Зміст:
Відео: Lead (Вересень 2024)
Переміщення вашого бізнесу в обласний офісний набір продуктивності - це не те, що будь-яка компанія береться з легкістю. Є багато факторів, які можуть мотивувати такий крок, і навіть елементи вашого бізнесу, які будуть впливати на рішення. Тому вам слід розглянути їх усі перед тим, як заскочити. Мотиватори можуть бути будь-якими, від ключових користувачів, закоханих у нову функцію, до необхідності нових інструментів, щоб допомогти більш мобільній робочій силі.
Ліцензування також часто є мотиватором, тому що набір службової продуктивності офісу розглядається як ефективний крок зниження витрат. Але часто недооціненим фактором є вплив такого кроку на ІТ-фахівців. Ігнорувати це може бути помилкою, оскільки ІТ має завдання інтегрувати новий набір із усіма резервними серверами та сховищами вашої організації, а також підтримувати користувачів у новому пакеті надійно та надійно, незалежно від їх місця.
Управління великою кількістю користувачів та їх програмним забезпеченням для продуктивності офісу може бути важким завданням, і наявність цього пакета, який обслуговується окремою організацією через хмару, а не встановленого та керованого на місцевому рівні, представляє як нові переваги, так і нові труднощі. Наприклад, стає гостро болісно, якщо потрібно внести велику кількість змін (наприклад, видалити доступ до певного документа або спільного доступу до файлів), що впливає на довгий список користувачів. Тоді автоматизація цих завдань стає важливою, як і гарантування того, що новий набір добре працює з інструментами автоматизації, які використовували б ваш ІТ-персонал. Це може бути просто сценарій створення сценаріїв, наприклад Microsoft Windows PowerShell, або це корпоративний каталог, керований платформою управління ідентифікацією (IDM), наприклад, Okta Identity Management.
Резервне копіювання - ще одна сфера, яка повинна стосуватися кожного ІТ-професіонала. З недавньою кількістю атак на викуп, резервне копіювання повинно бути проблемою, яка перебуває в центрі. Де зберігаються документи вашого нового офісного пакета продуктивності? Чи безпечно це місце розташування не лише від викупу, але й від інших шкідливих програм? Якщо ваша коротка відповідь на перше питання "в хмарі", то відповідь на те, чи безпечні ваші дані, стає "можливо". Якщо ваші локальні документи синхронізуються з хмарним сховищем, а ваша локальна система стає порушеною, то цілком можливо, що вони синхронізуються, і ви втратите обидві копії, а не лише локальну.
Збереження даних стало ключовим напрямком для ІТ-менеджерів. Існує багато чудових рішень хмарного резервного копіювання бізнес-класу, які допомагають їм, особливо Zetta Protection Data, переможець нашого редактора в цій категорії. Такі продукти, як Zetta Data Protection, мають агенти, розміщені на ваших серверах та різних обчислювальних пристроях користувачів, які дозволяють їм керувати складними операціями резервного копіювання всього цього локального та мобільного обладнання в хмару. Це включає не лише хмарні сховища для зберігання даних, якими керує постачальник резервних копій, але й будь-які інші цілі пам’яті, які визначає ваш ІТ-персонал, наприклад, локальний сервер або інший хмарний постачальник, наприклад, Amazon Web Services (AWS). Окрім основної резервної копії, ці інструменти також реалізують додаткові резервні копії та, як правило, можливість відновлення "в момент часу" (PIT). Останнє - це коли програмне забезпечення створює резервну копію цілої системи пристроїв для певної часової позначки. Якщо це правильно організовано, це означає, що ви можете ефективно мати один або кілька знімків усього свого середовища до того, як станеться напад. Тоді все, що вам потрібно зробити, - це знайти копію критичних документів, які були заархівовані перед нападом викупового програмного забезпечення, або просто повернути все довкілля до часу до зараження.
Це лише невеликий огляд проблем, які можуть широко розповсюджуватись програмне забезпечення, наприклад, набори продуктивності, на ІТ-операціях. Отже, хоча наші основні огляди найкращих хмарних пакетів продуктивності, включаючи Google G Suite, Microsoft Office 365 та Zoho Office (який постачається разом із Zoho Docs), зосереджуються на особливостях, які потрібні користувачам, ми вирішили переглянути ці самі продукти з Точка зору ІТ-фахівців. Ми поцікавились: який із цих наборів найбільше відповідає ІТ-спеціалістам, які мають завдання розгортання, управління та забезпечення набору продуктивності офісу як для малого середнього бізнесу, так і для підприємств?
Google G Suite
За останні кілька років Google повільно збільшує набір продуктивності для офісів: його первинна пропозиція призначена для людей або, в кращому випадку, невеликих команд. В останні роки, однак, вона досягла значних успіхів у пропонуванні, яке ви, мабуть, пам’ятаєте як «Google Apps», але яке компанія нещодавно перейменувала в «G Suite» та оновила з більшою увагою до ділових користувачів. З точки зору ІТ-адміністратора, інтерфейс користувача (інтерфейс користувача) чистий і простий. Для обробки завдань, таких як скидання паролів та адміністрування групи, потрібно мінімальна кількість кліків. Проста інтеграція з іншими службами Google, такими як Google Drive, робить маніпуляції та обмін інформацією одразу. Користувачі також можуть зберігати вкладені файли до командних дисків Google, подібних до функції Team Sites, знайденої в Microsoft SharePoint. Команди Google Drive дозволяють отримати легкий, контрольований доступ до документів групою, а не лише окремою особою.
Основна пропозиція Google G Suite коштує 5 доларів на місяць на користувача. Поставляється з Gmail для ділових, голосових та відеоконференцій та розумних спільних календарів, документів, електронних таблиць та презентацій. Він також постачається з 30 Гб хмарного сховища. Пропозиція для бізнесу коштує 10 доларів на місяць та додає низку інших можливостей, включаючи політику щодо архівації та зберігання електронної пошти та чатів, eDiscovery для електронних листів, чатів та файлів; до 1 ТБ сховища та аудиторські звіти. Пропозиція Enterprise додає запобігання втратам даних для Gmail та Google Drive, інтеграцію сторонніх архівацій та покращену безпеку, а також аналіз журналів за допомогою BigQuery.
Ви можете реалізувати деяку автоматизацію через інтерфейс програмування Google API (API), використовуючи будь-яку кількість різних мов програмування, хоча це означає, що вам знадобиться певне програмування або талант DevOps для ваших ІТ-співробітників. Потрібно використовувати комплект розробки програмного забезпечення адміністратора (SDK) для всіх робіт з автоматизації, які розміщені на веб-сайті Google. Але, знову ж таки, для використання потрібні фактичні навички програмування. Google надає документацію та підручники із зразковим кодом, який допоможе розпочати роботу, і ви також знайдете досить багато відео YouTube на цю тему, але це не завдання, яке програмування неофітів знайде просто. Як альтернатива, бізнес-пропозиція також надає доступ до Google App Maker, платформи розробки з низьким кодом Google для побудови бізнес-додатків через візуальний інтерфейс для перетягування та форми, який не потребує кодування для створення базових додатків.
Повідомлення - це спосіб сповістити ІТ-адміністратора про події, які потребують уваги. Google використовує перемикач увімкнення / вимкнення, щоб увімкнути або вимкнути сповіщення зі списку можливих подій. Хоча список дещо обмежений, він охоплює більшість подій, які будуть цікаві ІТ-адміністратору, включаючи проблеми безпеки та сервісні сповіщення про відключення програм.
З іншого боку, оскільки корпоративний обліковий запис Google G Suite оснащений електронною поштою, ефективне керування користувачами стає базовим каталогом, особливо для малого та середнього бізнесу (SMB), які можуть не потребувати більш глибоких функціональних можливостей, пропонованих повномасштабною платформою IDM. Навіть так, Google підтримує деякі досить складні функції, включаючи двофакторну аутентифікацію (2FA) на рівні облікового запису. ІТ-адміністраторам може знадобитися 2FA, що складається з пароля плюс код підтвердження. На рівні підписки Enterprise адміністратор ІТ-систем може вибрати лише дозволені ключі безпеки, для яких потрібен фізичний пристрій, наприклад USB-ключ або смартфон. Це позбавляє від необхідності спеціального коду та додає додатковий шар необхідності фізичного пристрою. ІТ-адміністратори можуть дозволити інтеграцію із зовнішніми службами аутентифікації, такими як Microsoft Active Directory (AD) або Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD) та іншими джерелами, сумісними з мовою розмітки безпеки (SAML). Google також використовує 128-бітове або більш сильне шифрування AES для всіх даних у спокої. Дані під час транзиту використовують протокол захисту протоколу HyperText Transfer Secure (HTTPS) та секретність передачі (FS). Останнє - це техніка, призначена для захисту каналів зв’язку, блокуючи спроби ретроактивно розшифрувати старі сеанси HTTPS.
Google пропонує як консервовані звіти, які можна запускати будь-коли з панелі адміністратора, так і API звітів, який дозволить вам створювати власні власні звіти. Консервовані звіти включають активність, використання додатків, безпеку та ряд аудиторських звітів. Звіти аудиту надають детальну інформацію про такі речі, як створення облікових записів та груп, активність входу користувачів, створення та видалення файлів та пошук по електронній пошті. Кожен з цих аудиторських звітів має можливість фільтрації для зменшення кількості повернутої інформації. Назви подій специфічні для кожного типу аудиту, але дають спосіб швидко побачити речі, такі як невдалі входи.
Як згадувалося раніше, Google пропонує Team Drive, який діє як сховище файлів для набору груп користувачів, призначених для швидкого обміну файлами та спільної роботи. Адміністративні функції включають управління членством, контроль дозволів на такі речі, як міграція файлів та обмін посиланнями, і передача права власності від одного користувача до іншого. ІТ-адміністратор також має дуже детальний контроль над тим, як члени команди діляться файлами. Загальні параметри за замовчуванням встановлюються на сторінці "Налаштування для Диска та Документів".
Microsoft Office 365
Майкрософт завжди займався архітектурою, маючи на увазі бізнес, і такий досвід показує в Office 365. Адміністраторський центр платформи є основною точкою входу для всіх завдань адміністрування в Office 365. На домашній сторінці інформаційної панелі представлені звичайні дії, такі як "Додати", "Видалити", "Редагувати користувача", "Керувати платежами" тощо на окремих панелях, які називаються Картки. Ці Карти можна видалити або переставити відповідно до ваших потреб, що спрощує створення спеціальної сторінки, яка відображає лише ту інформацію, яка потрібна ІТ-спеціалісту для контролю поточного стану, управління користувачами або керування настройками корпоративного облікового запису.
Microsoft пропонує мобільний додаток Office 365 Admin для Android, iOS та Windows Phone. Ця зручна утиліта дозволяє виконувати більшість типових функцій ІТ-адміністратора прямо з телефону. Для додаткової безпеки мобільний додаток надає PIN-код для входу, щоб запобігти будь-яким несанкціонованим діям у випадку втрати телефону. Хоча ви можете зайти на сторінки ІТ-адміністратора як для Google G Suite, так і для Zoho Office у своєму мобільному браузері, Office 365 наразі є єдиним із трьох із спеціальним мобільним додатком. І, звичайно, у нього також є орієнтовані на користувачі версії основних програм, доступних для Android, iOS та Windows Phone.
Microsoft представила Windows PowerShell ще в 2003 році під кодовою назвою "Monad". Відтоді компанія доклала великих вкладень у розширення цього нового двигуна сценаріїв та автоматизації, що призвело до створення PowerShell Core та Office 365 PowerShell. Це розширення до PowerShell надає ряд інструментів для управління обліковими записами та ліцензіями користувачів. Microsoft пропонує центр адміністрації Office 365 для управління основними функціями та точками конфігурації, необхідними ІТ-адміністратором; однак важливо зазначити, що деякими функціями можна керувати лише через PowerShell. Це означає, що для оптимального функціонування Office 365 потрібне певне ознайомлення зі сценаріями.
Однак ІТ-магазини, які використовують продукти Microsoft або на передньому, або на задньому, можуть отримати значні переваги від вкладення певних знань PowerShell. Наприклад, виконувати об'ємні операції на великій кількості користувачів набагато простіше за допомогою PowerShell. PowerShell також світить, коли вам потрібно фільтрувати дані або виконувати такі операції, як обчислення кількості елементів у всіх списках Microsoft SharePoint Online, які знаходяться під вашим контролем. І якщо ви керуєте Office 365 у хмарі з іншими продуктами Microsoft на місцях чи в інших місцях у хмарі, зв’язування їх разом може бути набагато простіше за допомогою PowerShell.
Для IT-спеціалістів, які хочуть розвинути свої навички Office 365, Microsoft пропонує спеціальну сертифікацію Microsoft Certified Solutions Associate (MCSA) для Office 365. Ця сертифікація вимагає скласти два іспити, включаючи іспит 70-346: Управління ідентифікаціями та вимогами Office 365 та іспит 70-347: Увімкнення служб Office 365. Корпорація Майкрософт пропонує два попередні сеанси підготовки відеоіспитів на веб-сайті мережі розробників Channel 9, які ви можете переглянути для підготовки до цього іспиту. Ці навчальні ресурси не тільки готують вас до іспиту, але й передають корисні знання людям, обтяженим адміністрацією Office 365, великій кількості користувачів, включаючи такі завдання, як захист даних, управління користувачами та Office 365 PowerShell.
Створення нових облікових записів Office 365 також може бути здійснено за допомогою PowerShell. Використовуючи командлет PowerShell New-MsolUser (що означає "команда-пускати"), можна прочитати список імен із файлу значень, розділених комами (CSV), а потім автоматично створити цього користувача, включаючи не лише дозвіл на Office 365, але також для облікового запису електронної пошти Outlook та запису AD, залежно від налаштувань групової політики за замовчуванням або спеціальних налаштувань. Щоб допомогти у цьому, Office 365 глибоко пов'язаний з Microsoft Azure AD, який можна пов’язати з локальним доменом AD. Ця інтеграція забезпечує безперебійну автентифікацію користувачів між локальними комп’ютерами, ресурсами та Office 365. Оскільки AD є фактичним галузевим стандартом для автентифікації на комп’ютері, це робить прийняття Office 365 набагато простішим, особливо для організацій, які вже використовують його на місцях.
Office 365 підтримує декілька методів для 2FA, включаючи дзвінки або текст на мобільний телефон, дзвінок на офісний телефон або за допомогою спеціального додатка для сповіщень, доступного для пристроїв Android, iOS та Windows Phone. Налаштування для багатофакторної аутентифікації (MFA) можуть бути призначені для кожного користувача. Моніторинг стану включення цього налаштування відбувається на екрані користувачів Центру адміністратора Office 365. У вікні "Активні користувачі" відображатиметься "Відключено", "Увімкнено" або "Примусово" для кожного користувача. Увімкнено означає, що користувач був зареєстрований у МЗС, але ще не завершив процедуру реєстрації. Для додаткової безпеки Microsoft використовує ряд різних шарів шифрування для захисту ваших даних. Кожен адміністратор облікового запису отримує доступ до порталу Service Trust Preview, який містить детальну інформацію про повну стратегію безпеки Microsoft.
Microsoft пропонує цілий ряд цінових планів на Office 365, починаючи з 8, 25 дол. США на користувача для малого бізнесу та 20 дол. США на місяць для передплати Enterprise E3. З точки зору ІТ-професіонала, не існує бажаного рівня ціноутворення для управління Office 365; Інструменти управління однакові на всіх рівнях ціноутворення. Особливості вищого класу, такі як запобігання втратам даних, допомога щодо дотримання правил та вдосконалений захист від загрози, вимагають ліцензії E3, яка коштує 35 доларів США на місяць. Як і у випадку із інструментом Google із низьким кодом, Office 365 також пропонує доступ до Microsoft PowerApps для створення додатків без необхідності будь-якого досвіду кодування.
Нарешті, Office 365 також полегшує ІТ-профі для комбінування базового набору продуктивності офісу з більш досконалими інструментами, щоб надати користувачам більше можливостей, оскільки він легко інтегрується з багатьма іншими бізнес-платформами Microsoft. Ці платформи включають нову платформу бухгалтерського обліку та управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM), додаток Microsoft Power BI для бізнес-аналітики (BI) та вищезгадану платформу Microsoft SharePoint Online. Zoho також пропонує такий тип інтеграції завдяки своєму тривалому списку програм, але пакет Microsoft пропонує глибину функцій та корпоративний дизайн, які досі неперевершені.
Zoho Office
Zoho Office є частиною підписки на Zoho Docs, останній - платформа хмарного зберігання, співпраці та обміну файлами Zoho. Він надає схожий набір програм та сховищ файлів, як у Google G Suite та Office 365. Пропозиція початкового рівня безкоштовна для 25 користувачів та забезпечує 1 Гб онлайн-пам’яті, а також управління в Інтернеті. Платні яруси збільшують обсяг пам’яті для користувача до 100 ГБ за 5 доларів на місяць та 1 ТБ за 8 доларів на місяць. Ви повинні бути на рівні Premium, щоб скористатися всіма функціями, включаючи інтеграцію AD та SAML. Рівень Premium також необхідний для функцій управління даними високого класу, включаючи відстеження всіх документів, створених за допомогою продукту.
Для додавання користувачів до Zoho Office потрібен процес реєстрації, який починається з електронної пошти. Список користувачів, яких можна запросити, можна ввести з файлу CSV, у якому перераховані всі електронні адреси користувачів. Ця ж функція може бути виконана програмно за допомогою API Zoho Mail. Наприклад, у Google Suite G, якщо вам потрібно змінити назву відділу для цілої групи користувачів, ви зробите це через API Google, написавши коротку програму, яка читає список користувачів із файлу (зазвичай це файл CSV ), а потім викликає функцію API, необхідну для додавання цих користувачів до нової групи відділів. У Zoho це просто API Zoho Mail. Це звучить складно, але з невеликим досвідом програмування це зробити не так складно. І все-таки це складніше, ніж виконувати те саме завдання, використовуючи Microsoft AD, для якого це здебільшого буде операція на основі майстра. Zoho Office використовує API, заснований на передачі репрезентативних держав (REST) для всієї зовнішньої взаємодії, тому ви можете використовувати будь-яку мову сценаріїв для автоматизації завдань, а також інтегрувати (принаймні на високому рівні) з великою кількістю іншого програмного забезпечення -a-Service (SaaS) програми, які також стандартизовані на REST.
З точки зору автоматизації, функціональність API для Zoho Office трохи відрізняється від інших двох продуктів. Усі програми Zoho інтегровані за замовчуванням. Для програмного маніпулювання користувачами потрібно отримати доступ до API Zoho Mail. Список доступних функцій досить обширний, включаючи можливість зміни статусу 2FA користувача. API акаунтів додає додаткові функції, включаючи можливість зміни правил переадресації електронної пошти та повідомлень про автоматичну відповідь відпустки.
Zoho Office підтримує шифрування під час транзиту під час синхронізації файлів між пристроєм користувача та хмарою. Основна технологія включає в себе унікальний ключ, заснований на RSA, на 2048 бітах, створений за допомогою Perfect Forward Secrecy (PFS), а також протокол TLS Security Transport Layer. Дані захищені в декількох місцях, щоб запобігти втраті даних. Крім того, 2FA може бути ввімкнено для користувачів в якості початкового кроку перевірки.
Zoho Office поставляється як мобільний додаток для Android та iOS. Компанія не пропонує мобільний додаток для адміністратора ІТ, але ви можете отримати доступ до повного веб-сайту з будь-якого браузера. Хоча більшість завдань адміністрування можна виконувати за допомогою мобільного браузера, більший екран робить процес простішим.
Загалом, здається, що потужність Zoho менша у вдосконалених функціях, пропонованих у Zoho Office, ніж у величезній кількості інших продуктів, які має Zoho у своєму портфоліо, які всі легко інтегруються із набором продуктивності. Ці продукти різноманітні, у тому числі для бухгалтерії, BI, CRM, торгових точок (POS) та багатьох інших, включаючи платформу Zoho Creator компанії з низьким кодом компанії, щоб конкурувати з можливостями створення візуальних додатків G Suite та Office 365. Це означає, що ІТ-профі можуть створити досить цілеспрямований набір інструментів для багатьох різних видів бізнесу, просто вибравши правильну комбінацію програмного забезпечення. Мінус полягає в тому, що ці інструменти не такі настроювані з точки зору автоматизації, інтерфейсу користувача та робочого процесу, як ті, що є в портфоліо Microsoft. З іншого боку, вони мають непогані ціни і роблять Zoho на крок попереду Google, оскільки останній просто не пропонує більшість цих інших інструментів (за винятком BI та аналізу даних).
Нижня лінія
Office 365 - наш найкращий вибір з точки зору ІТ-професіонала. Оскільки він побудований на ІТ-орієнтованій платформі програмного забезпечення та управління користувачами у формі AD, Office 365 просто має більше ІТ-інструментів для ІТ-профі, ніж інші гравці. Microsoft додає до цього, маючи в своєму розпорядженні безліччю додаткових інструментів та ресурсів, як, наприклад, у довіреному центрі та Office TechCenter, крім того, що у Microsoft Azure пропонується багатий джерело хмарної інфраструктури та інструментів управління, які по суті дозволяють інтегрувати інтеграцію Офіс 365.
Хоча Google і Zoho пропонують частину цієї функціональності, вони не зовсім відповідають точці, хоча Google наближається до інструментів управління та інфраструктури, які пропонує через Google Cloud. Однак, якщо врахувати, що Office 365 можна легко розширити за допомогою хмарних версій найпопулярніших серверних продуктів Microsoft, таких як Dynamics 365, Exchange Online та Microsoft SharePoint Online, Google стає слабшим гравцем, лише Zoho має конкурентну силу портфель програмного забезпечення (хоча його продукція більш орієнтована на SMB, тоді як Microsoft націлена на підприємство).
Загалом, Google G Suite досягає значних зусиль і сподобається тим, хто шукає альтернативу Microsoft. Незважаючи на те, що він не зовсім відповідає своїм можливостям аутентифікації або автоматизації, він приносить простоту Gmail для виконання завдань ІТ-адміністратора. Zoho Office є найменш дорогим з усіх трьох, і він пропонує деякі цікаві функції, такі як 1 ТБ пам’яті на місяць за 8 доларів. З іншого боку, інструментів управління та звітності дещо бракувало. Автоматизація може бути виконана, але не на тому самому рівні функціональності, що є в інших двох продуктах.
