Відео: Share a calendar - Google Apps Education Edition (Вересень 2024)
Ділові користувачі звикли до Outlook. Клієнт електронної пошти для більш ніж одного мільярда користувачів Microsoft Office на планеті став другою природою. Але деякі компанії виявляють, що це заощаджує їх гроші та обслуговування, щоб Google міг розміщувати їх електронну пошту, календарі та контакти, хоча це означає, що третя сторона матиме доступ до вмісту електронної пошти та націлених медійних оголошень у папці "Вхідні". Якщо ви можете використовувати Outlook за допомогою пошти Google Apps (насправді лише Gmail), вам не доведеться бачити ці оголошення, і ви отримуєте панель попереднього перегляду, сортування вхідних повідомлень, розширене форматування, параметри правої кнопки миші, соціальний роз'єм та більшість інші інструменти, які пропонує Outlook.
На щастя, Google Apps Sync для Microsoft Outlook дозволяє вам скористатися більшістю інструментів Outlook - але тільки для Outlook 2010 поки що. Якщо ви запускаєте Office 2013, ви все одно можете підключитися до облікового запису Gmail через IMAP, але це отримає лише пошту, календарі, завдання чи контакти. Використовуючи Apps Sync, Gmail емулює обмежену версію сервера Microsoft Exchange. Ви отримуєте більшість важливих речей - ваші контакти, події календаря, завдання та нотатки Outlook. Але деякі речі не синхронізуються, як, наприклад, чернетки, дати подання та нагадування, правила, підписи, форматування насиченого тексту, квитанції про доставку, додатки до календаря, нагадування про завдання та записи журналу. У цьому PDF-файлі від Google є вичерпний перелік того, що є і не синхронізовано.
Якщо ви можете жити з цими обмеженнями, і ваша компанія перейшла на Google Apps, то використання Outlook у вашій новій службі зв’язку - це проста проблема встановлення та запуску Apps Sync. Він сумісний з Windows 7, Vista, XP та Outlook 2003, 2007 та 2010 рр. Зауважте, що він не оновлювався ні для Windows 8, ні для Outlook 2013, версія включена в Office 365. І користувачі Apple Mac Outlook 2011: зовсім від удачі. Ми зв’язалися з Google з цього приводу і оновлюємо цю статтю, коли буде досягнутий прогрес. Ви можете отримати його тут. Це завантаження фактично надає вам дві утиліти - окрім Apps Sync, ви також отримаєте міграцію Google Apps для Microsoft Outlook, яка, як випливає з назви, дозволяє переміщувати наявні дані Outlook у Google Apps. Засіб міграції можна завантажити окремо, звідси.
Після завантаження утиліти переконайтеся, що Outlook не працює, а потім натисніть кнопку Завантажити Google Apps Sync - програма автоматично встановить програмне забезпечення після встановлення діалогового вікна контролю облікових записів користувачів.
Далі ви побачите невелике діалогове вікно із проханням увійти до свого облікового запису Google Apps. Це той самий логін, який ви використовуєте для Google Apps або для свого корпоративного акаунта Gmail.
Після успішного входу ви побачите досить складне діалогове вікно з прапорцями, щоб вказати, що ви хочете імпортувати. Це насправді трохи заплутано: у верхній частині діалогового вікна написано "Створити профіль Google Apps у Microsoft Outlook", це окрема проблема від імпорту. Якщо у вас є вже наявна поштова послуга, яку ви використовували в Outlook, вам потрібно встановити прапорець у верхній частині, щоб зберегти попередні повідомлення, контакти, календарі та нотатки.
Ви можете окремо перевірити та зняти галочку з будь-якої з цих підкатегорій, якщо ви не хочете зберігати все. Зокрема, ви, ймовірно, захочете зняти прапорці з видаленою та небажаною електронною поштою, які встановлені за замовчуванням. Діалогове вікно додатково дозволяє надсилати ваші дані використання в Google, щоб допомогти їм у забезпеченні якості. Є ще один варіант, який відображається при натисканні кнопки «Додатково» - вимкнення автозахисту. Це встановлено за замовчуванням і означає, що Google збереже копії всіх ваших старих повідомлень.
Далі натисніть кнопку Створити профіль. Якщо інсталяція пройшла правильно, ви побачите поле з повідомленнями про це. У вікні повідомлення також показано, як інструмент додає піктограму до системного лотка Windows, і пропонує кнопку, яка запускає Outlook.
Коли ви запускаєте Outlook, ви побачите поле Повідомлення про стан синхронізації, і ваш додаток Outlook заповниться усіма вашими папками та новими електронними листами. На локальну машину буде завантажено до 1 ГБ, якщо ви не зміните ліміт з опції Встановити ліміт розміру поштової скриньки.
Діалогове вікно "Стан" відкриється з цього моменту щоразу, коли ви запускаєте Outlook, якщо не зніміть прапорець внизу: "Відкрийте це вікно, коли запуститься Microsoft Outlook." Я рекомендую зняти цей прапорець, щоб запобігти появі цього відволікаючого діалогу постійно; ви завжди можете викликати його назад із піктограми лотка. Можливо, вам доведеться це зробити, якщо ви помітили відсутні листи, елементи календаря чи контакти. Кожна категорія синхронізації включає посилання Повторне синхронізація, яке може просто вилікувати ваші негаразди.
Тепер ви готові почати використовувати Outlook так само, як і завжди! Докладніше про поштовх Google на ринку корпоративних повідомлень читайте в нашому повному огляді Google Apps. Докладніше про Outlook читайте в нашому огляді Microsoft Office.
