Організація: використовуйте папки, щоб розбивати робочий стіл

Організовуватися та залишатися організованими - це як схуднути. Короткострокові рішення не працюють. Ви повинні внести зміни в спосіб життя, яких ви та ваші працівники чи ділові партнери можуть дотримуватися в довгостроковій перспективі.

У цій серії я дам поради, як організувати свій бізнес та власні особисті дані. Попередня стаття пояснила важливість розуміння того, як ваш бізнес думає про інформацію. Тепер я покажу вам, як реалізувати цю основу на практиці з умовами і структурами іменування папок комп’ютера. Більшість підприємств реалізують ці структури папок або на своїх серверах, або в наборі для управління проектами, але вони однаково застосовні прямо на вашому власному робочому столі або в електронному поштовому клієнті.

Що таке папки, насправді?

Папки - це кістяк вашого бізнесу. Як і будова будівлі, вони підтримують все, що навколо них, від креативного дизайну до прямого функціоналу.

Я працював у семи різних офісах протягом своєї кар’єри. Команди, які мали чисті та здорові розумні структури папок, завжди були найкращими для подальшого успіху та зростання.

Зокрема, малий бізнес повинен зазначити цей факт: організована компанія - це та, яка може бути розвинена. Ви можете подумати, що оскільки зараз у компанії лише двоє людей, ви можете зберігати багато інформації в голові, а не відображати її в структурі папок. На жаль, коли настав час найняти нових співробітників та розробити свій бізнес, ви витратите багато часу, навчаючи їх своєю згорнутою системою. Ви витратите ще більше часу і грошей, виправляючи помилки, час і гроші, які потрібно витратити на зростання.

Структура вашої папки відображає структуру вашого бізнесу. Папки вкладені в інші папки в ієрархічній системі, яка повинна відповідати ієрархічному порядку вашої роботи.

Обговорюючи, як ви та інші люди у вашому бізнесі думаєте про інформацію (ви зробили цю частину, правда?), Ви, напевно, почали бачити якусь ієрархію. Я рекомендую замалювати цю структуру. Не має значення, якщо ви ескізуєте його на папері, в пунктах кулі або в примітці, наприклад Evernote для Windows (безкоштовно до 45 доларів на рік, 4, 5 зірки) або використовуєте програмне забезпечення для відображення розуму. Виклавши це в письмовій формі, ви допоможете зрозуміти, чи є невідповідності або перекриття.

Приклад структури

Структура вашого дизайну буде унікальною, але оскільки це надзвичайно допомагає побачити приклад, я покажу вам основний, який я використовую на своєму робочому столі.

Як письменник я в основному працюю над рецензіями на продукти. Коли я замислююся про огляди, то мені в очах є три категорії: 1) ідеї щодо перегляду продуктів, 2) статті, які вже тривають, і 3) огляди, які закінчуються. У межах категорії «готовий» я, як правило, пам’ятаю огляди за датою їх публікації, які я спрощую до місяця і року, тому що ніколи не буває занадто багато за один місяць, щоб я їх втрачав з поля зору. У категорії "ідеї" речі є настільки рідкими. Деякі ідеї охоплюють більше одного продукту, а інші стосуються однієї речі. Але те, що вони рідкі, не означає, що я не можу мати систему для організації їх організації. У межах категорії "незавершене" я думаю про назву продукту, який я рецензую. Тепер, як це перекладається на папки?

Ця система працює, тому що мені важливо бачити короткий знімок ідей та речей. Вони знаходяться прямо в назві папок, тому я бачу їх відразу, коли відкриваю свою папку "ОГЛЯД". Мені не потрібно бачити всі назви продуктів, які я закінчив переглядати, тому я складаю їх у папки відповідно до дати публікації. Усі назви папок узгоджуються. Коли статус проекту змінюється від незавершеного до закінчення, я перетягую його у відповідну папку, і умова його іменування є таким же, як і всі інші папки, які є в ньому. Наприклад, я можу перетягнути папку з римськими цифрами, наприклад, ii, до рівня c і d, не потребуючи перейменування, і вона впишеться прямо в систему.

Поради та рекомендації

Числа. Зверніть увагу, як місячні папки починаються з чотирьох цифр. Перші дві цифри - за рік, а другі відносяться до місяця. Мені подобається також бачити назви місяців, тому я підкреслюю їх наприкінці. Я великий прихильник використання чотири- або шестизначної цифри для дат з кількох причин. По-перше, я особисто схильний пам'ятати, коли щось сталося, тому мені легко знайти речі, якщо я можу їх шукати за датою. По-друге, папки завжди з’являються в порядку за датою, коли я сортую їх за назвою, оскільки в алфавітному порядку 1101 приходить до того, як 1102 надходить до 1103 тощо

Використання дат стає надзвичайно корисним, коли вам доведеться архівувати, про що я розповім у наступній статті про управління електронною поштою.

Теги. У своєму прикладі я використовую всі великі літери для папок, що починаються з "IDEAS_", тому що я хочу, щоб "ідеї" злипалися, коли я сортую за назвою. Я вважаю це тегами. Що стосується незавершених оглядів, я не турбуюсь про тег. Я просто називаю папку за назвою продукту. Якби у мене було більше 20 відгуків про продукт, то я, мабуть, змінив умову іменування своєї папки та додав би тег, щоб усі незавершені речі звисали разом. "IN-PROGRESS_", ймовірно, буде занадто довгим, але, можливо, щось таке просте, як "IN_" спрацює.

Виявляється, зокрема "IN_" не буде працювати, і ось чому: Коли я замальовував цілі структури папок, я вживав слово "in" в іншому місці, щоб означати щось дуже конкретне. Подивіться, як важливо спершу намалювати всю справу?

Унікальний. Однією з причин використання тегів та чисел є те, що це допомагає зберегти унікальні імена файлів. Ви ніколи не хочете, щоб два файли чи папки назвали одне і те ж, тому що якщо їх випадково перетягнути в одне і те ж місце, ви можете перезаписати інший. І, звичайно, це заплутано.

Спеціальні символи. Підкреслення - мій найкращий друг у конвенціях про іменування папок. Вони чисті та зберігають текст легко для читання. Деякі люди використовують пробіли та дефіси у своїх назвах папок - це ви самі. Що б ви не вибрали, завжди слідкуйте за тим, як символи впливають на алфавітне сортування імен. Іноді я використовую підкреслення на початку імені папки, коли я завжди хочу, щоб ця папка відображалася вгорі, наприклад "_DONE". Тоді я можу легко перетягнути все, що було завершено, до верхньої папки. Крім того, якби я хотів його внизу, я міг би назвати його "z_DONE".

Колір. Mac OS - це фантастичне те, що дозволяє швидко панувати кольорові папки клацанням правою кнопкою миші. Ви можете це зробити на ПК, але це незграбно. Я покладався на кольорове кодування, коли працював над дизайнерськими проектами, які дуже співпрацюють - ми з колегою позначили папки на спільному сервері як жовті, коли вміст був новим і ще не відшліфованим, помаранчевим після того, як файли пройшли першу фазу проектування, і так далі через фіолетовий, який вказував на те, що робота була виконана.

Яку б систему ви не впроваджували, дотримуйтесь її! Послідовність є ключовою для організованості. Пам'ятайте, що організованість, як перебування у формі, вимагає довгострокових змін способу життя, а не швидких виправлень. Наскільки це можливо і наскільки це має сенс, намагайтеся використовувати однакові основні принципи для всіх проектів, команд та відділів у всьому бізнесі.

Забирай

Кроки, які слід пам’ятати з цієї статті:

1. Накресліть структуру вашої папки перед її реалізацією.

2. Організуйте інформацію ієрархічно, думаючи про те, що вам потрібно буде бачити і знати на знімку, коли ви заглянете в папку.

3. Використовуйте букви, цифри та спеціальні символи у назвах вашої папки, щоб вони відображалися в розумному порядку.

4. Будьте узгоджені з умовами іменування під час створення нових папок.