Зміст:
Відео: unboxing turtles slime surprise toys learn colors (Листопад 2024)
У перший день моєї першої реальної роботи найвищий редактор журнально-видавничої компанії, яка мене найняла, відвів мене до величезної блок-схеми, прикріпленої до стіни. "Ось як стаття переходить від написаної до опублікованої", - сказала вона. Вона пройшла мене по всьому процесу, наголошуючи на частинах, де ми з моєю командою брали участь. Це був 2001 рік, до того, як програмне забезпечення для співпраці було вільно доступне, але уроки, які я навчився в той день, застосовуються навіть у цій епосі Асани та Слака.
Якщо подумати про це, ці куртки для роботи були попередником і фізичним проявом сьогоднішнього програмного забезпечення, наприклад, Asana. Схема робочого процесу, яка була прикріплена до стіни, була відмінною орієнтацією для мене, як для нового працівника, так і для всіх інших, хто знаходився на борту. Це дало мені кристально чітку картину того, що робила організація, і як.
У сучасному світі, де ми прагнемо до безпаперового середовища та значною мірою перейшли до електронних файлів і папок, простіше відмовитися від створення таких типів документів робочого процесу та постійного їх оновлення. Але для всіх підприємств і навіть проектів командної роботи на рівні любителів дуже важливо документувати свій робочий процес.
Чому документообіг?
Чому слід документувати робочий процес? Є кілька абсолютно критичних причин, серед яких є:
- Це допомагає власникам та менеджерам бізнесу повністю продумати та зрозуміти, що відбувається на кожному етапі бізнес-процесу та чому;
- Це дає змогу виявити зайві кроки та вирізати з них процеси;
- Він нагадує працівникам чи членам команди, які можуть бути віддалені від певних етапів бізнесу, чому вони існують та яку цінність вони надають;
- Це важливо для членів команди на борту;
- Це один з найкращих способів пояснити потенційним колегам, клієнтам та інвесторам, як працює бізнес; і
- Це дозволяє команді ефективніше почати використовувати засоби співпраці.
До останнього моменту я вже згадував Асану. Асана - це інструмент управління робочим потоком, подібний до списку справ щодо стероїдів. Це дуже схоже на систему піджаків, яку я використовував у своїй першій видавничій роботі. Асана дозволяє відстежувати завдання, які потрібно виконати, і просувати їх через процес. Кожне завдання має історію всіх етапів або підзадач, які вони пройшли. Коли одна людина закінчить підзадачу під рукою, вона або вона призначає її на наступний крок і спрямовує її на особу чи відділ, який підбере її далі.
Я робив аналогію до того, що Асана схожа на колоду карт, тоді як програмне забезпечення для управління проектами - це як настільна гра. Коли ви відкриєте настільну гру, у вас може виникнути щось на кшталт дошки, різноманітні ігрові фігури та чітке правило щодо того, як грати в гру. Усі, хто грає, погоджуються з тими заздалегідь визначеними правилами. Ви можете відхилитися від правил, але гра була розроблена для максимальної насолоди, коли ви дотримуєтесь цих правил, так що ви і зробите.
Однак, коли ви граєте в карти, кожен, хто грає, повинен погодитись, в яку гру буде грати і який набір правил ви будете дотримуватися. Ви могли грати в серця або ви могли грати в плювати. Деякі ігри з картками добре відомі за встановленими правилами, наприклад, Техаський Холдем. Тоді є інші ігри, які мають різні варіанти, такі як роммі (джин-роммі, прямий роммі, 500 румі і т. Д.), І вам потрібно домовитися з правилами з усіма за столом, щоб переконатися, що ви все згідні з приводу як грати. Існує також можливість винайти власну карточну гру з унікальними правилами, які ви повинні навчити всіх, хто готовий до гри.
Асана (та багато інших інструментів для співпраці; я наведу більше прикладів), як я вже сказав, - це як колода карт. Отже, щоб Asana працювала, всі повинні знати, як грається в гру, які правила, яка мета та як закінчується гра.
Що про Канбан?
Дошки Kanban - ще один приклад інструментів для співпраці, які більше нагадують колоду карт. Trello - один із прикладів інструменту онлайн-канбану. Команди з розробки та програмування часто використовують канбан у чітко визначений заздалегідь визначений спосіб (наприклад, граючи в Техаський Холдем), тоді як ті, хто використовує канбан для особистого використання, можуть складати будь-які правила, які їм подобаються.
Якщо у вас є документований робочий процес, ви можете легко відобразити цей робочий процес в Асану. Набагато простіше почати використовувати Асану, коли у вас вже є документований робочий процес, оскільки це означає, що ви вже продумали весь бізнес або командний процес зверху вниз. Прийняття Асани сприймає деякі спроби та помилки, незважаючи ні на що, але це буде набагато грізніше і страшніше, якщо ви це зробите, не заздалегідь задокументувавши свої робочі процеси.
Картографування робочих процесів
З програмним забезпеченням робочого процесу зазвичай щось завершується, навіть якщо весь процес триває. Все, що можна виконати, зазвичай це ваші завдання або підзадачі.
Ідея завершення дуже відрізняється програмним забезпеченням для управління проектами. Проект за визначенням - це те, що завершується та передається на дату. Але не всі види роботи - це проекти. У журналі-видавництві, де я працював, стаття була б повною, коли її надрукували. Аналогічно, кожен номер журналу мав кінцеву дату, коли він виходив. Але редагування копій так і не було завершено. Це була тривала робота. Це ще потрібно було відстежити. У ньому були конкретні завдання - скопіювати редагування цієї статті, але сама редакція копії не мала дати закінчення або дати її отримання.
Процес відображення робочого процесу також включає визначення точно, які процеси чи процедури потрібно чітко призначати та відстежувати. Ця точність та рівень деталізації дуже важливі.
Подумайте про рецепт приготування. Рецепти не містять перелік кожного кроку, оскільки багато з них маються на увазі або розуміються. Рецепти не говорять вам зламати яйця, випорожнювати їх вміст і викидати шкаралупу, оскільки "додавання яєць" це вже означає, і перераховувати всі ці кроки стає непотрібно. Так само в робочому середовищі можна зрозуміти, що "редагувати статтю" означає "перевірити заголовок, перевірити посилання, скопіювати редагування твору та залишити будь-які запитання до автора".
Однак у деяких ситуаціях вам може знадобитися чітке уявлення. Я колись працював у виданні газет, де перевірка заголовків, підписів фотографій, дати внизу на сторінці та номера сторінки повинні були бути окремими кроками від копіювання, оскільки їх часто не помічали.
Іншими словами, ви повинні розібратися, який рівень деталізації необхідний. Занадто багато кроків, і люди, які використовують програмне забезпечення, ігнорують процедуру. Занадто мало, і можуть статися критичні помилки. Ймовірно, знадобиться деякий проб і помилки, щоб це зробити правильно, але вам доведеться приймати деякі рішення, перш ніж починати.
Картографування розумових апаратів
Під час картографування робочих процесів ви також витратите час на колективне розуміння того, як думає ваша організація. Яке уявлення вашої організації щодо проектів, людей чи цікавих тем? Це актуально в Асані, а також в інших інструментах співпраці.
Слабість - хороший приклад. Slack - це платформа обміну повідомленнями, яка більше підкреслює, а не натискання сповіщень, тому все полягає у виборі повідомлень, які ви хочете отримувати. Щоб зробити хороші фільтри для цих сповіщень, потрібно частково покластися на канали. Канали - це як групи, і щоб зробити канали ефективно, ви повинні знати, як думає ваша команда про все. Ви думаєте з точки зору відділів чи проектів? Ви думаєте з точки зору тем чи клієнтів? Якщо ви керуєте компанією з нерухомості, можливо, ви думаєте з точки зору мікрорайонів, або порогів вартості нерухомості, або агентів. Потрібно розібратися з умовами своєї команди перед створенням каналів, щоб вони насправді були ефективними для полегшення роботи в команді.
Засоби співпраці часто включають в себе більше способів організації інформації, наприклад використання кольорового кодування, тегування, а іноді навіть кольорового позначення. Пам’ятаєте ті куртки для роботи, які я описав раніше? Та сама угода. При правильному використанні кольорове кодування - це візуальний означувач, який негайно чітко передає інформацію. З цієї причини кольорове кодування підвищує продуктивність. Я настійно рекомендую використовувати кольорове кодування в інструменті для співпраці, якщо ви вперше переконайтеся, що ви розумієте думку команди про те, чому в першу чергу має бути кольорове кодування. Яку інформацію потрібно передати негайно та без слів? Ви повинні зрозуміти настрій своєї команди, щоб мати можливість відповісти на це питання.
У тому числі і про культуру
Важливо документувати робочі процеси перед тим, як відобразити їх на інструмент співпраці, і це так само важливо зрозуміти і скласти карту мислення. Заключний твір - культура.
Інструменти співпраці відображають культуру компанії, і навпаки. Дійсно важливо встановити загальні правила взаємодії щодо професіоналізму, рівня формальності, а також де це не підходить, щоб виходити з теми.
З точки зору працівника або члена команди, інструменти співпраці дуже часто використовуються як місце для видування пари. З мого досвіду, люди будуть висловлювати свої скарги незалежно від того, чи інструменти співпраці дають їм виділений простір для цього. Деякі організації цінують відкриту дискусію та навіть гострі дискусії про роботу, тоді як інші вважають це відволікаючим та потенційно небезпечним.
Інструменти співпраці самі по собі не можуть диктувати, чи будуть люди виходити і невдоволені у відповідних місцях. Це має виходити з культури компанії. Люди, які займають керівні посади, повинні чітко визначити, чи хочуть вони, щоб члени команди виступали зі скаргами та аргументами в контексті роботи чи поза нею. Кому потрібно знати, коли є проблема? Чи бажають члени команди анонімності перед тим, як висловити занепокоєння чи скаргу? Чи скаржиться на катарсис чи висвітлює потенційні проблеми з роботою та робочим процесом? Якщо це все одно відбудеться (і воно є), краще врахувати це та прийняти рішення про це, а не робити вигляд, що цього не відбувається.
Додаткові ресурси
Ще один ресурс, який полегшує відображення робочих процесів - це програмне забезпечення для відображення розуму; перегляньте ці поради щодо того, як карта розуму може знешкодити управління вашими проектами. Якщо ви в перші дні користуєтеся програмним забезпеченням для управління проектами, ці чотири поради щодо початку роботи повинні допомогти. А для глибшого погляду на Асану допомагає прочитати кілька порад щодо використання Асани.
