Розуміння галузі: куди йде управління документами?

Інструменти управління документами (DM) дають діловим користувачам можливість не лише редагувати файли, але трансформувати створення вмісту, упорядкувати робочі процеси та керувати більш організованим бізнесом у цілому. Ці інструменти, які часто використовують файли PDF, були настільки всюдисущими, що ви, ймовірно, використовуєте управління DM у повсякденному робочому житті, не замислюючись над цим. Все-таки поле продовжує розвиватися та модернізуватися весь час.

Нещодавно ми поговорили з засновником Євгенія Сьонга і Голова компанії Foxit Software Inc., про те, як змінюється конкурентний ландшафт, коли мова йде про технології PDF та деякі проблеми, з якими бізнес стикається, коли справа стосується цієї всюдисущої технології. У нашій дискусії ми висвітлювали поточний напрям DM та деякі прогнози щодо інтелектуальних особливостей у просторі.

PCMag (PCM): Де ви бачите простір DM в цілому протягом наступних 18 місяців?

Євген Ксьонг (EX): Ми бачимо одне зокрема полягає в тому, що ДМ все більше фокусується на наданні індивідуальному документу нового виявлення ідентичності. Дуже важко мати повний, повний цифровий робочий процес із сьогоднішніми стандартними системами DM. Іноді доводиться завантажувати файл із системи, а потім використовувати інший інструмент для його обробки. У такому випадку цей документ повністю виходить з-під контролю над документовою системою.

Кілька років тому ми розробили технологію, яку ми називаємо ПідключеноPDF . Основна ідея полягала в тому, що, якщо ми скористаємося з'єднаннями, вбудованими в документ, це надасть файлу більше значення. Підключений PDF працює так: Коли документ спільно використовується, творець може відслідковувати, хто його отримав, що він з ним зробив, і бачити, коли завдання були виконані. Він також пропонує чіткий контроль доступу для окремих користувачів. Це все відбувається в режимі реального часу. Ви можете налаштувати дозволи PDF-файлів навіть після надсилання файлу.

Саме тут ми зрозуміли, що мінливий ландшафт простору DM - це те, щоб надати компаніям більше контролю над своїм PDF-файлом та змусити його відчувати себе набагато «живіше», ніж стандартний документ. Я думаю, що, в майбутньому, в межах, про які ви згадали, протягом року-двох, я думаю, що системи DM змінять фокус на сам документ. Це буде тенденція, а не просто розрізнені системи, які не працюють разом. Це те, що ми сподіваємося намагатися зробити: просування документа у більш вільний простір на основі відкритих стандартів, а також хмарних сервісів. Ми будуємо хмару, яка з'єднує всі різні документи разом.

PCM: Які технології будуть впливати на DM в майбутньому? Чи бачите ви, що PDF-простір реалізує функції штучного інтелекту (AI)?

EX: Я насправді не думаю, що це правильно. Це багато неструктурованих даних у форматі PDF. Якщо ви просто візьмете всі види різних PDF-файлів і помістите їх у AI-движок, це не дасть значущих результатів. Що ми намагаємось зробити, це насправді зрозуміти документ трохи більше, тому, починаючи зі створення файлу, ми присвоюємо документу ідентифікатор. Це дозволяє документу подорожувати в різні місця та розуміти, що люди роблять щодо файлу. Після того, як у нас буде достатньо даних про документ, ми можемо підійти до застосування AI, переглянувши деякі більш структуровані дані. Це буде генерувати багато більш значущий результат.

Документи самі по собі містять так звані неструктуровані дані. Дуже важко витягти дані надійним та послідовним способом із чогось, наприклад, білого паперу PDF. Я думаю, що в наші дні дуже легко просунути AI у ваших продукт тому що це дуже захоплююча техніка. Істина полягає в тому, що документи були розроблені лише для споживання людиною. У них є безліч неструктурованих даних, які сучасні технології AI просто не можуть ефективно розшифрувати. Зважаючи на це, ми побачимо більше ініціатив щодо вилучення структурованих даних - таких як інформація про ціни, заголовки та імена - і це сприятиме більш значущому аналізу інформації для користувачів та менеджерів. Це надасть набагато більшу допомогу в плані підвищення продуктивності працівників, які знають.

PCM: Про що повинні думати малі середні підприємства (SMB), коли мова йде про DM?

ПРИКЛАД: Це гарне запитання, і малий бізнес повинен дуже багато роздумувати над DM. Foxit сам по собі не є великим підприємством; ми все ще самі SMB. І навіть тоді ми все ще бачимо величезну кількість інформації, що обмінюється в нашій організації та між нами та іншими компаніями. Відповідь на це полягає в тому, щоб створити повне рішення для документа, яке базується на хмарі та на веб-основі.

Багато малих підприємств можуть злякатися, коли говорять про DM. Вони повинні заплатити багато грошей, а також докласти чимало зусиль для розгортання, налаштування та обслуговування таких систем ДМ. Ми бачимо, що в недалекому майбутньому багато постачальників, включаючи нас тут, у Foxit, збираються надати повне рішення - не лише систему DM, але й інструменти продуктивності документів. У нас є проста у користуванні браузерна версія PDF, яка пропонує всі функції налаштування, як і будь-який інший продукт, але не потребує додаткової установки. Малі підприємства повинні бути зосереджені на прийнятті більш легких і розумних рішень для своїх PDF-операцій.