Організуйтеся: як захопити важливі дані за допомогою програм сканування та ocr

Додаток для сканування з оптичним розпізнаванням символів (OCR) незамінний для організації. Найкращі програми для сканування допоможуть вам захопити всіляку інформацію, наприклад, слайди презентації з наради, нотатки на дошці, візитні картки, не кажучи вже про важливі документи. Вони корисні і для інших цілей - від оцифрування паперових рецептів до економії гарантій.

Кілька років тому мені довелося отримати новий паспорт і в той же день скинути його на візу. Одразу після того, як я забрав паспорт, я подумав: "Ймовірно, я мав би мати його копію, перш ніж здати її". Я вийняв телефон і відсканував його. Звичайно, на візу пішло більше двох тижнів, а тим часом мені потрібні реквізити паспорта для купки документів. Добре, що у мене була розбірлива копія!

Як працюють програми сканування?

Коли ви використовуєте мобільний додаток для сканування, він не сильно відрізняється від зйомки. В ідеальній обстановці ви граєте документ на контрастному тлі і вказуєте на нього камеру телефону.

Потім програма сканування веде вас через процес. Зазвичай, це означає, що вирівнюєте краї документа з відсіками на екрані телефону. Тримайтеся стійко, як тільки можете, але не хвилюйтеся. Додаток налаштовується на легкі рухи. Сканування займає секунду-дві. Закінчивши, ви зазвичай бачите попередній перегляд документа. Потім програма зазвичай запитує, ви хочете додати більше сторінок або почати нову перевірку.

Можливо, ви думаєте, що можете пропустити програму для сканування і взагалі сфотографувати будь-які папери, які ви хочете зберегти в цифровому вигляді. Можна, але є два недоліки. По-перше, зображення навряд чи буде таким чітким, як сканування, тому ви ризикуєте не мати розбірливого тексту. По-друге, ви не можете шукати текст, що може вкрай важко знайти те, що вам потрібно пізніше.

Що слід сканувати за допомогою програми для сканування?

Давайте розглянемо приклади того, як можна використовувати додаток для сканування, щоб бути організованим. Після цього я поясню, які функції слід шукати в найкращих програмах для сканування та назву кілька додатків, які їх мають.

Візитні картки

Наступного разу, коли хтось вручить вам візитну картку, скористайтеся програмою для сканування, щоб захопити контактну інформацію цієї особи, а потім поверніть її. Ви покажете, як легко бути без паперів, а також збирати їхні дані в цифровому форматі, щоб пізніше нічого не вводити. Деякі програми сканування можуть виявити візитні картки та створити новий запис у вашому контактному додатку. Інші шукають LinkedIn, щоб запропонувати підключитися туди.

Дошки та презентаційні матеріали

На зустрічах більшість із нас хоче приділити кожному доповідачу всю свою увагу. Це важко зробити, якщо ми присідаємо до презентації чи дошці, сподіваючись не пропустити важливу деталь. Прекрасним рішенням є швидке сканування слайдів або інших матеріалів, оскільки вони з'являються, знаючи, що ви можете детальніше їх переглянути.

Документи на електронну пошту чи резервне копіювання

Хоча багато людей та організації із задоволенням надсилають вам цифрові документи, але випадків, коли ми стикаємося з папером, є ще багато. Скажімо, ваш банк дає вам важливий паперовий документ для підписання, але ви хочете, щоб ваш юрист спочатку перевірив його. Це прекрасний час для використання програми сканування. Скануйте кілька сторінок, щоб ви могли їм стати електронною поштою. Деякі програми для сканування містять інструмент, який дозволяє вам і цифрово підписувати їх.

Інші важливі документи, які ви хочете сканувати та створити резервну копію, включають записи про імунізацію, податкові документи та юридичні довідки (народження, шлюб, імміграція тощо).

Що шукати в програмі для сканування

Найкращі програми для сканування чітко фіксують ваші документи, роблять пошук тексту та допомагають зберігати готові файли в потрібних місцях. Ось що шукати:

Автоматичне виявлення країв

Відмінна програма для сканування та OCR автоматично автоматично знаходить краї ваших документів. Коли ви орієнтуєте камеру на папір, знаки обрізання, які ви бачите на екрані, повинні самостійно шукати край документа і підлаштовуватися під різні розміри. Отже, незалежно від того, ви скануєте аркуш паперу форматом А4 або візитну картку, додаток автоматично визначає це.

Параметри збереження та експорту

Найкращі програми для сканування надають вам параметри, де можна зберігати чи експортувати свої нещодавно відскановані тексти, такі як Google Drive, Dropbox чи інша послуга зберігання даних. Ви не хочете, щоб програма, яка змушує зберігати документи на новому місці.

OCR

Я згадував OCR у верхній частині цієї статті. Коли у вас є OCR, будь-які скановані слова стають текстовими. Ви також можете скопіювати та вставити текст або відредагувати його. Скажімо, ви скануєте рецепт і бачите, що він має помилку. Маючи справді хороший додаток для сканування та OCR, ви маєте змогу виправити помилку друку. Деякі програми можуть перетворити ваш остаточний текст у звичний формат обробки тексту, наприклад .docx. Інші дозволяють вам змінювати текст прямо в додатку, не спершу відкривати документ у текстовому процесорі.

OCR також дозволяє шукати текст документів. Це означає, що якщо ви хочете знайти свої записи про імунізацію, ви можете спробувати пошукати ім’я лікаря, щоб знайти файл. Вам не потрібно пам'ятати, як ви назвали файл. Якщо ви багато використовуєте для пошуку файлів, то вам обов'язково потрібен OCR.

Функціональність пошуку

Можливо, ви не надто організовані, коли справа стосується експорту та збереження файлів в інше місце. У такому випадку ви хочете мати змогу шукати вміст програми сканування для всього, що ви сканували та потребуєте. Відмінна програма для сканування матиме власну функціональну функцію пошуку.

Підтримка декількох сторінок

Дійсно хороші програми для сканування можуть сканувати кілька сторінок послідовно. Потім вони повинні легко зіставити всі сторінки в одному PDF-файлі. Найбільш висококласні програми для сканування також виправляють спотворення сторінок, наприклад, коли ви скануєте сторінки з книги і не можете їх зрівняти.

Ціна

Багато кращих програм для сканування та OCR мають безкоштовний рівень обслуговування та платний рівень преміум-класу. OCR іноді вважають преміальною особливістю. Ціноутворення скануючих програм та програм OCR - це трохи горіхи. Деякий час ви могли розраховувати заплатити від 4 до 7 доларів за гідне додаток. Зараз одноразові збори вдесятеро вищі. Хоча ціни на передплату є більш розумними, деяким людям потрібна програма сканування лише кілька разів на рік.

Найкращі програми для сканування

Тепер, коли ви зрозуміли, що можуть робити програми для сканування, і чому ви хочете їх отримати, ось кілька найкращих, які ви можете знайти. Я зосередив увагу на додатках, які пропонують сканування та OCR, а ваш текст можна редагувати. Існує безліч додатків, які просто сканують. Evernote Scannable та мобільний додаток Dropbox - два приклади. Але вони не дають вам остаточного тексту, який ви можете скопіювати, вставити чи відредагувати. Ці програми роблять.

Незалежно від того, яке саме додаток ви вибрали, ви побачите, що доступне для сканування додаток для сканування, якому ви довіряєте, допоможе вам оцифровувати документи та бути організованими.

ABBYY FineScanner

Безкоштовно; Про $ 4, 99 на місяць, 19, 99 доларів США на рік або 59, 99 долара разової плати

ABBYY FineScanner - це, можливо, найкращий та найдієвіший сканер та програма OCR для мобільних пристроїв. Він експортує файли в різні формати, дозволяє зберігати файли в більшості основних сервісів зберігання і навіть запускає OCR на більш ніж 40 мовах. Для отримання OCR вам потрібен обліковий запис Premium, який коштує 4, 99 долара на місяць, 19, 99 доларів на рік або 59, 99 долара США за одноразову плату.

Доступно на Android, iOS

Об'єктив Microsoft Office

Безкоштовно

Об'єктив Microsoft Office - це одне з небагатьох програм для сканування, яке є абсолютно безкоштовним. Це трохи повільніше і незграбніше, ніж інші програми з виявленням країв і обрізанням, але це робить роботу. У додатку є спеціальні режими сканування візиток і дошки. Для редагування сканованого тексту потрібно експортувати текст через Microsoft OneDrive, а потім відкрити його Word.

Доступно на Android, iOS, Windows

Scanbot 9

Безкоштовно; Про $ 4, 49 за перший рік, потім 22, 49 доларів на рік; або 69, 99 дол. США одноразово на iOS

Scanbot - відмінна програма для сканування та OCR. Зазначене, компанія нещодавно змінила свою модель ціноутворення з недорогих одноразових платежів на щорічну підписку або більш дорогу разову плату (69, 99 дол. США). Крім того, ціни дуже важко відстежити. У будь-якому випадку, Pro версію Scanbot варто розглянути, якщо вам потрібне швидке та точне додаток для сканування майже для будь-якого типу документа. Він має хороші інструменти для корекції та оптимізації кольорів, а також інші функції сканування, такі як сканер QR-коду та сканер штрих-коду. Ви також можете використовувати його для підписання документів, використовуючи не більше ніж пальцем і телефоном або планшетом.

Доступно для Android та iOS