Організуйтеся: як оформити ключові документи для надзвичайних ситуацій для дому та бізнесу за годину

Якщо ви керуєте офісом, чи зберігається план поверху в Інтернеті, на випадок катастрофи чи іншої причини, що люди, які не знайомі з цим простором, повинні входити до нього? Якщо ви орендуєте будинок для відпочинку або навіть просто кімнати у своєму будинку, чи надаєте своїм гостям адекватну інформацію про надзвичайні ситуації? Де знаходиться карта вашого аварійного виходу для вашої родини та будь-яких гостей, які можуть залишитися з вами?

Думати про готовність до надзвичайних ситуацій - це ніколи не цікаво, але планувати заздалегідь та бути готовим набагато краще, ніж бажати, щоб ви цього зробили після катастрофи. Ось простий проект, який допоможе вам бути краще підготовленим: Створіть карти аварійного виходу, плани поверху та інші необхідні вам документи та зробіть це приблизно за годину.

Секрет у недотриманні цього проекту полягає у використанні програм для діаграм, які є у вільному доступі в Інтернеті та мертвими, прості у використанні. Настільки ж важливо, що ці програми постачаються з шаблонами для всіляких діаграм, карт, діаграм тощо.

Коли ви працюєте з цими шаблонами, все, що вам потрібно зробити, - це переставити меблі, як би там не було. Вам нічого не потрібно малювати з нуля.

Який додаток для діагностування використовувати?

Якщо припустити, що ви нічого не знаєте про програмне забезпечення для дизайну чи векторного малювання, є два додатки, які я рекомендую використовувати для складання планів аварійного виїзду, карт поверху та інших ключових документів для вашого будинку, нерухомості для відпочинку та бізнесу. Це Lucidchart та SmartDraw.

З мого досвіду роботи з цими програмами, Lucidchart незначно простіший у використанні, але SmartDraw має більше шаблонів для готовності до аварійних ситуацій. Однак вони обоє надзвичайно корисні. Обидва мають безкоштовний рівень обслуговування, тому вам не доведеться нічого платити за створення цих критичних файлів. І в обох є веб-додаток, тому ви можете використовувати програму прямо у своєму браузері, не встановлюючи жодного програмного забезпечення.

Документи щодо готовності до надзвичайних ситуацій

Я хочу навести кілька прикладів документів про готовність до надзвичайних ситуацій, оскільки часто ви не знаєте, які саме вам потрібні, поки у вас є можливість переглядати деякі варіанти. Кілька поширених:

• План / карта евакуації підлоги,
• Створення плану / карти евакуації, включаючи безпечний пункт зустрічі,
• План / карта евакуації будинку, включаючи безпечний пункт зустрічі,
• План безперервності бізнесу,
• Список контактів у надзвичайних ситуаціях (кожен будинок повинен мати його на холодильнику або розміщувати десь добре видно),
• Дерево аварійних телефонів,
• Інформаційні діаграми першої допомоги та СЛР та
• Повітряний пожеж, повені, землетрус та поради щодо укриття.

Я можу продовжувати і продовжувати, але, сподіваємось, цей список запускає деякі ідеї щодо документів та діаграм, які підходять для вашого конкретного місця та обставин. Звичайно, не кожен документ підходить для кожного будинку чи бізнесу. Деякі з цих документів доступні для простого друку, такі як графіки CPR та швидкої допомоги. Інші настільки прості та зрозумілі, що ви навіть можете швидко їх скласти в програмі Word Word. Можливо, вам навіть сподобається написати їх від руки. Однак я рекомендую перейти на цифровий рівень, оскільки тоді простіше зберігати цифрові копії в хмарі. Наявність цифрових копій у хмарі означає 1) ви можете їх легко оновити, і 2) ви можете отримати інформацію, навіть якщо ви не знаходитесь перед папером, який ви надрукували.

Як скласти екстрені документи

Використання одного з цих двох додатків, про які я згадував раніше, SmartDraw або Lucidchart, зробить цей проект швидким та ефективним. Можливо, вам навіть сподобається користуватися інструментами.

Почніть з перегляду шаблонів, які надає додаток. У програмному забезпеченні для діаграми "шаблон" означає зразок документа, тому ви отримуєте набагато більше, ніж просто файл із належним форматуванням. Візьмемо для прикладу карту евакуації офісу. Насправді в шаблоні є зразковий план поверху та вже накреслений на ньому маршрут евакуації (замість того, щоб дати вам порожнє полотно та бібліотеку відповідних предметів, щоб ляпати по ньому). Все, що вам потрібно зробити, як буквально, так і метафорично - це пересувати меблі навколо. Ви перетягуєте предмети, що представляють двері, вікна, столи, стільці, рослини в горщиках, охолоджувачі води, ванні кімнати, шафи тощо, поки план зразка поверху не перетворюється на зображення вашого фактичного офісного приміщення. Так само ви рухаєтесь і обертаєте, подовжуєте або вкорочуєте червоні стрілки, що вказують на найближчі виходи.

Можливо, ви не зможете знайти потрібний шаблон, але ви завжди можете вибрати інші подібні діаграми за своїм призначенням. Наприклад, вертикальна діаграма органа не все, що схематично відрізняється від дерева телефону.

Візьміть одну годину, щоб бути краще підготовленим

Програми для діагностування дозволяють настільки просто зафіксувати кілька документів про готовність до надзвичайних ситуацій, що ви повинні мати можливість вибити багато найважливіших речей, які вам потрібні протягом години. Візьміть будь-яку п’ятницю вдень в офіс, коли ви відчуваєте, що ви згоріли від інших робіт або вранці в суботу вдома за особистими документами, і зробіть кілька критичних файлів.

Звичайно, це лише вершина айсберга, коли мова йде про планування найгіршого. Що ви зробите, якщо потужність згасне? Що робити, якщо ваші комп’ютери будуть вражені вимогами? Чи всі ваші дані резервні копії в хмарі? Коли дозволяє час, слід ознайомитись із тим, як захистити бізнес від катастроф, що включає інформацію про планування готовності до катастроф, його виконання та навчання.