Погане управління контрактами може коштувати ваших грошей бізнесу

Шістдесят чотири відсотки компаній кажуть, що процеси затвердження контрактів призводять до зупинки угод, згідно з новим звітом SpringCM. Найбільшою проблемою, з якою стикаються організації, є управління робочими потоками контрактів та отримання відходів від основних зацікавлених сторін. За даними опитування, найбільшим бар'єром, з яким стикаються компанії, є відсутність процесів управління та руху контрактів. Шістьдесят відсотків компаній використовують електронну пошту для управління контрактами, тоді як лише 32 відсотки компаній використовують інструмент управління контрактами. Шість відсотків компаній заявляють, що взагалі не існує жодного процесу управління контрактами.

"Спроба отримати контракти через внутрішні та зовнішні процеси затвердження - просто жалюгідний досвід", - сказав Ерік Северінгаус, головний директор із стратегії та альянсів у SpringCM. "Договір - це принципово неструктуровані дані. Ви працюєте в двох різних організаціях з двома різними наборами інструментів і процесів. Зрештою, якщо ви виконуєте електронну пошту та вкладення, то, що потім відбувається, ніхто не має видимості в процесі, і ніхто не може оптимізувати процес ".

"Якщо ви подивитесь на опитування та найбільші проблеми респондентів, - сказав Вілл Віглер, головний директор з маркетингу SpringCM, - чотири найкращі - це робочий процес, генерування нових контрактів, відстеження та затвердження. Це бізнес-процеси, які затримуються. Як правило, люди навіть не знають, де укладаються договори. У кого вхідні? Хто отримує його далі? "

(Зображення через: SpringCM)

Що може зробити контрактне управління

Інструменти управління контрактами пропонують підприємствам можливість зберігати, відстежувати, повторювати поверхню та запускати звіти за даними, що базуються на контрактах. Зазвичай це програмне забезпечення, що базується на хмарі, яке може автоматично читати та агрегувати дані, а також надсилати сповіщення зацікавленим особам, коли настає час вжити заходів щодо конкретного контракту. Северинггауз заявив, що компанії, що намагаються керувати цими процесами без програмного забезпечення, намагаються надсилати дані із семи-восьми різних типів документів або файлів, а потім переводять цю інформацію в стандартизований контракт або рахунок-фактуру. У цих сценаріях він пояснив: "Має бути людська помилка".

Насправді навіть компанії, які користуються програмним забезпеченням для управління контрактами, все ще намагаються уникнути поширених помилок. За словами респондентів, дев'яносто два відсотки помилок управління контрактами приписуються людям. Сім відсотків компаній кажуть, що людські помилки трапляються дуже часто. "Продавець любить спілкуватися з клієнтами, любить будувати стосунки, але вони, як правило, ненавидять математику, арифметику, фінанси та ручну роботу з перекладу чисел у різні системи", - сказав Северинггаус. "Якщо ви доручите їм переміщати цей матеріал вручну, ви не повинні дивуватися, якщо ви побачите помилки в процесі."

(Зображення через: SpringCM)

Чверть усіх опитаних підприємств заявляє, що ІТ бере участь у процесі роботи контрактів, що може допомогти компенсувати деякі людські помилки, пов'язані з реєстрацією та обробкою договорів. Перш ніж виробники програмного забезпечення для управління контрактами звертаються до потенційних клієнтів, відділ інформаційних технологій, як правило, працював з бізнес-аналітиками, щоб допомогти визначити стандартизований робочий процес, який враховує бізнес-процеси, технології та будь-які попередні проблеми, що поєднують ці два (наприклад, чому електронні таблиці не перекладаються на рахунки).

Наприклад: найкращі інструменти управління контрактами, які ми розглянули, пропонують такі речі, як автоматизатори робочого процесу, функціональність чату в додатках та повідомлення електронною поштою, які попереджають людей, коли настав час діяти за контрактом. Деякі з цих функцій можна знайти в інструментах вибору редакторів, таких як Agiloft та Mitratech, Отримання договорів готових, а також у SpringCM.

Ці функції також можуть допомогти прискорити цикл контрактів і заощадити гроші компаній. Тривалість типового контрактного циклу для респондентів опитування становила від одного до двох місяців (33 відсотки). Двадцять два відсотки респондентів кажуть, що їх контрактний цикл триває довше чотирьох місяців. Двадцять відсотків респондентів кажуть, що використання програмного забезпечення для управління контрактами заощадило гроші на бізнесі.

Майбутнє управління контрактами

Якщо ви додаєте нові технології, такі як штучний інтелект (AI) та машинне навчання (ML), до поєднання, управління контрактами може стати ще більш корисним для користувачів. "ШІ стане неймовірно важливим", - сказав Северинггаус. "Є випадки народження використання, коли AI дозволяє укладати взаємні угоди про нерозголошення. AI може здійснювати базовий перегляд контрактів та класифікацію контрактів".

На жаль, AI не вирішить складну проблему розвитку процесу управління контрактом, що є першим кроком до автоматизації. "Ми - це шлях, який від ІІ вирішує проблеми бізнес-процесів", - сказав Северинггаус. "З'являються нові технології, і всі думають, що вони стануть чарівною кулею. Оскільки ця технологія існує зараз, вони думають, що нам не доведеться робити важку роботу і аналізувати наші бізнес-процеси. Зокрема, AI - це саме той момент, коли люди говорять, що вони перемогли. "Не треба робити важку роботу, тому що AI зробить для нас магічну роботу. Насправді, AI є втіленням системи, яка залежить від структурованих даних та структурованого процесу для підготовки цих алгоритмів".

Ця відсутність стандартизації є причиною того, що такі компанії, як SpringCM, спонукають бізнес розробити процес управління контрактами ще до того, як розмовляти з продавцем. "Відсутність процесу - це рецепт проблем на всіх етапах", - сказав Віглер. "Ви не можете масштабувати бізнес без процесу управління контрактами." Щоб розпочати кодифікацію процесу управління контрактами, Віглер сказав, що підприємства повинні задати собі такі запитання: "Що ви зараз робите? Що можна структурувати з точки зору процесу, який можна визначити?" Після того, як ви визначите, яким був і який повинен бути ваш процес, ви зможете працювати з постачальниками ІТ та програмного забезпечення для створення системи, яка працює. Або, як сказав Віглер, "Ви не можете щось автоматизувати, якщо не зрозумієте, що це спочатку".

SpringCM опитав 1 409 респондентів, 32 відсотки з яких - компанії, які мають менше 100 працівників, а 16 відсотків - від компаній, що мають понад 8000 працівників.