Організуйтесь: як сканувати, зберігати та подрібнювати податкові документи

Організація своїх податкових документів - це тривалий процес. По-перше, вам потрібно зробити щось із кожним документом, коли ви отримаєте його, будь то квитанція про комерційні витрати або форма W-2 від роботодавця. Ви можете сканувати його. Ви можете записати його в папку. Що б ви не робили з цим, вам потрібно знову звертатися до нього, коли ви робите свої податки, тому вам доведеться знаходити його. Можливо, вам також доведеться здати деякі з цих документів комусь іншому, можливо, бухгалтеру, але, принаймні, до Держслужбової служби до податкового терміну. Врешті-решт, ви захочете утилізувати свої документи належним чином, щоб захистити свою конфіденційність.

Якщо ви зламаєте весь процес, щоб передбачити, як ви будете використовувати пізніше і посилаєтесь на податкові документи, ви можете придумати метод сканування, збереження та згодом подрібнення файлів, щоб не випадково зробити більше роботи для себе на цьому шляху.

Які податкові документи слід заощадити?

Ви повинні зберегти все надіслане вам від роботодавців, а також будь-які документи, пов'язані з нерухомістю, банківськими рахунками, пожертвами чи інвестиціями. Іншими словами, зберігайте документи, створені іншими особами та надані вам для цілей оподаткування на кінець року.

Що стосується створених вами документів, підказки на веб-сайті IRS зазначають, що записи включають "рахунки, кредитну карту та інші квитанції, рахунки-фактури, журнали пробігу, скасовані, перевірені або замінені чеки, підтвердження платежу та будь-які інші записи для підтримки відрахувань або кредитів ти вимагаєш повернення ».

Сканування податкових документів

Ви, ймовірно, візьмете всі свої податкові документи і складете їх у коробку, ящик або папку. Це добре, якщо ви зможете їх швидко знайти пізніше, коли вам знадобляться.

Більш швидкий і зручний спосіб переконатися, що ви зможете знайти документи пізніше - це їх оцифрування шляхом сканування. Сканування документів також дає перевагу створення резервної копії, так що якщо з фізичними копіями (пожежа, повінь, чотирирічна дитина) щось станеться, у вас буде запасний набір.

Ви можете використовувати великий настільний сканер або багатофункціональний принтер, який включає в себе сканер, що корисно, якщо у вас є великі масиви сторінок, які потрібно сканувати. Якщо у вас є лише декілька сипучих документів, можливо, вам буде краще скористатися програмою для сканування мобільних пристроїв.

Багато мобільних програм для сканування безкоштовні. Вони перетворюють ваш телефон у сканер. Вони автоматично знаходять краї документів і перетворюють зображення в PDF-файли. Якщо ви ніколи раніше не використовували, я абсолютно закликаю вас спробувати. Вони надзвичайно прості у використанні.

Збереження та найменування податкових документів

Після того як ви скануєте свої документи, найвигіднішим, що ви можете зробити, щоб пізніше допомогти собі, - це називати файли розумно і вставляти їх у папку з чітким іменем, наприклад, "ДОХОДНІ ДОКУМЕНТИ 2016 року".

Використовуйте як рік подання податку, так і слова "податок" та "податки" у папці комп'ютера та у назвах ваших файлів. Таким чином, коли файли вам знадобляться пізніше, ви можете шукати їх, навіть якщо ви не пам’ятаєте, де саме ви їх помістили.

Для імен файлів також вкажіть назву форми, наприклад 1099-INT або W-2, і включіть будь-які інші конкретні деталі, які сигналізують вам або комусь, хто обробляє ваші документи саме тим, що містить файл. Наприклад, гарним ім'ям файлу 2016 1099-INT від Duffy Bank було б: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Податкові документи на подрібнення

Зберігати цифрові копії своїх податкових документів не загрожує на невизначений термін, але ви, звичайно, можете сміливо розпоряджатися паперовими копіями через кілька років. Як уже згадувалося, у Держфінпослуг є вказівки, які документи потрібно зберігати на скільки часу. Якщо ви хочете помилитися з боку обережності, сім років - це число, яке слід пам’ятати, оскільки це найдовший термін, який вимагає уряд.

Оскільки ви будете подавати заявки на 2016 рік цього року, ви можете сміливо подрібнювати що завгодно з 2009 року чи раніше. Якщо ви керуєте малим бізнесом або маєте безліч конфіденційних документів, то власний подрібнювач - це шлях. Вони не такі дорогі, з найкращими подрібнювачами, протестованими на PCMag, від $ 159 до $ 329. Swingline Style + Super Cross-Cut Shredder - найменш дорогий з моделей, що найкраще оцінюються.

Електронно подайте свої податки

Тепер, коли ви розумієте, як поводитися зі своїми податковими документами, саме час почати фактично робити податки - і чим раніше, тим краще. Хоча технічно у вас є до 18 квітня, щоб зробити їх, швидше зробити податки добре для вашого спокою. Якщо ви отримаєте відшкодування, ви отримаєте його швидше - а хто цього не хоче? Якщо доведеться платити, ну, у вас буде більше часу, щоб розібратися, як з цим впоратися.

Крім того, якщо ви пропустили документ або один з них виявляється неточним, набагато краще це дізнатися зараз, ніж близько півночі останнього дня. Ви, звичайно, завжди можете отримати продовження, але ніхто не хоче мати справу з таким стресом в останню хвилину, якщо вони зможуть його уникнути. Також врахуйте, що якщо вам потрібно зв’язатись із службою підтримки у службі подання податків за вашим вибором, ваші шанси на те, що ви зможете зв’язатися з ким-небудь, набагато кращі, ніж якщо ви подасте електронну пошту в останні хвилини.

У нас є дві улюблені послуги з підготовки податків до податків на 2016 рік (ті, які вам потрібно подати у 2017 році). TurboTax Self-Employed - це найкращий вибір для тих, хто бажає найдобрішого інтерфейсу та найширшої підтримки, включаючи можливість відеоконференції з професіоналами, які зможуть переглянути ваше повернення в режимі реального часу. TaxAct Online Premium - це вибір нашого редактора для того, щоб робити податки на бюджет, якщо вам не потрібно стільки руки. Дивіться наш список найкращого програмного забезпечення для податкової підготовки.