Будьте організовані: інтерв'ю з michael naef of doodle

Я вперше зіткнувся з Doodle.com кілька років тому, працюючи з десятком або близько волонтерів над проектом. Учасники були розкидані по всьому світу - Індія, Ізраїль, Сінгапур, Каліфорнія, Массачусетс - і нам якось довелося знайти час, коли більшість із нас зможе зустрітися в Інтернеті, щоб обговорити проект. Один з добровольців надіслав посилання на Doodle.com, і відтоді дати та часи зустрічі зійшлися як магія.

Doodle - це безкоштовний веб-сайт і сервіс, який робить планування таким же простим, як і створення опитування. Ви запрошуєте людей до опитування, і вони просто відзначають час, коли вони доступні для зустрічей, виходячи з ряду варіантів, які надає автор опитування. Це мрія про ефективність.

Майкл Наеф (також написано Näf) заснував Doodle в 2007 році і є генеральним директором компанії, що знаходиться в Цюріху. Нещодавно я мав задоволення поговорити з ним про те, як Doodle працює як інструмент, що сприяє організації та ефективності. Він також поділився деякими власними порадами щодо того, щоб бути продуктивними та організованими.

Спочатку короткий огляд того, як працює Doodle.com:

Джилл Даффі: Я величезна шанувальниця Doodle, і, можу сказати, я відчуваю, що я весь час представляю це людям. Це проблема, отримання слова?

Майкл Наеф: З одного боку, ми робимо дуже добре. Зараз у нас більше 15 мільйонів користувачів щомісяця. Тож це приголомшливий успіх і дуже хвилює нас. Але з іншого боку, існує ще багато потенціалу, якщо врахувати, що майже всі повинні робити планування в той чи інший момент.

Наш найкращий механізм комунікацій - це інструмент, сама послуга, оскільки вона має вбудовану вірусність. Ви залучаєте інших людей на платформу шляхом планування, тому що вам потрібно запросити людей взяти участь у вашому опитуванні, яке ви надсилаєте.

JD: Ось, звичайно, я дізнався про це. Розкажіть про досягнення продуктивності в витрачанні менше планування часу, використовуючи такий інструмент, як Doodle.

М.Н .: З цим пов’язане нещодавнє дослідження, яке ми зробили. Пару років тому ми провели дослідження, в якому вивчили, скільки часу потрібно людям для організації своїх зустрічей щотижня. Ми виявили, що люди зможуть заощадити до половини дня щотижня, якби вони могли витратити весь час, витрачений на організацію зустрічей.

Це нове дослідження, яке ми використовували, щоб дізнатися, що саме планування в Інтернеті допомагає вам заощадити за часом, порівняно з класичними засобами, такими як електронна пошта або телефонні дзвінки. Ми виявили, що ви можете заощадити до двох третин часу, який вам потрібно запланувати, просто вийнявши координацію людини з циклу та зробивши весь процес більш ефективним та менш нервним.

JD: Яка середня кількість людей у ​​будь-якому графіку зустрічей?

М.Н .: У нашому випадку середнє значення становить десь від п’яти до шести. Саме там ви починаєте економити, можливо, половину часу, який вам знадобиться запланувати [порівняно з плануванням по електронній пошті чи телефону], і ви економите все більше і більше часу, чим більше людей бере участь. Насправді ми бачимо багато запланованих опитувань на десять людей, 20 людей, до сотень людей.

JD: Я думаю, якщо у вас є лише два-три людини, вам не потрібен інструмент для розкладу. Тоді може бути простіше просто поговорити з людьми та заощадити час таким чином.

М.Н .: Це часто так. Це дуже правда. У випадку з двома людьми у нас є інструмент для планування один на один. Він називається MeetMe, і він працює трохи інакше. Ви публікуєте свої вільні та зайняті часи у невеликому календарі, який публікується за вашою особистою URL-адресою на Doodle.com.

Тож у моєму випадку це Doodle.com/myke. Ви можете опублікувати його, і якщо люди захочуть зустрітися з вами, вони можуть просто йти вперед і робити пропозиції [у вашому календарі], з великою ймовірністю, що у вас буде час, оскільки вони можуть побачити ваші вільні місця. І тоді ви можете прийняти, відхилити або проігнорувати запит.

Це правда, що для трьох людей ви все одно можете досягти результату електронною поштою або телефоном, але я вважаю, що цей метод не такий швидкий, як використання інструменту, такого як Doodle.

JD: Чи пов’язаний цей календар з будь-якими іншими інструментами, такими як Outlook або Google Calendar?

МН: Так, так і є. Все, що ми маємо в Doodle - у нас також є інструмент для вирішення зустрічі з клієнтами під назвою BookMe, який дозволяє зробити його ще на крок вперед, скажімо, до студії масажу чи чогось іншого - всі ці продукти пропонують інтеграцію в календар. Все це базується на одній і тій же технології в нашому кінці. Це одна з переваг. Якщо ви коли-небудь заповнюєте свій календар, будь то Outlook або iCloud [підтримка iCloud лише нещодавно запущена] або Календар Google, після підключення до цих календарів ви можете використовувати їх у всіх службах, які ми надаємо. Це зробить весь процес більш легким і легшим для вас.

JD: Я хочу на мить підтриматись до більшої картини і поговорити про продуктивність в цілому. Днями репортер запитав мене, чи ми одержимі продуктивністю, і я думаю, що це особливо стосується американців. Починаючи з 1970-х, коли ми працювали над комп'ютерами на робочому місці, ми думали, що ми станемо настільки ефективнішими, що ми можемо навіть отримати більше часу назад і, можливо, навіть мати чотириденний робочий тиждень. І я знаходжу, що це зовсім не так. Ми стали одержимими продуктивністю в цьому прагненні працювати більше, давати більше результатів, заробляти більше грошей для компанії - мені було цікаво ваші думки з цього приводу.

МН: Це якась широка тема [сміється]! Ми відчуваємо це і в Європі. Я думаю, що це, безумовно, тенденція в Сполучених Штатах, але у всіх дуже індустріально розвинених країнах та менталітетах, де люди також прагнуть бути продуктивними, досягати речей.

Також з рухом "кількісно оцінене", де ви намагаєтеся виміряти все, що ви робите, і намагаєтесь оптимізувати. Я думаю, що там є певна небезпека, що петлі стають все коротшими і коротшими, і це стає дуже напруженим для людини. Люди повинні знати про те, де їх сильні сторони та де їхні межі, щоб вони знали, коли уповільнити чи коли прискорити, коли це потрібно чи регулярно.

З іншого боку, я думаю, що це дуже позитивна тенденція, що багато хто з цих більш виснажливих завдань - будь то планування події, пошук рейсу, пошук зв’язків у поїзді або пошук речей в Інтернеті - будь-що, всі ці важкі завдання вони стають набагато простішими та допомагають заощадити час. Я думаю, що завдання полягає в тому, щоб інвестувати цей заощаджений час не тільки на підвищення продуктивності праці, але і на підвищення якості життя особисто для вас. Існує делікатний баланс між тим, скільки роботи ви хочете виконати, якою роботою ви даєте та скільки приватного життя вам потрібно. І скільки потрібно сірої зони між цими двома, і це врешті дуже особисте рішення.

JD: Я вважаю, що все більше людей вважають за краще змішане життя, вони хочуть, щоб їх особистий календар та їхній професійний календар були єдиним. Я, звичайно, Doodle багато використовую в соціальних цілях, мабуть, більше, ніж для роботи. Як ви сказали, підвищення продуктивності праці призводить до певної користі для проведення вільного часу та зменшення стресу.

Однак є й інші приклади продуктивності, які створюють порочний цикл спроб зробити вас більш продуктивними, щоб ви просто продовжували працювати.

М.Н .: Завжди є ці два різні погляди. Там приватне життя і життя, і це розмова про баланс між роботою і життям. Це знову ж дуже особисте запитання: чи ви вважаєте, що робота та життя - це дуже окремі речі, і вам потрібно балансувати між ними, чи потрібно поєднання цих двох сфер вашого життя в правильному ритмі для вас як особа.

ДД: Розкажіть мені більше про дослідження, яке ви провели. Ви знайшли щось дивне?

МН: Ми не були здивовані самим результатом. У нас було багато анекдотичних доказів того, що Doodle допомагає людям виконувати роботу та допомагає людям економити час, і це був також наш власний досвід, коли ми використовували цей інструмент. [Результати дослідження] були просто більш систематичним доказом того, що це дійсно так.

Що нас справді здивувало, було різницею. Якщо ви подивитеся на таблицю, яка показує, скільки часу використовується, люди, які планують без інструменту, витрачають від 90 до 120 хвилин, щоб запланувати щось з десятьма до 15 учасниками. З Doodle в цьому експерименті їм потрібно лише півгодини, і це величезна економія часу, яку я б не очікував.

JD: Чи можете ви поділитися якоюсь організаційною порадою чи практикою, якою ви особисто користуєтесь? Це не обов'язково має стосуватися планування.

МН: Пару років тому я прочитав книгу "Отримати справи". Це була дуже продумана для мене книга. Я не використовував усіх прийомів, які він описує. Але однієї техніки, якої я дотримуюся, є вилазити все з голови і в корисні системи та надійні системи.

Сьогодні я суворо працюю з календарями та списками справ. Більшість з них виводить з мене всі ці маленькі завдання і звільняє мою голову для більш продуктивної роботи. Знаючи, що у мене є надійна система, яка буде нагадувати мені, коли потрібно щось робити - це допомогло мені зробити набагато більше, зробити свій робочий день набагато продуктивнішим. Але це також звільняє мій розум. Маючи вільний розум для вільного часу та для всього іншого, що я роблю, а не думати: "Я не повинен забувати те чи інше".

JD: Мій партнер є менеджером з операцій, і він може в будь-який момент від 100 до 150 завдань у своєму списку справ. Він сказав мені: "Я тримаю в голові найважливіші, бо переживаю за них, а решту я зберігаю в електронній пошті". Я намагався пояснити йому, що це стрес для нього. Коли завдання знаходяться не в чіткому місці, де ви можете їх побачити, вони створюють стрес. Але як тільки ви переходите до надійної системи, якій можете довіряти, ви знаєте, що все буде присутнє, коли вам це потрібно.

Хоча він хоче перейти до нової та більш організованої системи. Я підрахував, що у нього буде близько двотижневого періоду хворобливого переходу. Ви відчували щось подібне? Коли ви перейшли на GTD, чи відчували ви біль при переході?

МН: Я пережив не так вже й багато перехідного періоду, але пережив психічні перешкоди. Перш ніж я впровадив систему у свою робочу практику, я не дуже вірив, що вона буде працювати в кінцевому підсумку, або що я можу постійно її оновлювати, або що це дійсно буде надійною системою, яка допомагає мені пройти через дні і через тижні. Це зайняло у мене досить тривалий час, пару тижнів, поки я не вирішив: «ну давайте просто спробуємо». А потім я витратив один день на налаштування системи. Зараз у мене навіть немає папок електронної пошти. Зазвичай у мене просто порожня папка "Вхідні", і я вкладаю все важливе у свій список справ. Це почалося досить добре.

Я навіть спростив систему за пару місяців. Сьогодні це дійсно дуже проста система для мене. Найкращим доказом цього є те, що більшу частину днів я не знаю, що проходять, зустрічі та інші події в календарі, які я з'являюсь на наступний день або на наступний день після цього, оскільки система достатньо організована, щоб все вийшло. добре, і я нагадаю. Зазвичай я дивлюся лише вранці свій календар, щоб побачити, що відбувається сьогодні.

JD: Які додатки та послуги ви використовуєте?

МН: Пам’ятайте, що молоко дуже важливо для мене, щоб я міг робити свої завдання. Я використовую веб-систему, а також додаток Android, щоб записувати все, що спадає на думку під час зустрічі або під час спілкування. Замість того, щоб намагатися запам'ятати, я просто записую це.

Інший - Календар Google. Все, що є справді датою та часом, є там. Там багато календарів, як для мого приватного життя, так і для роботи.