Як захистити ваші текстові документи Microsoft

Ви написали важливий або чутливий документ у Microsoft Word. І ви хочете зберегти його приватним або принаймні захищеним. Можливо, ви хочете переконатися, що лише ви та певні люди зможуть це читати чи редагувати. Можливо, ви хочете обмежити типи змін, які хтось може внести в документ. Можливо, ви хочете переконати читачів документа, що це остаточна версія. Ви можете зробити все це та більше, якщо знаєте, які інструменти використовувати в Word та як ними користуватися.

Остання версія версії Microsoft Word Office 365 пропонує кілька варіантів забезпечення вашого документа. Ви можете встановити документ для відкриття в режимі лише для читання, щоб запобігти випадковим редагуванням. Ви можете зашифрувати свій документ, щоб ніхто не мав доступу до нього без правильного пароля. Ви можете обмежити вміст, який можна редагувати в документі, і спосіб його редагування. Ви можете додати цифровий підпис, щоб переконатися, що ніхто не може познайомитися з документом. І ви можете позначити документ як остаточний, щоб люди знали, що він не змінений з моменту останнього його збереження.

Для цих хитрощів я використовую останню версію Word Office 365. Опції, які я висвітлюю тут, в основному працюють однаково в Word 2016, 2013 та 2010 рр. Однак, можливість позначити документ як остаточний і зробити його лише для читання - це два окремих варіанти в Word 365 і один єдиний комбінований варіант в інших версіях Word.

Захистити документ

Для початку відкрийте документ у Microsoft Word, який ви хочете захистити. Клацніть на меню Файл, а потім натисніть кнопку Захистити документ. У меню "Захистити документ" виберіть перший параметр " Завжди відкривати лише для читання" .



Лише для читання

Збережіть документ і знову відкрийте його. Word прошиває повідомлення про те, що автор хотів би, щоб ви відкрили це лише для читання, якщо тільки вам не потрібно вносити зміни. Клацніть Так, щоб відкрити документ у режимі лише для читання. Звичайно, кожен може сказати «ні» та відкрити документ у режимі редагування. Мета полягає в тому, щоб людям було легше відкривати документ як лише для читання, щоб зменшити шанси на внесення непередбачуваних змін.



Шифруйте паролем

Щоб вимкнути опцію лише для читання, відкрийте документ у режимі редагування. Клацніть на меню Файл та виберіть Захистити документ. У меню «Захистити документ» виберіть параметр « Завжди відкривати лише для читання» . Залишайтеся на тому ж екрані і знову натисніть кнопку Захистити документ. Цього разу виберіть опцію Шифрувати паролем .



Створіть пароль

У вікні "Зашифрувати документ" створіть пароль і натисніть "ОК". Обов’язково використовуйте складний, але пам’ятний пароль. Якщо ви забудете пароль, Microsoft не пропонує жодного способу його відновлення чи скидання, а це означає, що ви не зможете отримати доступ до документа. Введіть пароль ще раз, щоб підтвердити його. Натисніть кнопку ОК.

Збережіть і закрийте документ. Повторно відкрийте його. Введіть пароль для доступу до документа. Натисніть кнопку ОК.



Видаліть пароль

Щоб видалити пароль, натисніть меню Файл та виберіть Захистити документ. Клацніть на опцію Шифрувати паролем . У вікні "Шифрувати документ" видаліть точки, які закривають ваш пароль. Натисніть кнопку ОК. Збережіть і закрийте документ. Наступного разу, коли ви відкриєте його, вам не запитають пароль.



Обмежити редагування

Клацніть на меню Файл та поверніться до кнопки Захистити документ. Виберіть опцію Обмежити редагування .

Потім у вашому документі відображається панель обмеження редагування праворуч щодо обмежень щодо форматування та редагування. Тут ви можете надати людям дозвіл на читання вашого документа, а також вибрати, що вони можуть редагувати та як.



Обмеження форматування

Поставте прапорець Обмежити форматування лише до вибору стилів, щоб люди не могли змінити форматування документа через функцію стилів Word. Клацніть посилання для Налаштування. У спливаючому вікні "Обмеження форматування" всі стилі за замовчуванням дозволені. Ви можете зберегти це так, як є, змінити його на Рекомендований мінімум або змінити на Нічого. Якщо ви не впевнені, який параметр вибрати, виберіть рекомендований мінімум.

Ви також можете перевірити будь-який із трьох параметрів у розділі Форматування, щоб дозволити AutoFormat перекривати обмеження, блокувати можливість перемикання тем або блокувати можливість перемикання наборів QuickStyle. Якщо ви не впевнені, залиште ці параметри без позначення. Клацніть OK, щоб закрити вікно обмеження форматування.



Обмеження редагування

У розділі Обмеження редагування встановіть прапорець Дозволити лише цей тип редагування в документі. Клацніть спадне меню під ним. Тепер ви можете обрати один з чотирьох варіантів: відстежувані зміни вмикають Зміни треку для будь-якого читача документа та обмежують усі інші типи редагування; Коментарі дозволяють читачам вставляти коментарі у ваш документ, але не вносячи інших змін; Заповнення форм дозволяє читачам заповнювати створені вами форми, але не змінювати ці форми; і Ніякі зміни (лише для читання) переводять ваш документ у режим лише для читання, так що ніяких змін не можна робити. Виберіть потрібний варіант.



Винятки

Якщо ви встановите прапорець для коментарів або немає змін (лише для читання), ви можете створити винятки, щоб кожен зміг редагувати певні частини документа. У розділі Винятки встановіть прапорець Усі та виберіть будь-які частини документа, які ви бажаєте, щоб хтось міг редагувати.



Забезпечити захист

Нарешті, натисніть на опцію для Так, Почати посилення захисту . Введіть і введіть знову пароль і натисніть кнопку ОК. Збережіть і закрийте документ. Повторно відкрийте його. Елементи керування для редагування на Стрічці тепер недосвідчені. Клацніть у будь-якому розділі документа, дозволеного для редагування, і елементи керування стануть доступними.



Вимкніть захист

Щоб вимкнути захист, перейдіть на вкладку Огляд і натисніть на піктограму для обмеження редагування. Натисніть кнопку Зупинити захист у нижній частині панелі обмеження редагування. Введіть пароль і натисніть кнопку ОК. Потім зніміть прапорці для обмежень Форматування та редагування, які відображаються вгорі праворуч.



Додайте цифровий підпис

Клацніть на меню Файл та поверніться до кнопки Захистити документ. Виберіть опцію Додати цифровий підпис . Це говорить людям, які читали ваш документ, що ви та ніхто інший його не підписували, вказуючи, що ви були останньою особою, яка переглянула та зберегла його.



Підписання свідоцтва

Щоб створити цифровий підпис, вам знадобиться сертифікат підпису. Перший раз, коли ви робите це, Word миготить повідомленням: "Щоб підписати документ Microsoft Office, вам потрібен цифровий підпис, чи бажаєте ви отримати його від партнера Microsoft зараз?" Клацніть Так. Спливає сторінка підтримки Microsoft, яка допоможе вам знайти цифровий ідентифікатор. Спробуйте посилання різних постачальників, щоб отримати цифровий ідентифікатор. Потім натисніть на посилання на веб-сторінці, щоб додати або видалити цифровий підпис у файлах Office. Прокрутіть сторінку вниз, щоб дізнатися, як додати цифровий підпис.

Після отримання цифрового ідентифікатора поверніться до кнопки Захистити документ і знову натисніть на опцію Додати цифровий підпис . У вікні Підписати заповніть необхідні поля та натисніть кнопку Підписати. Вас можуть попросити підтвердити цифровий підпис. Натисніть кнопку ОК.

Ваш документ тепер цифровим підписом і зроблений лише для читання. Word пояснює, що документ був підписаний і позначений як остаточний, і якщо хтось підробляє його, підписи стають недійсними. Кожен, хто відкриє документ, побачить повідомлення про ваш цифровий підпис.



Позначити як остаточний

Нарешті, якщо ви не можете чи не хочете використовувати цифровий підпис, ви все одно можете позначити документ як остаточний. Клацніть на меню Файл та поверніться до кнопки Захистити документ. Виберіть опцію Позначити як остаточну .

Спливаюче повідомлення повідомляє вам: "Цей документ буде позначено як остаточний, а потім збережений". Натисніть кнопку ОК. З'являється ще одне повідомлення, яке повідомляє вам: "Цей документ позначено як остаточний, щоб вказати, що редагування завершено і що це остаточна версія документа. Коли документ позначено як остаточний, властивість стану встановлюється на" Остаточний "та введення, редагування команд та мітки коректування вимкнено. Ви можете розпізнати, що документ позначено як остаточний, коли на панелі стану відображається значок «Позначити як остаточний». Натисніть кнопку ОК.



Змінити все одно

Коли хтось відкриває документ, у верхній частині з'являється повідомлення: "ПОЗНАЧЕНО КРАЙНО. Автор позначив цей документ як остаточний, щоб відмовити від редагування". Також з’являється кнопка «Змінити в будь-якому випадку». Якщо хтось натисне на цю кнопку, він все одно може редагувати та зберігати документ. Але тоді документ показав би вас як автора, а іншу людину, як того, хто останній раз його змінив. Отже, кінцева мета тут - не зупинити когось від редагування документа, а сказати читачам, що документ є остаточним і що ви повинні бути як автором, так і особою, яка востаннє його модифікувала.