Організація: по-різному думайте про дані

Організовуватися та залишатися організованими - це як схуднути. Короткострокові рішення не працюють. Ви повинні внести зміни в спосіб життя, яких ви та ваші працівники чи ділові партнери можуть дотримуватися в довгостроковій перспективі.

У цій серії я дам поради про те, як організувати свій бізнес та власні особисті дані, організувавши:

1. Як ваш бізнес думає про інформацію.

2. Названня конвенцій для папок та способів їх думати.

3. Іменування умов для файлів.

4. Обмін інформацією.

5. Як керувати електронною поштою.

Дієта для організації

Що стосується схуднення, то деякі люди вважають, що дієта з п’яти-шести невеликих прийомів їжі протягом дня працює на них, а інші потребують трьох прийомів їжі та між ними абсолютно не перекусити. Деякі люди купують членство в тренажерному залі (поштовх насправді може йти від грошей, які вони витратили), а іншим краще вписати невеликі прийоми фізичних вправ у свій розпорядок дня, як-от піднятися до сходів замість ліфта або їздити на велосипеді на роботу.

Справа в тому, що однакові рішення працюють не для всіх. Це те ж саме з організацією.

Шляхи розмірковування інформації

Організовуватися та залишатися організованим має бути життєвим завданням для вашого бізнесу. Кожен працівник та учасник щоденних операцій повинен мати можливість дотримуватися програми. Ваша система організації повинна складатися з практик, які вписуються у підпрограми кожного, будь то означає послідовно робити невеликі кроки, наприклад, видаляти непотрібні файли під час руху, або робити більші кроки за встановленим графіком, наприклад, резервування кожної п’ятниці вдень на прибирання з поштових скриньок.

Тому перед тим, як поставити себе та своїх колег на нову дієту для організації, знайдіть хвилину, щоб подумати про те, як ваша організація бачить інформацію про організацію. Деякі можливості:

• за датою чи місяцем, наприклад, коли щось вперше відбулося або планується завершити

• за назвою проекту

• за прізвищем відповідальної особи

• за фіскальним кварталом

Відповідність практиці дійсності

Важливо не намагатися вписати одну з цих організаційних систем у свій бізнес, якщо вона не відображає, як насправді працює ваша команда. Запитайте своїх колег, якщо їм потрібно було знайти конкретний документ, можливо, рахунок-фактуру чи договір, куди вони б спочатку шукали? Що ще важливіше, як вони виглядали б? Чи здійснюють вони пошук на своєму комп’ютері чи в мережі компанії за назвою продавця, датою, описом товару? Чи відкривають вони папку і знімають імена файлів, або сортують за датою, або сортують за типом файлу? Скільки часу їм потрібно, щоб знайти інформацію? Вони витрачають час, тому що шукають таким чином, що не допоможе їм швидко звузити результати?

Для цього вам не потрібна формальна зустріч. Просто заходьте і запитайте. Це займе у вас дві хвилини.

Відповіді може бути більше. Часом ви можете згадати місяць та рік, коли проект розпочався, тоді як ваш колега міг би вказати на назву проекту. І в обох випадках інформація не обов'язково є статичною. Можливо, проект мав кодову назву під час своєї розробки, а може, запустився пізно. У наступній статті про умови іменування папок я поясню, як реалізувати систему, яка може обробляти такі види невідповідностей.

Спати на ньому

Виконання цієї вправи має допомогти сформувати ваше розуміння того, як ваш бізнес має структурувати свою інформацію - але спати на ній день чи два, а потім спробувати ще раз, перш ніж приймати будь-які рішення чи зміни до існуючої структури. Іноді ми забуваємо, чому існують певні практики, і їх різка зміна може ненавмисно зруйнувати інше обґрунтування бізнесу.

Наприклад, я працював в офісі, де фрілансер укладає договори, де їх розбирають на дві фактичні підвісні папки файлів, одну на рахунки-фактури та одну на податкові форми. Мені здавалося набагато більше сенсу об’єднати їх в одне ціле. Чому два шафи файлів та дві папки обоє з написом "Doe, Jane?" Кожен раз, коли мені потрібен був доступ до рахунків-фактур, я зазвичай також потребував пошуку податкової інформації фрілансера. Чому б не просто спростити систему? Одна з причин, яка для мене зараз очевидна, але не була в той час, полягає в тому, що багатьом людям в організації потрібен доступ до рахунків-фактур, але мало хто повинен мати доступ до особистих даних, таких як номери соціального страхування. Це добре, що мій менеджер зрозумів це обгрунтування і зміг пояснити мені це ще до того, як я реорганізував всю систему.

Забирай

Перші кроки щодо усунення цієї статті:

1. Запитайте своїх колег і себе: "Як я думаю про нашу інформацію?"

2. Нехай відповіді мліють у вашій голові за день-два, перш ніж ви прийдете до будь-яких висновків.

3. Слід почати формуватися якась структура. Коли ви це зможете побачити, не переживайте, як реагувати на це поки що.

Пам'ятайте, що організовуватися - це як залишатися у формі. Нічого не зміниться протягом ночі, і важливіше зробити правильні зміни способу життя для вас і вашої організації - зміни, які будуть дотримуватися.