Як ділитися файлами Google Drive

Ви створили файл на Диску Google, яким ви хочете поділитися з іншими людьми. Нема проблем. Одним із сильних моментів програмного забезпечення є його здатність грати добре з іншими.

Насправді існує так багато способів ділитися Google Документами, Таблицями та Слайдами, що процес може бути заплутаним. Ви хочете, щоб інші люди могли редагувати ваш файл або просто переглядати його? Вам потрібно надати їм доступ до прямої або статичної версії документа? Ваші параметри обміну залежать від відповідей на ці питання.

Google Drive складається з декількох програм, зокрема Документи для обробки тексту, Таблиці для електронних таблиць та Слайди для презентацій. Процес спільного використання в рамках кожної програми є досить схожим; нижче ми зупинимося на Документах Google.

Ви можете отримати доступ до Документів Google двома способами: веб-сайт Google Документів у вашому браузері; програма резервного копіювання та синхронізації Google на вашому комп’ютері; або додатки Google Документи для iOS або Android.

Поділіться живим документом

Ви тільки що створили та доповнили документ і тепер хочете ним поділитися. У цьому випадку ви хочете поділитися прямим документом з однією чи кількома людьми. Клацніть на кнопці Поділитися у верхньому правому куті (або натисніть на меню Файл та виберіть Надіслати).



Додати одержувачів

Введіть контакт Google або електронну адресу особи, з якою ви хочете поділитися файлом; ви можете поділитися файлом до 200 осіб або груп. Клацніть стрілку спадного меню та виберіть, чи бажаєте ви, щоб людина чи люди мали змогу редагувати документ, вставляти в нього коментарі чи лише переглядати його. Ви також можете додати нотатку до електронного запрошення. Натисніть Надіслати.

Якщо особа має обліковий запис Google, ваш електронний лист надсилається. Якщо ваш отримувач не має облікового запису Google, вам пропонується два варіанти. Ви можете надіслати запрошення, і в цьому випадку у людини є 14 днів для входу в обліковий запис Google, щоб редагувати, коментувати або переглядати документ.

Крім того, ви можете створити та надіслати посилання на ваш документ, і тоді ваш одержувач може переглядати документ без облікового запису Google, але не редагувати чи коментувати його.



Отримання запрошення

З іншого боку, ваш одержувач відкриває вашу електронну пошту та натискає кнопку, щоб відкрити в документах. Якщо у людини є обліковий запис Google, йому буде запропоновано ввійти в нього, щоб редагувати, коментувати або переглядати ваш документ у Документах Google.

Якщо особа не має облікового запису Google, і ви вибрали опцію надіслати посилання, документ відкриється в Документах Google, де людина може його прочитати, але не коментувати чи редагувати. Ця особа не може запитувати коментар чи редагувати доступ, якщо у нього немає облікового запису Google.

Якщо особа має обліковий запис Google і отримує доступ до документа з дозволом на його редагування, він може натиснути кнопку, що говорить у правому верхньому куті, та змінити параметр на "Пропонувати або Переглянути". Якщо особа звертається до документа з дозволом коментувати його, він може натиснути кнопку, яка говорить Пропозиція, і змінити параметр на Перегляд.



Отримайте спільне посилання

Щоб розповсюджувати пряме посилання на документ замість надсилання запрошень, натисніть кнопку "Поділитися" ще раз та натисніть на опцію "Отримати доступ до спільного доступу". Цей варіант зручний, якщо ви хочете в будь-який час поділитися документом з кількома людьми, як-от перекидання його на канал Slack.



Виберіть Дозволи

Натисніть спадне меню для "Усі, хто має посилання, може …", щоб вибрати належні дозволи. Тут ви можете надати отримувачам можливість редагувати, коментувати чи переглядати.



Копіювати посилання для спільного використання

Натисніть кнопку Копіювати посилання. Тепер ви можете вставити посилання в іншу програму, щоб поділитися документом. Одержувачам потрібно лише натиснути посилання, щоб отримати доступ до документа, але знову ж таки, їм потрібно буде увійти через обліковий запис Google протягом 14 днів, щоб редагувати або коментувати.



Немає входу в Google

Що робити, якщо ви хочете, щоб люди могли редагувати або коментувати документ, не входячи в Google? Знову натисніть кнопку Поділитися. Клацніть на спадному меню "Усі, хто має посилання, може …" та натисніть кнопку Додатково.



Параметри спільного доступу

Тепер ви можете грати з трьома варіантами спільного доступу. Перший варіант для публічного в Інтернеті дозволяє кожному отримати доступ до вашого документа в Інтернеті за допомогою правильного посилання. Ви можете встановити дозволи, щоб обмежити інших користувачів редагувати, коментувати або просто переглядати документ. Залежно від того, які дозволи ви вибрали, одержувачі можуть фактично редагувати, коментувати або переглядати документ, не входячи в Google.

Другий варіант для всіх, хто має посилання, дозволяє людям отримати доступ до вашого документа, якщо вони знають його URL. Цей варіант є трохи більш безпечним, ніж перший, залежно від того, наскільки ви очікуєте, що посилання поділиться.

Третій варіант для Off вимикає спільний доступ до посилань, тому лише документи, яких ви запрошуєте безпосередньо, можуть отримати доступ до документа



Розширені параметри спільного доступу

Далі, як можна легше поділитися посиланням на ваш документ або видалити спільний доступ взагалі? Клацніть на посилання для Advanced.



Параметри спільного доступу та дозволів

Тут ви можете поділитися посиланням через Gmail, Google+ (поки що), Facebook або Twitter. Ви можете переглянути дозволи для всіх, з ким ви поділилися файлом, або видалити будь-яку особу із спільного доступу до файлів. Ви також можете перевірити опцію, щоб запобігти редакторам змінювати доступ та додавати нових людей, а також відключити варіанти завантаження, друку та копіювання для коментаторів та глядачів.



Публікуйте в Інтернеті

Ми ще не закінчили. Існує більше прийомів обміну рукавами Google. Клацніть на меню Файл та виберіть Опублікувати в Інтернеті.



Налаштування публікації

У вікні Опублікувати в Інтернеті натисніть стрілку вниз для Опублікованого вмісту та налаштувань. Ви можете вирішити, чи хочете, щоб ваш публічний документ оновлювався щоразу, коли вносите зміни. За замовчуванням ваш документ буде опублікований як власна спеціальна веб-сторінка. Натисніть кнопку Опублікувати і відповідь "так", коли Google запитає, чи впевнені ви.

Ви також можете вставити документ, якщо ви хочете генерувати код, який дозволяє вбудовувати його в існуючу веб-сторінку. Потім ви копіюєте вбудований код.



Опублікована веб-сторінка

Ваш документ публікується як веб-сторінка, доступна кожному, хто має посилання.



Зупиніть публікацію

Щоб вимкнути документ як веб-сторінку, натисніть на кнопку, яка говорить "Зупинити публікацію".



Надіслати електронною поштою як вкладення

Нарешті, ви можете відправити електронний лист зі своїм документом у будь-якому з кількох форматів. Клацніть на меню Файл та виберіть Електронна пошта як вкладення.



Змінити формат файлу

У вікні вкладення "Електронна пошта" натисніть спадне меню "Вкласти як". Ви можете надіслати свій документ у вигляді PDF, Word-документа, файлу з розширеним текстом, HTML-сторінки, простого текстового файлу чи відкритого документа. Ви також можете вставити документ у самому електронному листі.