Організація: чудові поради щодо кращих імен файлів

Як ви та ваші колеги називають ваші файли, так само важливо, як і ви називаєте свої папки. Робити це розумно, систематично та логічно, з самого початку позиціонуйте свій бізнес на успіх, довгострокове зростання та стабільність.

Багато підприємств, які розглядають новий організаційний потік, швидше за все, мають величезні відсталі старі файли, які вони не хочуть перейменовувати (принаймні, не відразу). Нічого страшного. Ви повинні почати колись.

У багатьох випадках має сенс впровадити нову систему при запуску нового проекту, команди, фінансового кварталу чи року - незалежно від основних орієнтирів вашого бізнесу. Має сенс почати з важливого моменту частково через те, як ви будете мати справу з неорганізованими архівами. Через рік ви зможете без особливих зусиль знаходити та керувати всім останнім, що вам потрібно, але ви не зможете знайти такі старі речі, які передували вашій новій системі так само легко. Я дам вам кілька прийомів поводження з цими архівами, не витрачаючи місяці (або молодь на практику), щоб перейменувати їх усіх.

Імена файлів

Як і в папках, імена файлів повинні бути:

• унікальний

• вказує на те, що файл містить

• відповідно до того, як ваш бізнес думає про інформацію

• можливість сканування (людським оком) відповідно до того, як ви та ваші працівники знаходять інформацію

• природно впорядкований за алфавітом

• послідовний!

Унікальний. Надзвичайно важливо, щоб імена файлів були унікальними, особливо якщо ви працюєте в середовищі спільної роботи, особливо, якщо ви часто копіюєте файли на сервер. Якщо у вас немає системи для того, щоб зберегти унікальні імена файлів, ви ризикуєте їх перезаписати і втратити всі ваші дані. У середовищах спільної роботи звичайно навмисне перезаписувати файли. Якщо ви, як і я, пересвідчились на спливаюче попередження ("Ви впевнені, що хочете замінити існуючий файл на новий?"), Ніщо не завадить перезаписати неправильний файл, якщо він має однойменна назва.

Наприклад, скажімо, у мене є новий рахунок-фактура від Grey's Electronics під назвою Grays-računice.pdf, датований вчора. Я можу вставити його на сервер у папці Рахунки, і я можу отримати попередження про те, що файл з таким ім’ям вже існує. Я можу також припустити, що оскільки рахунок-фактура надійшла вчора, хтось інший подав його там, - але я просто зобов'язав бухгалтерію підписати цей рахунок-фактуру, тому моя повинна бути останньою, тому я замінюю стару. Вся справа розпадається, коли хтось просить мене пізніше того дня забрати попередній рахунок-фактура Грея, знаєте, той, що був два місяці тому … той, що має таку саму назву файлу, якої зараз немає.

Орієнтовний. Дуже нерозумно стверджувати, що імена файлів повинні вказувати, що вони містять, але я бачив, що це помиляється багато разів. Багато людей припускають, що коли вони вкладаються у папку, ця папка переймається більшою назвою категорії. Вони також помилково припускають, що найбільш релевантний вміст файлу для них також буде очевидним для всіх, кому потрібно отримати доступ до файлу. Візьмемо ще раз приклад виставлення рахунків. Скажімо, бухгалтерія знаходить рахунки-фактури трьома способами: номер рахунка-фактури, ідентифікаційний номер податкової служби та фінансовий місяць, в якому вона була сплачена. Бухгалтерський облік не міг би турбуватися про те, що це "рахунок-фактура Грея".

Я особисто використовую два основних ідентифікатори для всіх своїх файлів: числові дати та коди. Вдома я веду щоденник кілька разів на місяць. Усі текстові файли та фотографії, які я використовую у своєму блозі, класифіковані чотиризначною датою (YR MO) та класифікатором "bg" для "blog". Фото ринку в Монреалі, зробленого під час подорожі у вересні 2010 року, називається 1009bg_montreal_market.jpg. Чотиризначні цифри працюють для моїх файлів блогів, оскільки я пишу лише в середньому чотири-п’ять повідомлень на місяць.

Однак іноді у мене може бути десяток фотографій за певний місяць. У такому випадку я або кодую їх шестизначним числом, додаючи день до кінця, або скорочую якийсь інший означувач, щоб зберегти символи, щоб я міг додати більше описового тексту до назв файлів. Наприклад:

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg

Я знаю, перш ніж я навіть відкрию файли, що це обидві фото перців, які я розмістив у своєму блозі (bg), зробленому у вересні 2010 року (1009), у Монреалі (mnrl), на ринку (mrkt).

Ще одна хитрість, якщо ви багато подорожуєте, тому використовуйте код аеропорту для позначення місця розташування: YUL для Монреаля, LAX для Лос-Анджелеса, LHR або LGW для Лондона тощо.

Відповідно до процесу ділової думки. Як ви могли здогадатися з наведеного вище прикладу, я знаю, що можу розраховувати на свою пам'ять, щоб отримати інформацію за датою. Вирішуючи, як будуть працювати ваші конвенції про іменування, ви повинні знати, як ваш бізнес запам'ятовує інформацію. Але фініки також убивають двох птахів одним каменем. Вони кодують файл за тим, коли він стався або був значущим, і вас на півдорозі мають унікальні імена. Я ніколи не випадково відкрию фотографії з моєї подорожі до Монреаля з 2006 року, коли мені дуже хочеться фотографії з 2010 року, навіть якщо я обидва рази робив фотографії на ринках.

Я настійно рекомендую включати дату у імена файлів Єдине справжнє питання - яка дата є найбільш корисною для вашого бізнесу? Дата надсилання або оброблення рахунку-фактури або дата завершення роботи або підписання контракту? Власники бізнесу, керівники команд та керівники відділів повинні здійснювати остаточний дзвінок, але поговоріть з людьми, які спочатку виконують найбільшу роботу. Саме вони знають, що насправді має сенс.

Сканувати. Відкриваючи папку, ви хочете одразу дізнатись її вміст, не відкриваючи файлів і не косячись у вигляді мініатюр. Розробка правильної конвенції про іменування файлів включає в себе з'ясування того, яка ключова інформація є у кожному документі. Я стискаюся, коли бачу чийсь комп’ютер з файлом resume.doc. Яке резюме? Коли воно було оновлено? Це довга версія чи коротка? Куди воно буде відправлено? 1102_CV_marketing_digital.doc може бути резюме, яке висвітлює ваш досвід цифрового маркетингу, тоді як 1102_CV_short.doc може бути загальним професійним резюме, яке ви маєте намір оновити, подаючи заявку на юридичну школу.

Подумайте, наскільки продуктивнішими ви могли бути з вами та вашими колегами, з великою впевненістю знали, що міститься у кожному файлі до того, як ви його відкрили.

Природно впорядкований. Ще одна причина, яку я люблю використовувати дати як ідентифікатори, полягає в тому, що все буде в хронологічному порядку, коли папка сортує файли за іменем, як правило, за замовчуванням. Сортування за фактичною датою файлу повідомляє лише про те, коли файли востаннє оновлені, і це навряд чи буде основним, що ви хочете або потрібно знати. Якщо ви завжди ставите YR MO DA на початку імені файлу, ви завжди матимете порядок.

Послідовність. Раніше я робив аналогію, що організовуватися - це як залишатися у формі. Зміни не відбуваються протягом ночі. Нагороди приходять в довгостроковій, а не в короткостроковій перспективі. Вам потрібно внести зміни, які підходять саме вам і які триватимуть, а не стрибати на примхливій дієті. Коли ви зрозумієте, що знайшли рішення, з яким можете жити, дотримуйтесь його!

Розумна робота з архівами чи старими файлами

Ніхто не очікує, що ви реорганізуєте та перейменуєте весь свій архів даних. Це не цінний спосіб витратити свій час, і смішно думати, що ви навіть можете його зняти. То що ж робити з усіма тими неорганізованими файлами та папками минулого?

Продумувати всі ваші файли одразу неможливо. Ось чому вони неорганізовані! Найпростіший спосіб розпочати справу зі своїми архівами - це думати про дві групи: стару та справді стару. Як ви визначатимете старе та справді старе, залежить від вас.

Для мене "справді старий" означає, що я більш ніж на 99 відсотків впевнений, що більше не буду отримувати доступ до файлу - але це може статися. «По-справжньому старі» речі, для мене, також повинні бути не менше трьох років. Файли, які відповідають цим двом критеріям, готові архівувати на диск.

Звичайні "старі", як правило, відносять файли, над якими я працював протягом одного і трьох років тому. Вони залишаються на моєму жорсткому диску або сервері, де я можу отримати доступ до них, якщо мені потрібно, але потрапляю в папки року. У мене папки з написом "2010", "2009" та "2008."

Якщо розміщувати старий вміст у папках за роками, ви зможете проводити весняне прибирання. Ви коли-небудь намагалися ретельно очистити шафу, не спорожняючи її? Це не працює. Щоб організуватися, вам потрібен новий старт. Переміщення всіх ваших файлів у папки за роками дає вам такий чистий початок, не видаляючи нічого, що може насправді знадобитися. Потрібно побачити чисте і охайне вікно, перш ніж ви зможете організуватися!

Що ви робите з файлом, який охоплює кілька років? Вставте його в папку останнього року. Ви працювали над цим минулого року? Тоді воно має бути в торішніх папках. Якщо ви переживаєте, що не зможете його знайти, чому? Ваші файли вже безлад! Вам, мабуть, доведеться шукати файл у будь-якому випадку, і що це має значення, якщо він вкладений у ще одну папку?

Забирай

Важливими пунктами вилучення з цієї статті є:

1. Конвенція про іменування файлів, яку використовує ваш бізнес, повинна розуміти всі організації.

2. Конвенції про іменування файлів повинні допомогти людям швидко знаходити інформацію, скануючи імена або шукаючи дати та інші означувачі в імені.

3. Файли, які "впорядковані", простіше сканувати та сортувати.

4. Будьте узгоджені з умовами іменування.

5. Уникайте масштабного проекту капітального ремонту, просто архівуючи старі дані за роком.