягає вилученню даних і потім перевіряється фактичними людьми. Компанія каже, що обробка може зайняти до 24 годин, але зазвичай набагато швидша; в той час як я виявив, що наступного дня твердження є точним під час мого тестування.

Тож якщо ви нетерплячі, це може бути проблемою, хоча кінцеві результати прекрасні. Крім того, оскільки кожен аналіз тексту враховується щомісячним лімітом використання вашого плану, можливо, ви не хочете платити за нього за кожен документ. У будь-якому випадку, Shoeboxed надає вам можливість вручну вводити дані, що достатньо для безлічі потреб малого бізнесу. Більшість SMB просто хочуть відстежити, скільки витрачено в магазині акумуляторів, і помістити його у податковий відрізок "канцелярських товарів", не відчуваючи примушення записувати, яку кредитну картку використали, навіть якщо вона надрукована у квитанції.

Управління даними у веб-додатку

Які б зображення чи дані ви не вводили, будь-якими способами все зберігається в центральному сховищі веб-програми Shoeboxed, де дані та зображення організовуються, класифікуються та здійснюються для пошуку.

Інформаційна панель впорядковує документи у вигляді квитанцій, візитних карток та інших, із хорошим попереднім попереднім переглядом, який відображає опис тексту документа (тобто все, що ви ввели чи обробляли компанія) та пов’язане із цим зображення. Неважко зрозуміти, що очікується на ручну чи автоматичну обробку тексту, та позначити окремі елементи "Я просто зроблю це сам". Хоча ви можете вводити текст вручну на мобільному додатку, це, безумовно, швидше зробити це за допомогою справжньої клавіатури та монітора, наприклад, для збільшення масштабу зображення, щоб зрозуміти чиїсь притаємні написання чи бурмотіння про дивні шрифти візитних карток.

Ви можете експортувати візитні картки до контактів Google, як архів Evernote, або як файл CSV (і тим самим імпортувати в LinkedIn, інші менеджери контактів або навіть повноцінні платформи управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM), наприклад Salesforce).

Будь-що можна завантажити у форматі PDF, що є ймовірною долею для більшості сканів, які ви зафіксували як "інші" документи. Жоден із "інших" документів, які я подав до Shoeboxed для OCR, не повернувся із текстом, доданим поза текстовою міткою (у випадку двосторінкового тексту книги це було заголовком "50 продуктів харчування" - не одним рядком текст книги). У будь-якому випадку документи "Інші" не організовані ні в якому разі, крім вашого власного тегування.

Але, знову ж таки, пам’ятайте, що Shoeboxed спеціально налаштований на відстеження витрат. Класифікувати та позначити квитанції надзвичайно просто, створювати звіти (наприклад, всі витрати на поїздки за цей місяць) та візуалізувати, куди йдуть гроші. Shoeboxed також має багато партнерських стосунків з іншими програмами програмного забезпечення (SaaS), такими як підключення безпосередньо до діаграми рахунків Xero або автоматичне архівування документів до Evernote, як тільки Shoeboxed обробляє їх.

Зрозуміло, що Shoeboxed добре виконує те, що говорить - допомагає збирати квитанції та відслідковувати витрати - і все, що він робить, є приємним додатком. Не вимагайте, щоб він робив більше, ніж це обіцяє, і вам це сподобається просто чудово.