Організуйтеся: як налаштувати свою електронну пошту під особистість одержувача

Дістаньтесь до пункту і тримай його коротко. Ось так я хочу, щоб люди писали, коли мені надсилали електронну пошту. На жаль, це не рада, яку дав би Кристал. Crystal - це послуга, яка консультує вас, як писати електронну пошту, яка буде задовольняти особи вашого одержувача. Сервіс спочатку пропонував погані поради щодо написання мені, і деякі його припущення сумнівні, але він все ще може запропонувати реальну допомогу тим, хто бореться з написанням електронної пошти.

Crystal здійснює пошук в Інтернеті, включаючи Twitter, LinkedIn та Facebook, і аналізує мову, яку люди використовують для створення профілів особистості. Коли вам потрібно комусь надіслати електронний лист і хочете поради щодо стилю спілкування, до якого вони будуть найбільш сприйнятливі, Crystal може дати вам конкретні поради, спрямовані на те, щоб допомогти вам підібрати те, що ви пишете, щоб відповідати особистості одержувача.

Тут є кілька очевидних потенційних проблем. Наприклад, деякі люди висувають в Інтернеті зовсім іншу особистість, ніж їх справжня особистість. І в цілому, продукт трохи не притаманний своїй похмурості. Дехто може вважати маніпулятивним змінити свій природний спосіб письма, щоб краще примусити когось прийняти їх на зустріч або дати їм підвищення.

З іншого боку, так багато людей борються з написанням, що кожен маленький добрий рада варто мати. Мені було цікаво, чи може Кристал справді принести користь.

Ми такі, хто ми думаємо, що ми є?

Я переглянув аналіз Крістала кількох друзів і надіслав їх результати. Одна знайома сказала, що її аналіз був дуже точним. Це прив’язало її як до когось, хто віддає перевагу доброзичливому тону і не любить негайного заклику до дії. "Я отримую справжнє занепокоєння при зустрічі і вдячний досягти взаємної згоди, а не тиску, щоб говорити в цьому місці в четвер о 14 годині вечора! "

Він також сказав мені, що один з моїх найблудніших друзів був "орієнтований на стосунки, виразний і відкритий, і вважає за краще передбачуваний план негайних дій". Він сказав, що "не може бути більш неправильним", називаючи себе "одиноким, соліпсистським, тривожним і якось примхливим".

Мова, якою ми користуємося в Інтернеті, і особистість, яку ми висловлюємо в Інтернеті, не обов'язково відображають нашу справжню особистість у реальному житті. Інтернетніми персонажами можуть керувати інші люди, або вони можуть бути розроблені так, щоб відповідати певному зображенню.

Люди також не завжди чітко читають про себе. Те, як ми реагуємо на різні тони та мову та як ми думаємо, що ми реагуємо, не обов’язково однакові. Крім того, аналіз особистості завантажений ідентифікаторами, і їх жахливо читати і хвилюватися, що ці слова стосуються нас, коли ми хочемо, щоб вони цього не зробили. Це пояснило б, чому я відкинув початковий аналіз Кристала про мене.

Кристал подумав, що я "орієнтований на людей: прихильний і природно співчутливий із тенденцією занурюватися в довгі, глибокі розмови замість прямих, ефективних". Один з моїх жартів про мою особистість - і це заснований на справжній історії - полягає в тому, що папуга одного разу прочитав моє статок і сказав мені, що я не суджу і приймаю всіх; моя відповідь звучала так: "Цей папуга - це ідіот".

Я із задоволенням надішлю комусь довгий глибокий лист, але лише тоді, коли контекст та моя пристрасть до теми цього вимагають. Швидше за все, я запишу електронну пошту, не відкриваючи її ніколи, як це роблю більше 60 відсотків нових повідомлень щодня. Немає відповіді означає ні. Якщо це не "ефективно", я не знаю, що таке.

Створивши обліковий запис у Crystal, я мав можливість відповісти на деякі запитання про себе, щоб отримати новий аналіз, який інформував би людей по-різному про те, як взаємодіяти зі мною. Результати були зовсім інші.

Виявляється, я "сміливий, прагматичний, скептичний, надзвичайно орієнтований на ціль і мені найбільше комфортно керувати". Чорт правильно, я!

Коли будь-яка пропозиція краща, ніж ні

Досить про мене. Дозвольте поділитися деякими пропозиціями Crystal, що надаються щодо мови, якою я повинен користуватися, щоб надіслати електронною поштою своєму соліпсистичному другові.

Деякі пропозиції звучали як речі, які я насправді можу написати ("Як би ви ставились до …?"), А інші були далеко від бази від мого природного тону, це може змусити мого друга думати, що хтось зламав мій лист ("Просто думаючи вголос … ").

Я, зокрема, ставлюсь до вибору свого слова, і це не всі інші. Для людей, які намагаються писати, величезна допомога може бути будь-якою пропозицією щодо того, як почати делікатний бізнес-електронний лист. Невже це має значення, якщо мова звертається до одержувача? Маючи шаблони, які показують пропозиції, які слова використовувати, здається цінними з інших причин.

Кристал не є страшним інструментом, але він, мабуть, корисніший як підказка, ніж радник. Іншими словами, його шаблони можуть допомогти письменнику уникнути синдрому порожньої сторінки, запропонувавши вихідну точку, але я б не ставився до його поради щодо тону надто серйозно.

Служба також не звертається до факту, що люди мають серйозні стосунки з ненавистю до любові з електронною поштою, як правило, сильно перекошені на сторону ненависті. Загалом, найкраще написати короткий і сказати, що ти маєш на увазі. Доберись до пункту у першому реченні. Будьте чіткі. А якщо ви переймаєтесь тим, що хтось неправильно читає ваш тон, переконайтеся, що ви закрили веселий знак і знак оклику.

Додаткові ресурси

Щоб отримати додаткові поради щодо керування електронною поштою, перегляньте ці пов’язані статті:

• Найкращі додатки для клієнтів електронної пошти
• Збийте свою папку "Вхідні" за допомогою цих програм
• Зупиніть боротьбу з електронною поштою з більшою кількістю електронних листів
• Інтерв'ю: Дмитро Леонов із управління електронною поштою SaneBox
• 4 способи боротьби з перевантаженням електронною поштою в офісі