Будьте організовані: припиніть боротися з електронною поштою з більшою кількістю електронних листів

Перевантаження електронною поштою - це величезна проблема продуктивності на робочому місці. Я весь час зустрічаюся з людьми, які скаржаться на електронну пошту, кажучи, що це переповнює їх, бажаючи, щоб вимкнено вимкнення всіх нових повідомлень, що надходять у їхні поштові скриньки.

Однак багато хто з тих самих людей виправляють електронну пошту таким чином, що вони в кінцевому підсумку загострюють проблему. Я бачу людей, які намагаються боротися з електронною поштою з більшою кількістю електронних листів, що, в свою чергу, генерує все більше електронної пошти. Оскільки вони занурені в нещастя з електронною поштою, вони зазвичай не можуть зрозуміти, що відбувається чітко, тому вони не мають уявлення, що вони роблять це гірше.

Є кілька способів, як я помітив, що люди стріляють собі в ногу, намагаючись боротися з перевантаженням електронною поштою.

Не використовуйте свою папку "Вхідні" як список справ

Перший приклад людей, які погіршують проблеми з електронною поштою - це звичайні листівки, як я люблю їх називати. Листові завдання залишають електронні листи у своїх вхідних скриньках, коли повідомлення або містить завдання, або запускає пам'ять призначеного завдання. Іншими словами, вони використовують папку "Вхідні" як список справ.

Подумайте, як люди зазвичай призначають завдання електронною поштою. Рідко це завдання чітко прописано в темі. Одержувач повинен відкрити та прочитати електронний лист, щоб знати деталі завдання. Однак, швидше за все, повідомлення не матиме всієї інформації, яка потрібна одержувачу, наприклад, термін виконання або інші деталі щодо завдання. Обмін повідомленнями вперед і назад уточнює завдання, і це в кінцевому підсумку створює новий фрагмент електронної пошти щоразу, коли це відбувається. Коротше кажучи, вхідні листи електронної пошти - це дуже бідні списки справ.

Інша проблема полягає в тому, що листівці, які займаються завданнями, потрібно постійно перевіряти кожну вхідну пошту, щоб побачити, чи містить вона завдання, а якщо цього немає, вони негайно позбавляються від пошти. Закінчені листки закінчують прополку безперервно.

Гірше, що звичайні листівки звикають перевіряти папки "Вхідні" для виконання своїх щоденних завдань, і часто вони часто надсилають електронною поштою нагадування про інші речі, які хочуть зробити.

Якщо електронна пошта - це проблема, чому ви хочете створити більше електронної пошти таким чином?

Однак, у густому порядку, справжні листівки не бачать, як їхня система погіршує справу. Вони часто стверджують, що використання своєї папки "Вхідні" як списку справ - це єдине, що працює. Але якщо ця сама людина відчуває себе перевантаженою електронною поштою, явно це не працює. Є кілька рішень, і я до них дістанусь за мить.

Зупиніть надсилання нюдової пошти

Нещодавно я говорив на корпоративному заході про управління електронною поштою. Щоб підготуватися до розмови, я поспілкувався з деякими працівниками та дізнався, що багато з них керують величезними обсягами електронної пошти, іноді 1000 повідомлень на день, використовуючи Nudgemail. Вони думали, що це ідеально здоровий спосіб управління потоком.

Nudgemail - це безкоштовний інструмент, який дозволяє вам відкласти електронну пошту, встановивши час, коли вона з’явиться у вашій вхідній пошті як нове повідомлення. "По суті" тут дуже важливе слово.

Більшість функцій відкладання, як-от у SaneBox або в кращих додатках електронної пошти, приховують оригінальне повідомлення з вашої папки вхідних, а потім знову з’являються як новий непрочитаний лист у вибраний вами час. Nudgemail працює трохи інакше. Коли ви використовуєте його для відкладання пошти, оригінал електронної пошти залишається у папці "Вхідні", а у верхній частині папки "Вхідні" з'являється нове повідомлення, у якому цитується вся нитка оригінального повідомлення.

Не зрозумійте мене неправильно. Nudgemail є прекрасним інструментом, і це чудове рішення за деяких обставин. Кожен, хто розглядає папку "Вхідні" як потік інформації, а не точку збору для зв'язку, яку потрібно обробити, може використати її. Але коли працівники кажуть мені, що велика кількість повідомлень у поштових скриньках не дає змоги виконувати свою роботу, і 20 відсотків їх повідомлень - це повторні повідомлення у формі нюдмейлів, це проблема.

Настільки ж, як звичайні листівки, можуть заперечувати факт того, що їхня система порушена, деякі користувачі Nudgemail перетворюють її на милицю. Вони настільки застрягли у своїх нинішніх звичках, що не можуть знайти кращого рішення.

Не відповідайте так швидко

Дуже часто відповідь на електронний лист - це спосіб визнати чуже повідомлення, не фактично рухаючи розмову вперед. Уявіть електронні листи колеги, щоб запитати вашу думку про презентацію. Ви ще не переглянули презентацію. Залежно від вашого робочого місця, може бути більш прийнятним швидко відповісти "Я не знаю. Я ще не дивився", ніж чекати дві години, поки ви не подивитесь і не сформулюєте думку. Коли ви швидко переходите до відповіді, навіть якщо повідомлення не є суттєвим, ви створюєте надлишки електронної пошти. Якщо культура компанії підштовхує вас до такої поведінки, вам краще повірити, що інші люди теж чинять це.

Людина, яка повільно відповідає на повідомлення електронної пошти, може сприйматись як ледачий або не командний гравець, навіть якщо очікування відповіді на електронне повідомлення - набагато більш логічний та продуктивний спосіб зробити це. Але це зовсім відстало, і вам потрібно відірватися від нього, якщо ви відчуваєте себе заваленим електронною поштою.

Що в кінцевому підсумку відбувається, це те, що люди відповідають на повідомлення просто, щоб передати долар. Скажімо, Радж запитує думку Сари про щось, і вона відповідає: "Не впевнена. Що ти думаєш?" Тепер м'яч повернувся до суду у Раджа, і наголос на ньому відповість хоч би так, щоб Сара отримала нове непрочитане повідомлення у своїй папці "Вхідні", що нагадує їй реально відповісти цього разу.

Інший приклад, який часто зустрічається для людей у ​​відділах підтримки, таких як ІТ, - це те, що вони встановлять загальну адресу електронної пошти для службовців, щоб подати довідкові квитки, наприклад, коли працівник боїться, що її комп'ютер зламаний, і їй потрібно швидко отримати допомогу, вона може забути про загальний електронний лист і замість цього надіслати електронною поштою людину, яку вона знає в ІТ. Чи повинен цей ІТ-людина піклуватися про проблему? Ігнорувати електронний лист? Відповідь і скажи працівниці, що їй потрібно використовувати правильну адресу ІТ-допомоги? CC її начальник? Що правильно робити?

Часто реакція, що підживлюється панікою і розчаруванням, просто породжує більше електронної пошти (і створює напругу). Знову ж таки, це приклад культури компанії, що створює очікування швидкого реагування, що є корінною проблемою. Але ви можете відірватися від цього шаблону, не порушуючи спокою і в результаті створювати менше електронних листів.

Рішення для надмірної електронної пошти

Як ми припиняємо генерувати зайві електронні листи? Деякі рішення прості та швидкі, і людина може їх зробити без підтримки компанії.

У попередньому прикладі персонал з інформаційних технологій, ймовірно, міг би вирішити проблему в розрізі, спілкуючись віч-на-віч (або телефонний дзвінок із віддаленим співробітником), а не відповідаючи електронною поштою. Якщо особа, що займається інформаційними технологіями, відповість електронною поштою, нужденний співробітник, швидше за все, не прочитає її дуже уважно. Пам'ятайте, вона вже підкреслила свою проблему з комп'ютером. Це може здатися дуже низькотехнологічним, але протистояння колезі віч-на-віч, спокійно та професійно допоможе їй запам’ятати правильний протокол подання довідкових квитків у майбутньому, особливо якщо особа, що займається інформаційними технологіями, пояснює, що будь-які інші роботи мали пріоритет на мить. Пояснення особисто проходить довгий шлях.

Ще один спосіб зупинити створення надлишкової електронної пошти для себе - це знайти хороші інструменти для помічників електронної пошти, які допоможуть вам скоротити електронну пошту у своїй папці "Вхідні", а не поширювати її, як це робить Nudgemail. SaneBox (близько 7 доларів на місяць) - це рішення, яке я рекомендую. Mailbird - це програма для клієнтів електронної пошти, яка постачається із можливістю затримки та іншими функціями, які також можуть допомогти.

Перестаньте використовувати папку "Вхідні" як свій список справ, як для особистих завдань, так і для роботи. Зараз існує дуже багато чудових інструментів, які набагато краще призначають завдання, відстежують їх, оновлюють деталі про них тощо, що не покладаються на електронну пошту. Мені подобається Todoist, хоча Wunderlist також чудове додаток.

Якщо ви зможете переконати свою робочу групу чи відділ підібрати кращий інструмент для виконання завдань, ви дійсно будете в набагато кращій формі. Окрім додатків для управління проектами на повну силу, є й інші програми для спільної роботи, які легкі, прості у використанні, швидші у налаштуванні, і вони можуть бути кращим рішенням для завдань вашої команди.

Докладніше див. Інші мої поради щодо зменшення перевантаження електронної пошти в офісі.