Відео: Маленькое королевство Бена и Холли - Вылазка ⭐Лучшие моменты (Листопад 2024)
Власники малого бізнесу, працюючі професіонали та навіть деякі студенти часто грають роль менеджера проектів, навіть коли вони зовсім не підготовлені до цього. Управління проектами - це великий та серйозний бізнес, який має вдосконалені ступеня та сертифікати. Якщо ви не сертифікований прем'єр-міністр, проект і його асоційована команда легко під наглядом спіралі вийти з-під контролю, відхилитись від колії та перетворитись на абсолютно неорганізований безлад. Як ви тримаєте свій проект на курсі, якщо нічого не знаєте про управління проектами?
Це саме сталося зі мною кілька років тому в невеликій організації. Мене попросили керувати кількома оновленнями веб-сайтів та перезапусками (мене найняли як редактора). До складу групи входило декілька внутрішніх співробітників, а також досить багато зовнішніх підрядників, а також кілька неоплачених добровольців. І я нічого не знав про управління проектами.
Я високоорганізована людина, і це, мабуть, саме тому мене поклали на мене управління проектами. Але особиста організація - це не те саме, що управління проектами, і мій перший проект почався жахливо. Мені це стало жахливо, і моя невпевненість лише погіршила питання. Звичайно, я знав, як збирати інформацію, складати графік та поширювати його всіма зацікавленими сторонами, але я не мав уявлення, що ще маю робити.
Для всіх, хто не підозрює душі, які повинні мимоволі керувати проектами, я зібрав трохи мудрості від професійних менеджерів проектів, а також поділився кількома порадами, про які я також дізнався. Усі ці поради написані простою мовою, без жаргону ПМ, і вказують на найкращі практики, які є загальними, тактичними та практичними.
Переконайтеся, що частота зустрічей працює для всіх учасників. Залежно від розміру проекту та того, наскільки добре він проходить, частота зустрічей (або дзвінків для географічно розділених команд) буде різною. Щотижневі зустрічі або дзвінки часто є нормою, особливо при запуску, але частота залежить від розміру та строку проекту, і він повинен бути приємним і цінним для всіх сторін. - Том Траш, керівник проекту в Аптарі
Зробіть наради важливими. Майте порядок денний, дотримуйтесь порядку денного та закінчуйте достроково. Втрата часу проектної групи - один з найшвидших способів втратити впевненість команди. Якщо це статутна зустріч, переконайтеся, що вона залишається на зборах зі статусом і не перетворюється на сеанс захоплення чи мозковий штурм. А віддати вже виділені кілька хвилин часу - це швидкий спосіб повідомити, що ви поважаєте команду та їх час. - Білл Сандерс, керуючий директор Roebling Strauss, Inc. (цифровий проект та консультації з управління)
Виберіть правильний інструмент для зустрічей. Коли щотижневі телефонні зустрічі з виїзним підрядником виявилися малопродуктивними, я додав таблицю Google Диска до суміші. Він показав перелік помилок, які я виявив у проекті, та рейтинг того, наскільки важливим я вважав, що вони повинні виправити. Підрядник і я спільно редагували цей документ разом, розмовляючи по телефону. Іноді він навіть тоді і там вирішив невеликі проблеми. Організація «робочих зустрічей», де робота виконується під час самої зустрічі, з тих пір стала неоціненним доповненням до мого списку пропозицій про те, як продовжувати проект рухатися. Використання інструментів спільної роботи в режимі реального часу, систем відеоконференцій та старомодних зустрічей віч-на-віч, ноутбук-ноутбук - це всі варіанти. -Джилл Даффі
Якщо "все добре", продовжуйте копати. Заїзд є безцінним. Дуже часто я знаходжу результати зустрічі за реєстрацією у відповідь "все добре". Ось тоді я знаходжу відповіді на зразок "Це чудово чути, але, справді, проблем взагалі немає?" може допомогти вам виділитися, і де ви отримаєте зворотній зв'язок, яку можете використовувати. Це запитання, що подається далі, часто призводить до відповідей: "Ну, так, X добре рухався, але був цей маленький Y, який потер мене не так". Є багато людей, які просто не люблять скаржитися, тому менеджер проекту повинен копати глибше. - Том Траш
Ніколи не стріляйте в месенджер. Коли все піде не так, і вони стануть, ніхто не хоче сповіщати про погані новини. Якщо ви відомі тим, що реагуєте на погані новини нічим іншим, ніж позитивом, "Дякую вам за те, що ви звернули це на мою увагу. Тепер, як ми вирішуємо це?" Ви майже гарантуєте, що ніколи не отримаєте поганих новин рано. А отримання поганих новин на ранніх термінах дає вам набагато більше часу, щоб вирішити проблему та зменшити їх негативний вплив на проект. - Білл Сандерс
Нехай інші думають, що вони контролюють. Думаю, потрібна якась приправа, але одна річ, яку я вважаю цінною, - це навчитися контролювати, а інші дозволяють думати, що вони їдуть. Багато хто хоче відчути, що вони контролюють, і це добре, але прем'єр-міністр повинен зрозуміти, що вони в кінцевому рахунку відповідають за те, як виходить проект. - Том Траш
Запропонуйте користувачеві визначити критерії якості. У кожного постачальника є користувач, будь то інший член команди або кінцевий кінцевий користувач. Перш ніж власники цього товару зможуть точно оцінити час та ресурси, необхідні для його завершення, вони повинні знати, як буде оцінюватися якість та повнота результатів. Незалежно від того, чи має це форма повна технічна специфікація або аркуш якості критеріїв якості однієї сторінки, користувач повинен визначити це заздалегідь. Це одна з найпростіших доступних методик управління ризиками. - Білл Сандерс
Інструменти для керівників проектів
Окрім найпростіших багатоцільових бізнес-інструментів, таких як Excel та Outlook, PM-ad може виявити, що спеціалізоване програмне забезпечення для управління проектами насправді спонукає їх до кращих практик за допомогою інтегрованих функцій. Присвоєння відповідальності, оцінювання часу виконання завдання та підтримання зв’язку може бути простішим для запам'ятовування, якщо є інструмент, який провадить вас через ці рухи. Ось декілька, які ви можете використовувати для великих та малих проектів:
Існує набагато більше інструментів, які можна використовувати або керувати вибором під час управління проектом, а іноді найпростіші роблять роботу більш ефективно, ніж надійні, повнофункціональні. Якщо у вас є чудова порада щодо управління проектами чи програмою, яку рекомендують, залиште коментар нижче.
