Організуйтеся: як використовувати зміни треку в документах google

Починаючи з 2014 року, Документи Google дозволяють людям відслідковувати зміни під час редагування чи співпраці у роботі з іншими. Можливість відстежувати зміни дає вам більше можливостей редагування двома способами. По-перше, ви можете редагувати власну роботу, не вносячи змін, якщо ви чи хтось інший захоче їх переглянути. По-друге, ви можете створити документ і поділитися ним з іншими, і вони можуть запропонувати зміни у файлі, які ви чи хтось інший можете бачити та приймати, відхиляти чи додатково змінювати. Це робить процес співпраці більш прозорим і простішим в управлінні.

Хоча багато людей називають цю функцію як "Зміни доріжок" - саме так вона називається в Microsoft Word, і це вже існує довше - Google називає це "Пропонуючи". Він працює аналогічно функції в Microsoft Office. Насправді, якщо ви імпортуєте Google Doc в Microsoft Word або навпаки, всі відстежувані зміни або пропозиції зберігаються і помітні.

Ось як користуватися пропозицією в Документах Google.

Як увімкнути режим пропозиції

Якщо ви пишете та редагуєте соло, або ви пропонуєте змінити чужі роботи, почніть з включення режиму "Пропонувати". На робочому столі шукайте у верхньому правому куті екрана значок пера та слово "Редагування". Клацніть по ньому та виберіть Пропонувати. На мобільних пристроях подивіться в меню налаштувань, де воно називається Запропонувати зміни. Увімкніть його.

Після ввімкнення функції "Пропонування" ваші нові зміни відображатимуться на сторінці як редагування, а не введений текст. Наприклад, кожне видалення виглядає як текст із закресленою. Введені вами нові слова з’являються у новому кольорі (у цьому випадку зеленому).

Для кожної запропонованої вами зміни, Документи Google створюють у правильному полі невеликий підсумок, який показує, хто запропонував зміни та що це таке. Ці підсумкові поля також дають вам та іншим редакторам повноваження приймати або відхиляти зміни, про які я детальніше висвітлююсь пізніше.

Як поділитися своїм документом

Якщо ви хочете отримувати запропоновані зміни від інших людей, спершу потрібно поділитися своїм документом і включити редагування. У верхньому правому куті на робочому столі натисніть синю кнопку Share. На мобільному пристрої параметр знаходиться в налаштуваннях у розділі Поділитися та експортувати. Ви можете поділитися документом лише з обраними вами людьми або створивши посилання, яке робить документ видимим для всіх, хто має це посилання.

Ось найважливіша частина: Ви повинні дати своїм співробітникам дозвіл на редагування. Виберіть "Редагувати" з потрібної опції.

Коли ваші співробітники отримують документ, вони повинні перевірити, чи вони пропонують, а не редагувати, щоб усі могли бачити зміни. Коли команди працюють таким чином часто, кожен буде звик бачити свої зміни на екрані і негайно дізнається, чи не ввімкнено функцію подання пропозицій. Якщо люди починають відслідковувати зміни, можливо, вам потрібно буде нагадати про них.

Як користуватися коментарями

Поширене правило редагування (яке весь час ламають) - ніколи не писати в документ те, що ви не хотіли б опублікувати. Наприклад, ніколи не ставте жарт як текст-заповнювач і ніколи не пишіть коментар в рядку. Питання та довші думки для обговорення належать до коментарів.

Щоб додати коментар, знайдіть піктограму на панелі інструментів, яка виглядає як поле мовлення зі знаком плюс у центрі. Крім того, ви можете виділити деякий текст, а кнопка коментування з’явиться у правій області. Клацніть по ньому, і ви можете додати свій коментар.

Коментарі з'являються у правій рамці поряд з усіма іншими відслідковуваними змінами. Співробітники можуть відповідати на коментарі, що дозволяє вам мати право обговорення в документі про зміни, які ви можете внести.

Як приймати, відхиляти та вирішувати коментарі

Після того, як всі пропозиції надійдуть, той, хто має останнє слово про роботу, може прочитати документ і прийняти або відхилити зміни.

Для коментарів у вас є можливість "вирішити" кожен. Якщо вирішити коментар, історія розмов видаляється назавжди та для всіх, тому переконайтеся, що питання справді вирішено, перш ніж натиснути цю кнопку.

Що бачать інші?

Що потрібно пам’ятати, коли ви пропонуєте зміни та коментувати документ, - це те, що бачать інші, якщо вони мають доступ до того самого файлу. Наприклад, якщо вони не відмовились, автор або автори-автори отримують повідомлення електронною поштою стосовно кожної вашої пропозиції та коментарів, які ви додаєте майже в режимі реального часу. Це означає, що якщо хтось пропонує редагувати, а потім змінити свою думку, автор все одно бачить оригінальну пропозицію електронною поштою. Це гидота

Я настійно рекомендую вимкнути ці сповіщення, особливо якщо у вас є процес редагування утруднений. Замість того, щоб мучити себе знаннями кожної маленької думки, яка перетинає розум ваших редакторів, перейдіть на Google Drive, натисніть значок шестірні та виберіть налаштування. У розділі "Сповіщення" переконайтесь, що обидва поля не встановлені.

Як користуватися історією версій

Інший інструмент, який не є суто частиною пропозиції, але, тим не менш, корисний для спільного написання та редагування - це Історія версій.

Подивіться у розділі Файл> Історія версій. З'являються два варіанти: назвіть поточну версію та перегляньте історію версій.

Ви можете використовувати Ім’я Поточна версія, щоб зберегти копію файлу, перш ніж відкривати його іншим людям для редагування. Таким чином, якщо щось піде не так, як співробітник забуде ввімкнути Пропонування, ви можете швидко і легко повернутися до попереднього проекту.

Інший варіант, див. Історія версій, показує вам збережені раніше версії файлу, позначені датою та часом. Ви можете змінити імена на щось більш описове, якщо це допоможе. Переглядаючи минулі версії файлу, ви бачите зміни, виділені іншим кольором. Це корисний інструмент для повернення годинника, коли, можливо, ви прийняли чи відхилили зміни, а тепер хочете, щоб цього не зробили.

Як порівняти документи

Останнім інструментом, який варто згадати, є новий під назвою Порівняти документи. Це під меню Інструменти (Інструменти> Порівняти документи). За допомогою цього інструменту ви можете порівняти два документи, щоб побачити, що між ними відрізняється. Це зручно для пошуку змін, які були додані (навмисно чи іншим чином) у ваш документ, чи то ви, чи хтось інший. Цей погляд також може підтягувати коментарі до файлів.

Якщо ви співпрацюєте з групою людей, які не звикли до групового редагування, ви завжди можете зберегти чернетку своєї роботи і порівняти її з відредагованою версією, щоб переконатися, що жодних змін випадково не проскочили.

Більше підказок Google Документів

Є кілька інших порад, які варто знати, якщо ви часто використовуєте Документи Google. Для початку не забудьте знати, як зберегти Документи Google в режимі офлайн. Таким чином, відключення Інтернету та інші несподівані події не порушать вашу роботу. Ви також можете зашифрувати документи Google, що зберігаються на Диску, ще одна зручна порада. Не забудьте також ознайомитися з нашим списком найкращих порад Документів Google.