Працівники домашніх офісів: армія віртуальних помічників

Цього тижня приємно отримати визнання Національного тижня малого бізнесу, але багато робітників на дому проживають життя малого бізнесу сім днів щотижня. Мене, проте, заінтригувало, що я знайшов компанію, яка підключає цих працівників до компаній, починаючи від домашніх підприємств та підприємств. Це спорядження на базі метро в Атланті під назвою eaHELP, яке відповідає працівникам домашнього офісу з компаніями з десятків галузей. Вони мають бізнес-клієнтів, починаючи від підприємств роздрібної торгівлі та цифрового маркетингового агентства до некомерційних організацій та університетів.

Я розмовляв з президентом компанії Трицією Скіртіно про те, як eaHELP ветеринує своїх віртуальних помічників і співставляє їх набір навичок з бізнесом. Ми також поговорили про те, які інструменти, стратегії та тип роботи в домашньому офісі потрібні для забезпечення здорових трудових відносин та віддаленої продуктивності роботи між віртуальним помічником та роботодавцем. Sciortino був першим віртуальним помічником, якого коли-небудь наймали на eaHELP, і знає з перших вуст, як керувати балансом між робочим та особистим життям працівника домашнього офісу.

PCMag: Розкажіть мені трохи про eaHELP.

Tricia Sciortino: Ми пропонуємо рішення, які ми називаємо віртуальними помічниками (VA) для дуже зайнятих лідерів. Ми - це те, що я вважав би штатною фірмою VA. Ми допомагаємо всім типам лідерів у різних жанрах - від солопренерів та підприємців до керівників корпоративних підприємств малого бізнесу - з рішеннями VA, які можуть становити від невеликого збільшення до п'яти годин на тиждень до майже повного робочого дня. Ми раді надати допомогу, яка дозволяє лідеру реально вийти з адміністративних частин бізнесу, і переживаємо, якщо зосередитись на бізнесі, мати справу з клієнтами або створити бізнес-план. Це виводить їх з турботи про деталі.

PCMag: Це Національний тиждень малого бізнесу. Чому малому бізнесу потрібен віртуальний помічник?

Sciortino: Я б сказав, що більшість наших клієнтів - це малі підприємства. Зазвичай ми вважаємо, що, як невелика компанія, вам, можливо, не потрібно буде наймати когось на місці на повний робочий день; вам може знадобитися лише п’ять або 10 годин на тиждень. Скажіть, це 10 годин. Вони заходять щоранку з 9:00 до 11:00, а потім пішли. Але з VA - ці години гнучкі. Ви можете використати 30 хвилин о 9:00, а потім 15 хвилин опівдні. Ви можете розповсюджувати свій час на день і тиждень, а також використовувати години неповного робочого дня в тому, що ви відчуваєте, як дуже повний робочий день, під час виклику.

PCMag: Як мені стати VA та працювати для eaHELP?

Sciortino: У нас на сторінці кар’єри є заявка, яку ми просимо наших кандидатів подати, і це розпочне процес вступу заявника до нашої команди з придбання. Ми приймаємо всіх наших претендентів через досить глибокий процес перевірки вмінь та навичок. Ми розбиваємо їх на дві категорії: м'які та важкі навички. І ми шукаємо те, що ми вважаємо великою глибиною в нашій лавці, тому що ми дуже навмисно ставимося до того, що наші клієнти спеціально відповідають більш ніж наборам навичок чи завдань.

Звичайно, ми оцінюємо технічні здібності заявників: на якому ПК вони працюють, у яких програмах вони мають доступ та навички, але ми також шукаємо м'які навички. Бути хорошим комунікатором важливіше, ніж якщо у вас є Microsoft Office. Ми хочемо, щоб люди, які мають чуйну чуйність, хороший професійний письмовий комунікатор - той, хто досить зацікавлений, ініціативний та винахідливий, щоб знайти відповіді, якщо їхній клієнт запитує у них те, чого ніколи раніше не робив. Окрім того, ми перевіряємо та підтверджуємо важкі навички, про які вони говорять, з деякими загальними завданнями VA, такими як управління календарем, управління електронною поштою та бронювання поїздки.

PCMag: Що потрібно працівникові домашнього офісу, щоб досягти успіху?

Sciortino: Перше, що завжди - це виділений робочий простір. Можливо, у вас немає додаткової кімнати у вашому домашньому офісі, але вам потрібна певна зона, яку ви називаєте своїм офісом, навіть якщо це куточок вашої вітальні або запасна спальня чи що завгодно. Ви можете сказати: "Я на роботі; я заходжу у свій офісний простір". Ми насправді для цього співбесіди і гарантуємо, що наші віртуальні помічники мають виділений простір і що вони працюють у тому, що ми називаємо "зоною, що не відволікає увагу". Якщо ви намагаєтеся працювати за своїм кухонним столом, і у вас проходять сім’я чи діти (або домашні тварини), це не вийде.

Друге, що я б сказав, це встановлення меж вашого робочого часу. Дуже легко завжди працювати, коли ти працюєш вдома, тому що ти не можеш залишити офіс; робота залишається в офісі. І ось, ви закінчили день, дуже легко перевірити електронну пошту ще раз, коли ви готуєте вечерю. Потрібно встановити час початку та час зупинки якнайкраще, як ніби ви працюєте в офісі. Для ваших особистих кордонів найкраще сказати: "Я буду робити це до 6:00 кожного дня", щоб уникнути вигорання або відчуття, ніби ти постійно працюєш. У мене дочка сказала мені: "Мамо, ти просто весь час працюєш?" і я подумав: "Так, вона права". Я дозволяв їй кровоточити.

Ще одна річ, яку ми могли б додати до цього, - це планування часу перебування поза межами вашого будинку. Це може бути дата обіду з сусідом, або він може працювати в Starbucks кілька годин на тиждень. Ви станете трохи божевільні і відчуєте, ніби вас заграють, якщо … ви цілий день прикуті до свого столу.

Заключна частина повинна бути навмисною щодо ваших технологій та інструментів, які допомагають вам працювати віддалено, будь то машина, яка може працювати з вашим навантаженням: чудовий комп’ютер, чудове програмне забезпечення, чиста машина, новіша машина. Але це можуть бути і такі речі, як використання програми, яка може допомогти вам поділитися з такими людьми, як Basecamp або Slack. Маючи хороші технології та бути по-справжньому комфортним за допомогою комп’ютера та нових технологій, це справді сприяє тому, що ви віддалений працівник.

PCMag: Що потрібно менеджеру, щоб працівник домашнього офісу був успішним? Я щойно розробив програму, яка "сприяє довірі між роботодавцями та працівниками". Скріншот проводиться кожні три хвилини. Це не здається занадто довірливим.

Sciortino: Ми розуміємо, що іноді важко комусь віддалено працювати з кимось, якщо вони до цього не звикли; потрібен час, щоб вибудувати ту довіру, що людина з іншого боку виконує ту роботу, яку ви просили їх зробити. Однак є речі, які ми рекомендуємо нашим клієнтам та клієнтам, які використовують комунікаційні засоби, щоб допомогти їм у цьому шляху. Ми радимо провести принаймні раз на тиждень відео-зустріч, щоб позбутися того, що потрібно зробити на цьому тижні, і що залишилося від минулого тижня, що ви можете побачити віч-на-віч, ви можете прочитати мову тіла. Це просто те, у що ми справді віримо; якщо ви збираєтеся працювати віддалено, вам потрібна веб-камера.

Також у нас є маса інструментів, які ми рекомендуємо допомогти людям залишатися в тісному зв'язку. Існують різні додатки, де ви можете ділитися робочими просторами, наприклад Basecamp, Asana, Evernote та Wunderlist, де ви можете бачити роботу людей, які роблять протягом дня (і додаючи замітку або виконуючи завдання). Дуже легко сказати: «Ей, давайте подивимось, де ми з цим проектом».

Тоді ми рекомендуємо такі речі, як додатки для вашого телефону, адже це дуже зручно для надсилання текстових повідомлень або використання таких програм, як Voxer або HeyTell (де це як швидкий вікі-токі, щоб надіслати голосовий нагадування).

Чесно кажучи, ми намагаємось не надто складно ставитись до культури та заохочення колективу. Ми використовуємо такі речі, як Facebook, і у нас є приватні групи для нашої команди, з якими ми залишаємось на зв’язку. Вони називають наш віртуальний охолоджувач води, задаючи одноразове запитання: "Ей, хлопці, будь-яка порада, чи має хто-небудь досвід?" Команда використовує один одного для допомоги.

Ми також розміщуємо щотижневі описи продажів: "Ей, команда, саме тут ми прямуємо. Гей, чудові кудо і крики". Наш віртуальний офіс - це приватна група у Facebook, і це був один з найбільших успіхів у командному будівництві для нас.