Організуйтеся: як зробити кращі перерви, щоб підвищити свою продуктивність

Ви ніколи не будете найкращим, яким можете бути, якщо прагнете бути продуктивним на 100 відсотків. Жодному працівникові неможливо працювати безперервно, не платячи ціну, будь то зниження якості, виробітку чи безпеки. Нам усім потрібно робити перерви.

Як правило, працівники знань (включаючи мене) відповідають за власний графік перерв. Нам самостійно визначити, коли зробити 2-х хвилинну перерву для серфінгу у Facebook, або як повільно прогулятися по залу, щоб отримати стакан води.

Люди часто роблять перерви на основі інтуїції, не враховуючи того, скільки часу їм потрібно відновити, чи коли вони будуть робити наступну перерву. І не всі мають добру інтуїцію. Під час перерви в просторі в Інтернеті легко завести вас. Також легко зупинити одне завдання, сподіваючись зробити перерву, лише щоб не потрапити в перевірку електронної пошти, і це не перерва.

Теорія розривів

Робити корисні перерви, які насправді дозволяють нам бути більш продуктивними, це допомагає зрозуміти теорію, чому і як вони працюють.

Описуючи вигорання на робочому місці, чого ми намагаємось уникати, коли робимо перерви, більшість дослідників звертаються до чогось, що називається моделлю збереження ресурсів. Теорія, розроблена Стіваном Е. Гобфоллом наприкінці 1980-х років, пояснює, як люди справляються зі стресом. Коротше кажучи, це говорить про те, що всі ми маємо внутрішні ресурси для подолання стресу, і ми можемо використовувати свої ресурси деякий час, але в певний момент нам потрібно відновити ресурси, які ми втратили.

У той час, коли Хобфолл придумав цю теорію, експерти починали розуміти, що стрес постійний і всюдисущий, а не викликаний лише поодинокими подіями. Іншими словами, ми переживаємо стрес просто працюючи. На роботі не повинно бути травматичної події, яка викликає стрес. Стрес завжди є, і ми завжди використовуємо наші ресурси, щоб боротися з цим. Коли у нас дефіцит ресурсів, а наші інші ресурси загрожують, це вигорання.

Інші дослідники також поставили під сумнів умови, необхідні для відновлення ресурсів, які ми втрачаємо, справляючись зі стресом. Наприклад, двоє дослідників, які вивчали наслідки відпусток, дійшли висновку, що позитивна рефлексія на роботі, майстерність (тобто робота над майстерністю) та релаксація допомагають відновлювати ресурси. Спілкування на вихідні також допомагає, оскільки не маєш справу з клопотами, пов'язаними з роботою, коли ти маєш працювати.

Те, що ми можемо забрати, це те, що нам потрібно позбавитись від напруги на роботі

1. не працювати і
2. робити щось приємне.

Це може здатися здоровим глуздом, але якщо ви коли-небудь перервали робоче завдання, перевіривши електронну пошту (яка все ще працює і навряд чи приємна), ви насправді не перервались, чи не так?

Які види перерв найкращі?

Відклавши вихідні та святкові дні, які види перерв на роботі ефективні? Тобто, що нам потрібно зробити, щоб зупинити подальші втрати ресурсів або навіть знову створити резервну копію?

Дослідження перерв на роботі, у тому числі тих, що витрачалися на серфінг в Інтернеті, та того, що робить їх ефективними, дозволяють зробити перерви

• короткий,
• переривчастий і
• приємний.

Як вже згадувалося раніше, перерва також має бути фактично перервою від роботи та роботи, пов'язаної з роботою. Електронна пошта - це не перерва, і не виявляється, скаржиться на роботу з колегами, як би там не було.

Розміщення цифр на довжину та частоту перерв є складним. Деякі дослідження намагалися це зробити для знаючих працівників, але немає кількості, про яку домовилися в декількох дослідженнях. У популярній і часто переобладнаній публікації про 2014 рік на "The Muse" йдеться, що ідеальний графік перерв - це працювати 57 хвилин, після чого слід 17-хвилинна перерва, але я не буду надто сильно покладатися на це. Ці цифри, які надходять від компанії, що займається програмним забезпеченням для моніторингу комп'ютерів, не містять будь-яких багатих відомостей про тематику, напрямок роботи, вихідні дані та те, як вони аналізувались.

Краще дослідження показало, що оптимальна кількість часу для перерв становить приблизно 12 відсотків робочого дня, і знову ж таки, короткий перервний перерв виявився кращим, ніж одна-дві тривалі перерви. Якщо ми беремо 12 відсотків і застосовуємо це до 8-годинного робочого дня, тоді ми отримуємо близько 58 хвилин перерви. Як приклад, п'ять перерв приблизно по 12 хвилин кожен зробив би трюк.

Інструменти, які допоможуть вам зробити розумніші перерви

Є набагато більше, ніж робити ефективні перерви, ніж знати, чому вони корисні, якими вони повинні бути, і як часто їх приймати. Є також питання дотримуватися перерв, які ви вирішили зробити та повернутися до роботи, коли вони закінчаться.

Додаток, який я час від часу використовую, коли мені потрібно більше регулювати свою схему роботи / перерви, - це Strict Workflow. Цей плагін для Chrome вільно (але без порушення торговельної марки) реалізує техніку Pomodoro на вашому комп’ютері.

Техніка Помодоро - це метод роботи, який розділяє час на фази роботи і розбиває фази. Таким чином, ви працюєте х хвилин і перерваєтесь на y хвилини, і повторіть. Назва походить від використання кухонних таймерів, які часто були у формі помідорів, щоб обробити кожну фазу. Розширення Chrome - це не що інше, як таймер, який змінює колір і гуде сигнал, коли будь-яка фаза закінчується. Однією з додаткових переваг використання плагіну, а не таймера для кухні, є те, що, перебуваючи на фазі роботи, ви можете встановити суворий робочий процес, щоб перешкодити вам отримувати доступ до певних URL-адрес, які можуть відволікати вас від роботи, наприклад, Facebook та Twitter.

Є й інші програми перерв, які працюють у вашій операційній системі, а не в браузері, наприклад Time Out for Mac. Програми "Break" - це не просто час, і ви заблокуєте веб-сайти, які заважають вам працювати на фазі роботи. Вони також заблокують вас з усього комп'ютера під час перерви, змушуючи вас припинити роботу. Ваш екран розблокується лише після закінчення встановленого часу перерви.

Програми на перерву зазвичай використовуються людьми, які намагаються уникати повторних травм стресу та пов’язаних з комп'ютером напруг очей, оскільки вони, крім мандату, залишають свою робочу станцію під час кожного перерви. Якщо вам подобається серфінгу в Інтернеті як частина вашої перерви, замість цього використовуйте плагін. Або сформулюйте для себе правило, що займаєтесь серфінгом в Інтернеті лише на мобільному пристрої.

Ще один спосіб переконатися, що ви додаєте перерви у свій день, - вставати та залишати свій стіл кожного разу, коли вільне сповіщення вібрує на вашому фітнес-трекері. У багатьох фітнес-трекерів зараз є ця особливість. Під час встановленого вікна часу, наприклад, з 8 ранку до 18 вечора, якщо трекер застає вас сидіти більше, ніж стільки хвилин, він вібрує, а іноді також спалахує повідомлення на дисплеї. За замовчуванням для більшості трекерів 60 хвилин простою, але часто ви можете налаштувати його. Поставте це на 55 хвилин, можливо, щоб дати собі додаткові хвилини, щоб загорнути свої думки, перш ніж встати і зробити належну перерву.