Організуйтеся: як керувати своєю роботою за допомогою електронних таблиць

Один з найпростіших організаційних прийомів, які я використовую на роботі, - це зберігати приватні електронні таблиці мого власного прогресу. Ніхто не вимагає, щоб я це робив. Ніхто не просить переглянути мої таблиці. Я тримаю їх цілком заради себе, щоб змусити мене працювати ефективно і мати можливість швидко бачити те, що я досяг.

У цьому випуску Get Organized я поділюсь кількома електронними таблицями, які я зараз зберігаю, та поясню, що вони роблять для мене. Хоча зміст електронних таблиць стосується конкретно моєї роботи, багато принципів є універсальними та пристосованими до інших видів роботи.

Збереження та планування ідей

Стовпчик "Організовуватись" щотижня, це означає, що я повинен створити 52 ідеї, які я фактично використовую за рік … це означає, що мені, ймовірно, знадобляться додаткові 50 - 100 ідей, які я в кінцевому підсумку відхилю (більшість з нас потребує генерувати величезний обсяг ідей, щоб знайти справді хороші).

Мені також потрібно заздалегідь поглянути на кілька тижнів і звернути увагу на дати, коли статті публікуватимуться (щопонеділка), щоб подумати, чи буде певна тема синхронізована з чимось іншим у світі. Наприклад, минулого травня, коли нові випускники шукали роботу, я випустив низку статей на цю тему: як керувати пошуком роботи в Інтернеті, як створити чистий та професійний онлайн-профіль, поради щодо резюме та супровідних листів тощо .

Для цього я зберігаю дуже рудиментарну таблицю з поточним списком ідей внизу та сіткою вгорі з усіма запланованими датами публікації. Електронна таблиця допомагає мені широко роздумувати над тим, як планувати теми протягом багатьох тижнів і місяців. Я можу легко змінити порядок майбутніх статей, щоб розмістити більше часу між темами, які здаються занадто схожими, або об'єднати між собою ті, які логічно пов'язані.

Ця електронна таблиця живе на Google Drive, оскільки ця послуга доступна мені практично з будь-якого місця, і якщо у мене є ідея, поки я не в офісі, я можу ввійти та додати її без вагань.

Оскільки я часто повертаюся до цієї електронної таблиці, щоб записувати роботу, як тільки я її завершую, я регулярно переглядаю ідеї, які я задумав. Багато людей записують нотатки своїх ідей, але ніколи не звертаються до них. З цією системою я стикаюся зі своїм власним списком ідей хоча б раз на тиждень.

Реєстрація ходу проекту

Значна частина моєї роботи в PCMag полягає в тестуванні програмних продуктів та пристосувань для фітнесу та написанні відгуків про них, тому у мене є ще одна електронна таблиця, присвячена цій роботі.

(Прошу вибачення за невелику кількість розмитого вмісту у наведеному вище зображенні.)

Дозвольте мені швидко пояснити стовпці, які ви бачите на зображенні вище. Перша колонка під назвою ID - це ідентифікатор статті оглядового продукту, який опублікований. Стовпець B - назва продукту. Стовпець C, Статус зберігає статус огляду, таким чином, щоб "опубліковано 12 квітня-13" означає, що стаття була опублікована 12 квітня 2013 року. Стовпці від D до I - це прапорці, пов’язані з роботою, яку необхідно заповнити перед оглядом товару може переходити через процес редагування та публікації.

Критерії (стовпці DI) включають реєстрацію продукту в базі даних ("QB"), подання форми, що описує характеристики продукту ("Специфікації"), завантаження зображення продукту ("Зображення") та створення слайд-шоу додаткових зображення ("Слайд-шоу"). Кожному продукту також потрібна оцінка від одного до п'яти ("Рейтинг"), і я додав ще один стовпець для "Примітки", де я зазвичай просто вказую, чи заслуговує продукт на вибір редактора PCMag.

Електронна таблиця справді лежить в основі серії прапорців. Це дозволяє мені з першого погляду побачити, чи я виконав усі необхідні роботи попередника. Але це має й інші переваги.

Точно так само, як я реєструю свої ідеї мозкового штурму для майбутніх стовпців "Організовано", я також входжу внизу своїх електронних таблиць "Огляди", які, можливо, будуть зацікавлені у перегляді. Тому у мене завжди є перелік свіжих ідей.

Це також слугує дуже швидким посиланням, якщо мені потрібно шукати дату публікації або унікальний ідентифікатор статті для продуктів, які я переглядав (що я роблю досить часто). Звичайно, у нас в офісі є інші системи, щоб знайти цю інформацію, але мені зазвичай швидше витягнути її з цієї електронної таблиці, оскільки я налаштував її на конкретні мої потреби.

Відстеження того, що змінилося

Остання електронна таблиця, якою я хочу поділитися, - це та, яку я використовую для відстеження конкретної статті, яку я пишу: 100 кращих програм для iPhone. У статті потрібно керувати складною організацією, оскільки я часто оновлюю вміст. Іншими словами, кожні кілька тижнів кілька із 100 найкращих додатків є новими. Я повинен бути пильним, які програми, за якими я сказав, найкращі сьогодні порівняно з тим, що я сказав, що вони були півроку тому.

Мій метод досить простий. Я реєструю кожну програму в Excel, коли вона потрапляє до 100 найкращих списків. Я записую дату, коли вона була додана до статті, або останній раз, коли я оновлював текст, якщо це додаток, який все ще хороший, але істотно оновлений з моменту останнього запису про нього. Я також зберігаю перелік програм, які раніше були в цьому списку, але з тих пір втратили своє місце.

Ця електронна таблиця також допомагає мені зрозуміти, чи потрапив я на 100 додатків, оскільки Excel автоматично рахує їх за мене. Я також використовую його для групування програм на різних сторінках, додаючи рамки, які вказують на розриви сторінки. Кольорове кодування також дозволяє мені бачити, які програми є новими у списку (жовтий), що є прапором під час публікації, що означає, що я повинен перевірити ці розділи ретельніше, ніж інші.

Дозвольте також визнати, що я не використовую всі стовпці, які я спочатку налаштував у цій таблиці. У той чи інший час я вважав, що якась інформація є важливою, аби згодом зрозуміти, що вона мені зовсім не потрібна. Оскільки ця електронна таблиця належить лише мені, я можу відмовитися від областей, які не мають наслідків без виплат. Я міг би очистити електронну таблицю і позбутися розділів, якими я не користуюся, але варто більше мого часу тримати їх, а не використовувати їх, ніж інвестувати в те, щоб зробити електронну таблицю трохи охайнішою. В чому справа? Ніхто, крім мене, ніколи цього не бачить.

Переваги використання електронних таблиць для відстеження вашої роботи

Прості електронні таблиці можуть бути потужними інструментами для організації вашої роботи, і для їх виготовлення вам не потрібно бути вигадкою. До переваг використання електронних таблиць для відстеження вашої роботи належать:

• можливість бачити те, що ви вже зробили, щоб ви не повторювали це (або якщо вам потрібно повторити це, ви можете швидко побачити, коли і як ви це зробили в перший раз, щоб ви могли використовувати цю попередню роботу)
• маючи виділене місце для запису ідей і регулярно їх переглядати
• ведення обліку вашої роботи, якщо вам коли-небудь потрібні докази того, що ви зробили
• полегшити власні завдання, створивши систему пошуку інформації, повністю адаптовану до ваших потреб.