Організуйтеся: який найкращий інструмент для організації зростаючого бізнесу?

"Який інструмент допоможе мені краще керувати своїм зростаючим бізнесом?" Читач на ім’я Рафаель написав мені минулого місяця, щоб задати це питання. Він читав про деякі найкращі інструменти управління проектами, програмне забезпечення для управління роботою, програми зв’язку та всі ті інші додатки для підвищення продуктивності, які мали намір зробити бізнес-бум. Але він не міг точно зрозуміти, який із насправді найкраще працює для управління його роботою.

"Я щойно почав працювати в невеликій фірмі з інвестицій в нерухомість", - написав він, - і їм справді дуже потрібна допомога в автоматизації своїх процесів. Вони керують матеріалами в основному електронною поштою (правда!), І планують розширювати, це не масштабована структура на даний момент. Я думав використовувати або Asana, або Проекти для роботи в команді для впорядкування операцій, і я хотів би зробити ваш внесок. Щоб дати вам певну перспективу, команда - це п’ять внутрішніх співробітників, які працюють з інвесторами, щоб купувати та продавати нерухомість ".

Далі Рафаель пояснив, що він вважає кожну власність як "проект", і хотів би мати можливість створити перелік завдань для кожного, який буде призначений працівникам у міру необхідності. Організації керують одночасно від 150 до 200 "проектів". І час від часу зовнішні гравці потребують розуміння процесу.

Він також сказав, що гнучкість та співпраця в команді мають надзвичайно важливе значення, оскільки вони є у багатьох компаніях. Але він здавався досить налаштованим на використання проектів Асани або Командної роботи. Ось моя відповідь:

Колода карт проти настільної гри

Подумайте про Асану як колоду карт, а проекти командної роботи вважайте настільною грою. З колодою карт ви можете грати в гру, яку створив хтось інший, або ви можете скласти власну гру. З настільною грою гра поставляється з правилами, і ви можете їх згинати, якщо хочете, але, загалом кажучи, настільна гра призначена для того, щоб грати з вами дотримуючись правил.

На мій досвід, Асані потрібен час, щоб правильно втілити її, але в кінцевому підсумку ви можете використовувати її як завгодно. Перші кілька днів будуть справді заплутаними для всіх, хто навчається користуватися системою. Причина полягає в тому, що вашій команді потрібно буде встановити правила, як ними користуватися. Немає правильного чи неправильного способу використання Асани.

Через кілька тижнів, сподіваємось, п'ять співробітників будуть на борту, і вони, ймовірно, почнуть коригувати свої правила в цей момент. Асана приймає проби та помилки. Також потрібно міцне спілкування в команді, щоб гарантувати, що всі користуються інструментом однаково.

Тепер поговоримо про проекти в командній роботі. Вам знадобиться певний час, щоб звикнути до проектів командної роботи, але з іншої причини. Люди вперше вивчатимуть усі можливості та вступлять у завдання. Ваша команда, швидше за все, створить купу шаблонів, які вони зможуть повторно використати для наступної продажу чи покупки. Але для проектів командної роботи головним є те, що ви будете обробляти кожну купівлю чи продаж нерухомості як проект.

Проекти завжди мають дату закінчення, а у вашому випадку це дата завершення. Зазвичай вони мають віхи, можливо, укладаючи контракти або отримуючи гроші на дескрипцію. А щодо проектів дати цих строків і віхи мають значення. Я не маю поняття, чи терміни мають значення для вашої команди чи ні. Чи говорить ваша команда такі речі, як "Давайте купимо цю власність до 1 жовтня" чи просто "Давайте купимо цю власність", не знаючи, скільки часу це займе? Якщо у вас встановлені строки, Проекти роботи в команді, мабуть, краще.

Інструменти управління проектами, такі як Проекти для роботи в команді, дозволяють створювати залежності між завданнями, щоб одна задача не могла відбутися, поки не відбудуться всі залежні завдання. Наприклад, якщо ви не можете перейти до контракту, поки не буде проведено інспекцію, це можливо встановити в Проектах командної роботи. З Асаною ваша команда може вибрати грати за цим правилом, але це не буде частиною самої системи. Ви можете використовувати обидва інструменти безкоштовно, щоб зрозуміти, як вони працюють, а потім оновити до платного акаунта, який матиме більше функцій.

Вибір інструменту

Через кілька тижнів я зареєструвався у Рафаеля, щоб побачити, чи прийняв він рішення, і як інструмент працює для його команди. Він вирішив спробувати проекти в командній роботі. Точкою продажу, за його словами, була здатність створювати залежності між завданнями. Налаштування зайняло певний час, як і очікувалося, але Рафаель також мав поділитися чудовими новинами:

"Одне з відкриттів, що варто згадати, - це пропозиція для запуску Teamwork Projects Startup, де вони безкоштовно надають стартапам програмне забезпечення на рік! Це було дуже корисно для кроку", - написав Рафаель.

Додаткові ресурси

Для пов'язаних порад див. 7 способів спростити управління проектами в проектах роботи в команді та використання Асани в бізнесі.

А докладніші рекомендації щодо бізнес-програм див. У розділі "Найкраще програмне забезпечення для онлайн-бізнесу".