Організація: розумніший обмін даними

Комунікація є життєвою силою кожного бізнесу. І все ж занадто багато лідерів бізнесу, зіткнувшись із щоденними викликами, не помічають необхідності надання працівникам практичних способів обміну інформацією.

Що я маю на увазі під «обміном інформацією», це охоплює усне спілкування, письмову документацію, підтримку сервера, написання електронної пошти тощо. Для цієї статті я зупинюсь на електронних документах, але надзвичайно важливо врахувати, як відбувається обмін інформацією в організації та на всіх рівнях.

Важливість спільного доступу

Чому важливий обмін інформацією? Чим краще ваш обмін інформацією, тим ефективніше буде працювати ваш бізнес. Надання працівникам необхідної інформації, щоб досягти успіху на своїх робочих місцях і краще виконувати їх, також збільшує задоволення від роботи.

Коли інформація не надто обмінюється, підприємства працюють менш ефективно і витрачають гроші. Кожен раз, коли до колективу приєднується новий працівник - будь то в якості постійної заміни, тимчасової (непрацездатність, відпустка по вагітності та пологах), або в новій ролі - цій людині потрібно дізнатися величезну кількість про свою функцію роботи, а також про те, як бізнес діє. Коли працівники добре обмінюються інформацією, нові члени команди швидше навчаються того, що їм потрібно знати. І що вони насправді повинні знати, це як і де знайти інформацію, а не конкретні відповіді на запитання. Це принцип "навчити людину ловити рибу".

Однією з найдорожчих витрат у бізнесі є наймання через втрачений час на швидке отримання нових співробітників. Чим швидше співробітники з’ясують, як відповісти на власні запитання, тим швидше вони зможуть внести вагомий внесок у ваш підсумок. Ваша мета вдосконалити обмін інформацією по всій компанії - полегшити людям вирішення власних проблем. Ще одна мета - мінімізувати кількість разів повторення одних і тих же помилок. Уявіть, наскільки плавніше та вигідніше міг би працювати ваш бізнес, якби ви мінімізували ці витрати.

Типи інформації, що поділяються працівниками

Розглянемо декілька конкретних типів інформації, якими слід ділитися: процедурна документація, схеми організації персоналу, схеми робочого процесу, контактна інформація персоналу, контактна інформація з клієнтом та форми людських ресурсів. Ймовірно, ваш бізнес зробив форми персоналу легко доступними для всіх працівників - зазвичай тому, що цього вимагає закон. Що стосується всіх інших документів, то, ймовірно, вони застаріли або їх взагалі немає.

Натомість багато інформації, яка повинна бути записана, зберігається в чиїйсь голові, і це проблематично з кількох причин. Для початку одна людина ніколи не повинна бути єдиним зберігачем будь-якої важливої ​​для бізнесу інформації. Це занадто ризиковано. Якщо ця людина захворіє, покине організацію або обуриться людьми або практиками в організації, це може повернути бізнес на роки! По-друге, коли інформація зберігається в чиїйсь голові, а не на видимому місці, ніхто більше не може сприяти цьому. По-третє, інші люди, яким потрібна інформація, ніколи не впевнені, чи є у них найновіша версія. Причини продовжуються і продовжуються.

Одне з найдивовижніших активів робочої сили початкового рівня - це те, що вони знають, як шукати речі. Якщо їм потрібно щось знати (наприклад, як писати формули в Excel) і зможуть визначити основні терміни, які використовуються для його опису (наприклад, сума, продукт, пов'язані електронні таблиці), вони можуть знайти відповідь в Інтернеті.

Занадто часто бізнес не призначений для підтримки такого роду самодостатності. На робочому місці не завжди можна шукати відповідь. Іноді доводиться шукати людей і витрушувати з них потрібну інформацію, як я вже згадував у попередньому розділі. Відповіді не зберігаються в місці пошуку. Але вони повинні бути!

Надання людям спільного доступу

Якщо ви читаєте цю статтю і думаєте: "Моя справа в бур'янах. У ніколи не буде ні часу, ні ресурсів, щоб зайнятись такою роботою з бек-журналом", не бійтеся. Ось як ви розбиєте його на чотиришаговий керований проект.

1. Поясніть важливість спільного використання. На 15-хвилинній зустрічі прямо скажіть людям вашої організації, чому важливо мати спільний доступ до документів.

2. Відкладіть півдня на проект документації. Купіть кожному обід, якщо вам доведеться підсолодити угоду.

3. Якщо ваш бізнес складається в команди, кожна команда повинна зустрітися, щоб обговорити, які документи потрібно зібрати або оновити. Вони також можуть визначити пріоритет, які документи найважливіші для створення на основі того, які знання живуть лише в голові однієї людини.

4. Під час проекту на півдня щодня кожна особа буде відповідати лише за один документ. За складні процеси можуть відповідати двоє і більше людей. Мета проекту - створити документи, необхідні бізнесу, - не завершувати кожного цілком у той день.

Наприкінці південного проекту члени команди (або вся організація, якщо ваш бізнес невеликий), повинні поділитися між собою тим, що вони створили та як далеко вони дійшли. Переконайтеся, що всі розуміють, що всі документи мають стати живими документами.

Цей останній крок є вирішальним і заслуговує на слово-два пояснення.

Живі документи

Живий документ - це той, який змінюється з часом і зазвичай може бути змінений групою людей, а не лише одним адміністратором. Важливо, щоб усі, на кого впливають документи, мали змогу зважитись на те, як вони поводяться та що в них, навіть молодший персонал, який насправді може бути найбільш обізнаним щодо певних завдань.

Вся мета життєвих документів - зробити їх відкритими та прозорими для всіх людей, які потребують доступу до них - і не лише існуючих працівників, але й майбутніх співробітників.

Нещодавно моєму другові потрібно було виправити електронну таблицю, яку використовувала його організація для розрахунку витрат у відділі. Електронна таблиця містила неправильні формули, і особа, яка її створила, заблокувала файл - і вийшла на пенсію на кілька років раніше. Трохи розібравшись на спільному сервері, мій друг знайшов документ, до якого могли отримати доступ лише старший персонал, який містив пароль. Йому надзвичайно пощастило, що попередній працівник заздалегідь подумав перенести цю інформацію в місце, де потрібні люди могли її знайти. Однак навіть у цьому випадку було б краще, якби мій друг (і весь вищий колектив) заздалегідь знали, що цей документ із паролем існує, де він розташований і як його назвали.

Послідовність

Живі документи можна зберігати на спільних серверах або керувати ними як вікі. Якщо файли розміщені на сервері, вам потрібно буде розгорнути свої вказівки щодо іменування конвенцій, щоб люди додавали нові файли та папки на сервер (або архівували старіші файли), вони робили це послідовно. Якщо всі будуть на одній сторінці, імена будуть послідовними, і кожен зможе швидко знайти те, що потрібно.

Останнім кроком в обміні інформацією є надання доступних документів для людей, які їх потребують, і для цього вам потрібно повернутися до конвенцій про іменування файлів і папок. Навіть якщо ви створите вікі, вам захочеться створити якийсь стандарт для того, як сторінки іменуються та впорядковуються на веб-сайті.

Обов’язково поясніть усім працівникам, що застосовуються угоди про іменування та чому. Будьте зрозумілі, що ви хочете, щоб вони робили і чому. Ось кілька ключових моментів, які слід підкреслити:

1. Організованість допомагає нам досягти успіху як бізнесу, так і як команди.

2. Використання послідовних угод про іменування тримає всіх нас на одній сторінці та підвищує ментальність нашої команди.

3. Наявність системи економить ваш час, оскільки ви зможете швидко знайти речі.

4. Ви зведете до мінімуму власні помилки, такі як видалення даних або перезапис файлів.

5. У міру зростання організації ми зможемо ефективніше впоратися з новим бізнесом.

6. Коли ми наймемо нових співробітників, їхнє навчання займе менше часу, і введення їх у нашу схему мислення відбудеться швидше.

Забирай

Важливі ідеї, які слід відібрати від цієї статті, є:

1. Обмін інформацією має вирішальне значення для успіху бізнесу та вимагає участі кожного.

2. Живі документи можуть і повинні змінюватися з часом; живі документи повинні бути доступними для кількох людей, які можуть змінити їх, а також бути видимими для всіх людей, які покладаються на них, але теперішніх та майбутніх.

3. Документи, які позначені та зберігаються послідовно, легко знайти, і, таким чином, фактично будуть використані.