Організуйтеся: як зберегти ваші робочі та особисті файли окремо

Інформаційні працівники, як я, часто перевіряють нашу електронну пошту у вихідні дні. Або ми можемо пройти важливу презентацію пізно вночі від дому, якщо саме тоді наші найпродуктивніші години (або якщо ми відстаємо від проекту). Ми однаково схильні відповідати на особисті повідомлення під час роботи або, можливо, сканувати документ про страхування житла на офісному ксерокс. Працівникам знань зазвичай подобається така гнучкість, але якщо ви не будете обережні, як ви розділяєте свою роботу та особисті файли, ви можете отримати проблеми і себе, і свої дані.

Ризикована поведінка в сірій зоні між роботою та життям може поставити під загрозу чутливі дані. Наприклад, хоча багато людей можуть сканувати особистий документ в офісі тут і там, ви не хочете сканувати щось чутливе, тому що, якщо ви не керівник відділу інформаційних технологій, ви не знаєте, де зберігається багатофункціональний принтер. копії файлів, які він сканує. Вони, ймовірно, знаходяться на жорсткому диску самого сканера, і вони можуть бути збережені на незахищених спільних серверах.

Крім того, для підтримання певного вигляду балансу між робочим та особистим життям корисно мати підказки, які нагадують вам, коли ви робите один вид роботи, коли перебуваєте на іншому годиннику. Скажімо, ви натрапляєте на якісь електронні листи три дні в сімейний відпочинок. Ви можете оцінити, що у вас є гнучкість та можливість вирішити будь-які нагальні питання, але ви також можете повернутися до насолоди горою Splash Mountain зі своїми дітьми. За допомогою декількох простих стратегій розділення ваших особистих та робочих файлів ви ніколи не будете всмоктуватися занадто довго, коли ви насолоджуєтесь своїм особистим часом та навпаки.

Розділіть свої файли

Основна хитрість відокремлення робочих та особистих файлів - їх розділення. Зберігання конкретних речей у відведених місцях створює не лише порядок, але й визначеність. Він працює як у фізичному, так і в цифровому світі. Якщо ви завжди кладете ключі у праву кишеню, а телефон - у ліву, ви ніколи не опинитесь під курткою по одному з цих предметів.

У цифрових файлах принципи однакові, але реальність дещо інша. Ви можете зберігати всі ваші робочі файли в одній папці, а особисті - в іншій, але вони живуть на одному сервері, комп’ютері, програмі чи мобільному пристрої? Ви хочете, щоб вони?

Іноді ми відокремлюємо робочі файли від особистих файлів, щоб зберегти межі, щоб ми не зациклювалися на роботі, коли нам слід проводити час з родиною та друзями, або щоб ми не спокусились закінчити подачу податків, ми на годиннику.

Протягом багатьох років я розробив деякі стратегії, які допомагають мені розділити свою роботу та особисті файли, щоб вони відповідали цим умовам:

• Вони завжди окремі
• Вони доступні, де б я не був, але
• Мені трохи незручно отримувати доступ до робочих файлів, коли я перебуваю в домашньому режимі та домашні файли, коли я перебуваю в робочому режимі.

Використовуйте різні інтерфейси для різних речей

Спочатку поговоримо про цифрові документи, такі як текстові документи, електронні таблиці, презентації, PDF-файли та зображення.

Найпростіший спосіб я зберігати документи окремими та ще доступними - це зберігати їх у мережі синхронізації та використовувати різні сервіси для різних типів інформації. Я використовую Dropbox для зберігання, резервного копіювання та синхронізації своїх особистих файлів, а для роботи я покладаюся на Google Диск. Окрім цих двох сервісів, існує багато варіантів, про які ви можете прочитати у переліку найкращих сервісів зберігання в Інтернеті PCMag. Але справа в тому, щоб почати з розділення ваших файлів на дві різні служби.

Чому б я не вибрав свою улюблену послугу зберігання даних та створив два різні облікові записи, а не два різні сервіси? Наявність іншого інтерфейсу допомагає мені підтримувати необхідні межі між роботою та особистими файлами.

Якщо я перегляну веб-інтерфейс Google Drive, то відчуваю, що працюю. Якщо я дивлюся на Google Диск, поки я перебуваю у відпустці, у мене в голові лунають дзвіночки, які нагадують мені, що я працюю, коли мені слід розслабитися біля басейну. Але якщо я на вихідних інструментую навколо Dropbox, впорядковую свої особисті фотографії, мій мозок не дає мені того самого сигналу "ти працюєш". З часом я розвинув міцну зв'язок між кожним інтерфейсом і тим, що я роблю в цьому інтерфейсі. Для мене ще важливіше мати чіткі межі роботи та життя, оскільки я працюю з домашнього офісу. Коли я працював повний робочий день в офісній будівлі, я використовував подібні стратегії з тим же ефектом.

Створення візуальних підказок у вашій ОС та темах

Деякі служби зберігання, наприклад ті, що тісно інтегруються з вашою операційною системою, взагалі не схожі ні на що (якщо ви не використовуєте веб-додаток). Вони не обов'язково мають чіткий інтерфейс. Ще один спосіб, який ви можете розділити, навіть не усвідомлюючи це, використовуючи іншу операційну систему на роботі та вдома. Якщо у вас вдома є машина Windows, а вдома - Mac, ви, можливо, вже відчуєте те, що маєте гіперсвідомість, коли займаєтесь офісною роботою вдома.

Ще одна проблема може полягати в тому, що ви використовуєте одні і ті ж інструменти у своєму робочому житті та особистому житті, оскільки вони вам подобаються. Ви не хочете вибирати два різних інструменти або інтерфейси. Ви хочете використовувати той, який вам найбільше подобається для обох. Наприклад, деякі мої друзі використовують Slack для особистого спілкування, і вони також використовують Slack на роботі. У цій ситуації я рекомендую змінити тему (тобто кольорову гаму) своїх двох облікових записів Slack, щоб вони фізично виглядали по-різному. Ви швидко асоціюєте одну кольорову гаму з роботою, а одну - з приватною особистою балаканиною.

Проаналізуйте за допомогою браузера

Ще один варіант розподілу вашої роботи та створення візуальних підказок, які нагадують, який тип роботи ви виконуєте, - це дотримуватися одного виду браузера на роботі та іншого дому. Візуальні підказки можуть бути більш тонкими, але ви все одно ввійдете в звичку запускати, скажімо, Chrome for Work та Firefox для особистих речей.

Також корисно використовувати два окремих браузери, щоб зберегти історію веб-пошуку окремо. Наприклад, ви можете бути більш пильними щодо очищення кеш-пам’ятника браузера робочих файлів, оскільки вони містять конфіденційну інформацію про компанію, але ви, можливо, хочете зберегти свою особисту історію веб-сторінок, щоб ви могли швидко шукати сайти, на які ви потрапляли кілька днів тому (або пороку навпаки).

Використовуйте клієнтські програми електронної пошти на вашу перевагу

На мобільних телефонах є дійсно простий спосіб відокремити робочу пошту від особистої електронної пошти, незалежно від того, чи використовуєте ви таку саму службу електронної пошти, як Gmail, як для роботи, так і для дому. Рішення: Використовуйте різні клієнти електронної пошти.

Gmail має окрему програму, але не обов’язково вибирати її як додаток, який ви використовуєте для доступу до Gmail. На iPhone ви можете скористатися додатком Mail stock. Або на будь-який тип телефону можна встановити сторонній клієнтський додаток, який працює з Gmail, наприклад Boxer або Inboxcube.

Мені подобається використовувати окремі додатки для роботи та особистої електронної пошти. Я отримую однакову вигоду від наявності двох різних інтерфейсів. Плюс до цього, коли я намагаюся не зациклюватися на роботі, я можу вийти з робочої пошти та закрити її, зберігаючи при цьому мою особисту електронну пошту більш легкодоступною, або навпаки.

Можливо, вам просто подобається один додаток для клієнтів електронної пошти, і ви хочете використовувати його як для вашої роботи, так і для особистої електронної пошти. З багатьма програмами ви можете мати кілька автентифікованих облікових записів та переключатися між ними за бажанням. Однак це забезпечує просте використання, яке ви, можливо, не хочете, проте. Ви втрачаєте перевагу наявності двох чітко виражених інтерфейсів, і ви втрачаєте можливість вийти з програми, залежно від того, який обліковий запис ви хочете зробити на даний момент менш спокусливим. Можливо, ви хочете, щоб ваша технологія була трохи менш зручною для користувачів заради власної психології.

Розроблено для кращого балансу між роботою та життям

Якщо вам потрібні чіткіші межі між вашою роботою та особистим життям, надзвичайно допомагає розподіл своїх даних у різних додатках, службах, операційних системах та браузерах.

Наявність двох чітких віртуальних просторів, де ви отримуєте доступ до своїх файлів, створює підказки, асоціації та бар'єри для входу, що допоможе вам мінімізувати роботу у вільний від роботи час або займатися особистими справами під час роботи, одночасно дозволяючи вам виконувати їх, коли це буде необхідні.