Організуйтеся: як скопіювати контакти з однієї програми в іншу

Де ваші контакти? Чи є вони у програмному забезпеченні для управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM), в обліковому записі електронної пошти, у вашому телефоні чи в додатку для маркетингу електронної пошти, наприклад MailChimp? Ваші списки контактів можуть бути розповсюджені по всьому світу. Гей, буває. Іноді вам потрібно очистити їх, злити їх або просто скопіювати свою базу даних людей та їх контактну інформацію з одного місця в інше.

За великим рахунком, існує три способи копіювання контактів з одного місця в інше.

1. Синхронізація. По-перше, ви можете синхронізувати свої контакти, що, безумовно, найпростіший варіант, коли він доступний. У результаті ви маєте дві бази даних контактів, які абсолютно однакові, навіки і назавжди, поки ви не перестанете їх синхронізувати.

2. Використовуйте додаток для контактів. На ринку є кілька додатків і служб контактів, таких як Contacts + (раніше Full Contact), які всмоктують контактні дані з різних джерел (Facebook, Gmail, LinkedIn), порівнюють їх, а потім виплющують їх куди завгодно. хочу це. За допомогою цих додатків пам’ятайте про конфіденційність своїх та ваших контактів. Ви не хочете охоче вносити всю свою контактну інформацію в додаток, який лише збирається розгорнути і продати її.

3. Експорт / імпорт з подальшим необов'язковим синхронізацією нових змін. Другий спосіб - це зробити об'ємну передачу контактів. Це можна назвати методом експорту / імпорту. Тут ви масово завантажуєте всю свою контактну інформацію з одного джерела, а потім завантажуєте її в нове джерело. Це одноразова передача. Необов’язково, ви можете додати крок, щоб звідси і надалі вся нова контактна інформація, яку ви створюєте або змінюєте в перших оновленнях бази даних у другій.

Давайте розглянемо ці варіанти, щоб побачити, що вони тягнуть за собою.

Синхронізація контактів

Наведіть декілька простих прикладів того, де і як можна синхронізувати контакти? Якщо ви використовуєте iCloud, ви можете синхронізувати контакти між пристроями iPhone, iPad та Mac. Легко, правда? Може здатися, що це просто питання наявності програми Apple Contacts на всіх своїх пристроях, але насправді потрібно активувати синхронізацію через iCloud, щоб вона працювала. Якщо ви не ввімкнете синхронізацію, інформація в додатках "Контакти" буде різною на кожному пристрої.

У цьому першому прикладі використовується одна програма. Ось приклад із двома програмами. Існує параметр синхронізації між MailChimp та Eventbrite, який ви можете дозволити вносити інформацію про свого учасника Eventbrite в MailChimp, щоб ви могли легко створювати поштові кампанії для них. Ви налаштуєте його, вибравши групи, які потрібно синхронізувати, і з цього моменту, поки ви не відключите його, всі вибрані дані будуть однаковими між двома програмами.

Коли ви хочете синхронізувати контакти, пошук інтеграції - це найкращий варіант зазвичай. Є вантажі з них. Наприклад, ви можете інтегрувати Outlook та Salesforce для синхронізації контактної інформації між цими двома програмами, а також можете синхронізувати контакти Gmail із багатьма CRM.

Використовуйте додаток "Контакти"

На ринку є багато додатків для контактів, які збиратимуть дані з різних джерел, збиратимуть їх і об’єднувати, а також допоможуть вам зрозуміти їх. Якщо у вас є контактна інформація у кількох облікових записах електронної пошти, LinkedIn, Twitter та інших місцях, які ви хочете швидко та легко об’єднати, додаток для контактів зробить саме це. Ці програми часто синхронізують отримані дані там, де вам потрібно. Так, наприклад, якщо ви отримуєте інформацію з iCloud, контактів Google, LinkedIn та Facebook, ви можете синхронізувати все це, наприклад, з контактами Google та iCloud.

Як уже згадувалося, не забудьте пам’ятати про конфіденційність при дослідженні програм контактів. PCMag не переглянув багато з них, і деякі з них ми вже не працюємо. Контакти + - це єдиний, який я використовував у будь-якій мірі, який мені комфортно рекомендувати, але, безумовно, є й інші. Прочитайте їх хоч трохи, перш ніж довіряти їм.

Експорт / імпорт плюс додатково синхронізувати нові зміни

Ви не завжди можете повністю синхронізувати контакти між двома системами. У таких випадках завантажте або експортуйте свої контакти з одного додатка, завантажте їх в інший, а потім необов’язково синхронізуйте всі майбутні зміни від одного до іншого.

Точна інформація щодо експорту ваших контактів із однієї програми залежатиме від того, який саме додаток. Для програм електронної пошти, таких як Gmail та Outlook, експорт контактів досить простий. Зазвичай найактуальнішим питанням є тип файлу, який ви хочете використовувати, CSV або vCard. Тож давайте обговоримо відмінності, перш ніж орати вперед.

Що таке файл CSV?

CSV означає значення, розділені комами, і це найбільш часто прийнятий формат файлу для даних адресної книги. Це ті самі значення, розділені комами, які ви отримуєте при експорті електронної таблиці до файлу обробки тексту. Кожен рядок даних з електронної таблиці перекладається на рядок тексту, при цьому вміст комірок розділяється комами. CSV-файли читаються людиною, гнучкі та легкі в тому сенсі, що розмір файлу ніколи не буде величезним. То чому б не використати його? Експорт у CSV може призвести до втрати даних, включаючи фотографію, псевдонім, веб-сайт контактів, а іноді й поле "примітки". CSV-файли погано поводяться зі спеціальними символами, тому якщо у вас є контактна інформація в іншому сценарії або ви знаєте людей, які мають наголоси на їхніх іменах, їх не буде або зіпсовано.

Що таке vCard?

vCard - формат електронної візитки. Це більш повний формат експорту контактної інформації, що означає, що отриманий файл, ймовірно, буде більшим, ніж CSV. Експортована vCard не втрачає стільки даних, і вона підтримує більше (але не всі) спеціальних символів та іноземних алфавітів. Однак ви все одно втратите псевдоніми, веб-сайти та дані AIM під час експорту на vCard. vCard, як правило, пов’язаний із програмами OS X та iOS, хоча Outlook та деякі інші програми електронної пошти, які також працюють у Windows, також можуть його використовувати.

Повернення до експорту / імпорту та, можливо, синхронізації. Як тільки ви зрозумієте, який формат ви хочете використовувати і перевірити, чи буде він працювати з будь-якими додатками та базою даних, ви можете завантажити свої контакти з одного і завантажити їх до іншого. Непогано зафіксувати кілька отриманих контактів, щоб переконатися, що вони працювали правильно.

Тепер, коли ви скопіювали контакти з одного додатка в інший, чи хочете, щоб нові зміни, внесені в одну з програм, автоматично з’являлися в іншій? Якщо так, то для роботи вам знадобиться сторонній інструмент. Деякі приклади - IFTTT, Zapier та Microsoft Flow. Їх іноді спільно називають інструментами автоматизації.

Засоби автоматизації можуть підключати додатки, які не обов'язково інтегруються самостійно. Іншими словами, у вас є програми A і B, і жодна з них не побудувала інтеграцію в один дотик з іншою. Інструмент автоматизації ввійшов і створив для вас інтеграцію між A і B, і тепер він може допомогти вам налаштувати та керувати потоком даних між цими двома програмами.

За допомогою засобів автоматизації ви часто не можете скопіювати масу наявної інформації з одного додатку в інший так само, як це можливо, коли самостійно експортуєте / імпортуєте. Існує кілька підступних способів вирішення проблем, пов’язаних із Google Таблицями, але їх можна створити неприємно і важко знайти. Однак ви можете скористатися інструментом автоматизації, щоб налаштувати правило, щоб усі нові зміни однієї програми копіювались на іншу, що я рекомендую.

• Організуйтесь: Контакти електронної пошти Організуйте: Контакти електронної пошти
• Як отримати доступ до своїх контактів у Windows 10 Як отримати доступ до своїх контактів у Windows 10
• 5 нових функцій Gmail, щоб перевірити зараз 5 нових функцій Gmail, щоб перевірити зараз

Наприклад, ви можете налаштувати правило так, що коли інструмент автоматизації виявляє оновлення контактів iCloud, він підбирає зміни та копіює їх, скажімо, у Google Контакти. Або навпаки. Ви можете налаштувати його серед будь-яких двох програм, які підтримуються вашим інструментом автоматизації.

Справжня хитрість полягає в тому, щоб ви зрозуміли, що є, а що не відбувається, коли ви налаштували автоматику. Ви повинні переконатися, що ви знаєте, в якому напрямку відбувається синхронізація та чи існує затримка між внесенням змін і коли вони відображаються у другому додатку.

Немає більше копіювання та вставки

Копіювання контактних даних між двома програмами цілком можливо, і це не покладається на те, що ви знову і знову натискаєте ctrl-c, ctrl-v. У вас є кілька варіантів, залежно від того, що ви хочете зробити, і всі вони досить прості.