Організуйтеся: як покращити спілкування для кращого управління проектами

Під час будь-якого проекту важливо знати, як спілкуватися, а також коли використовувати послугу управління проектами для спілкування. Спілкування з усіма зацікавленими сторонами є найважливішим фактором успіху управління проектами, згідно з повідомленням Інституту управління проектами. Погані комунікації занадто часто є причиною інших проблем, які призводять проект до курсу або занурюють його взагалі.

Що означає чітка, відкрита та ефективна комунікація з точки зору управління проектами та як це робити? У стовпці Get Organized минулого тижня було розглянуто, як розпочати управління проектом. Основні заходи стосувались визначення проекту (і переконання, що це проект, а не просто поточна робота) та його вимог, обсягу, результатів, важливих етапів та гравців, включаючи зацікавлених сторін. Якщо ви ще цього не читали, рекомендую зробити це, перш ніж братися за цю статтю.

Як погана комунікація впливає на управління проектами

Найкращі три проблеми, які заважають досягти успіху проекту, - це зміна обсягу, погана оцінка на етапі планування та погано визначені цілі та завдання, згідно з опитуванням PricewaterhouseCooper. Але Джейсон Вестленд, генеральний директор ProjectManager.com, розглядає все це як проблеми, що випливають з іншого коріння: погана комунікація.

"Якщо менеджер проектів не має обмеженого обсягу або якщо гравці не знають часової шкали, все розпадається, або те, що поставлено, не відповідає вимогам", - сказав Вестленд, коли я нещодавно говорив з ним про найкращі практики управління проектами .

Уестленд, який також написав "Життєвий цикл управління проектами", додав: "Що зазвичай трапляється, це те, що менеджер проектів не має правдивої ручки щодо обсягу проекту. Команда насправді не знає, що вони отримують". Дійсно знає, які дати закінчуються основними етапами чи ключовими результатами. І впродовж всього проекту ніхто не інформує їх про загальне бачення, причину того, чому вони це роблять. І все просто прослизає ".

Вестленд виріс у Новій Зеландії. Він поділився зі мною аналогією між пастухами овець на місцевості своєї Батьківщини та керуванням проектом.

Уявіть собі молодого хлопця, якому доводиться пересувати 300 овець з одного загону в інший, використовуючи не більше ніж кілька собак. "Ви знаходитесь в постійному спілкуванні зі своїми собаками через свист", - сказав він. "Собаки постійно рухаються до розділених груп або об'єднань". Робота може здатися нелегкою для одного хлопчика та кількох гончих, але якщо спілкування ніколи не перерветься, і хлопець продовжує нагадувати про свою ціль, це можна зробити.

Подивіться на Велику картину

Під час початкової зустрічі проекту всі гравці, які працюватимуть над проектом, повинні залишити зустріч з чітким описом того, що буде складати кінцевий проект. Іншими словами, кожен повинен мати не просто бачення, а й письмові деталі.

Уявіть собі проект, який потребує одного року. За кілька місяців до проекту цілком можливо, що зір у чиїйсь голові трохи з першого дня. Керівник проекту повинен нагадати всім про опис остаточного проекту, і це потрібно робити часто. Таке спілкування із баченням може відбуватися під час регулярно запланованих зустрічей (детальніше про це за мить) або шляхом залучення клієнта проекту час від часу, щоб нагадати команді, над чим вони працюють.

Крім того, кожен в команді проекту несе відповідальність за спілкування, коли завдання або серія завдань відхиляються від наступного результату чи остаточного опису проекту. Коли виникає завдання, яке не входить у рамки, працівникам потрібно говорити, а керівники проектів повинні слухати. Комунікація - це двостороння вулиця. Так само, якщо команда вважає, що вона не досягне строку, вони повинні повідомити керівника проекту, коли вони опиняються під загрозою, а не після того, як буде занадто пізно. Керівник проекту, який чує спілкування такого типу, може приймати рішення відповідно. І, як ви, напевно, здогадалися, керівнику проекту необхідно повідомити команду про будь-які зміни та запросити відгуки.

Зверніть увагу на тонку деталізацію

Окрім того, що часто повертаються до бачення та контролюють масштаби, керівники проектів повинні знати про кожну дрібну деталь. "Під час проекту дуже важливо, щоб керівник проекту був повністю обізнаний з кожним завданням та яким є його статус", - сказав Вестленд.

Проекти можуть легко мати тисячі завдань, що може запам'ятати будь-якому менеджеру проекту. Саме тому послуга управління проектами є настільки цінною. Два приклади - проекти Zoho та командна робота, хоча на ринку є десятки для команд різного розміру та складності.

Коли команди використовують платформи для управління проектами, всі завдання записуються в систему і є видимими для всіх, хто потребує їх побачити (або іноді вони видно всім, залежно від інструменту). Кожне завдання має правонаступника та термін сплати. Також зазвичай є додаткова інформація, яка описує, чи завдання наразі ще не стоїть на чиїй-небудь табличці, яка є активною чи завершеною. Деякі платформи ще більш детально відстежують відсотковий рівень виконання кожного завдання. Тож менеджер проекту може в будь-який час зареєструватися у завданні, щоб побачити його стан, не заходячи до чийогось столу, натиснути цю людину по плечу та запитати. Це повністю змінює характер спілкування.

Інструменти управління проектами централізують інформацію та надають кожному доступ до неї. Зрештою, документація - це ще одна форма спілкування.

Пітер Кларксон, директор Maestro Development, який складає платформу для управління проектами Maestro Project Office, є колишнім менеджером проектів, який керував тисячами проектів. "Я багато перевіряв погані проекти. Мене знали як художника під заставу", - сказав він мені. "Незмінно, пов'язане з відсутністю методології та відсутністю знання про те, що відбувалося в проекті: не документування зустрічей, питань, дій".

Коли Кларксон описує свій день як менеджера проектів, важливість спілкування та менеджера проектів підключаються до кожного біту спілкування, стає очевидним. "Як керівник проекту я завжди стверджував, що я лінивий, тому що ніколи нічого собі не призначав", - сказав він. "Я лише ходив і розмовляв з людьми, читав звіти, або перевіряв у базі даних проблеми, які варилися і записувалися, але ніхто нічого не робив. Я читав протоколи зустрічей з різних зустрічей, які я не робив" t фактично йти ". За його словами, він легко витратив третину робочого дня на будь-який інструмент управління проектами та базу даних, якими користувалися команди.

Продовжуйте зустрічі

Більшість проектів та проектних груп певною мірою покладаються на зустрічі. Як пояснює Уестленд, "Перед онлайн-інструментами менеджери проектів зазвичай проводили щотижневі збори з резервного огляду, на яких всі просто заявляли, над якими завданнями вони працюють, які завдання виконали та які інші результати та завдання". Але якщо на платформі для управління проектами існує вся ця інформація, яка стає зрозумілою, чи все ж є сенс проводити зустрічі?

Власне, так. Хоча спілкування значно покращується за допомогою онлайн-інструментів, зустрічі все ще корисні. "Справа не в тому, що у вас все ще немає стійких дій; це лише те, що ціль змінюється. Замість щотижневого стояння на основі завдань це може стати щотижневою зустріччю, на якій керівник проекту переробляє бачення і гарантує, що всі знає, куди їм потрібно їхати, або залучає клієнта, щоб поговорити про причину реалізації проекту. Це стає більше стратегічним сеансом, ніж сеансом виконання ", - сказав Вестленд.

План для постмортемів

Комунікація є ключовою для успіху кожного проекту не лише на етапі планування та зустрічі, що розпочалася, але й протягом усього проекту, і навіть після його закінчення. Післясмертові зустрічі дають членам команди останню можливість повідомити про те, що пішло правильно та що не було в проекті.

Учасники команди повинні бути чесними та відкритими зі своїми відгуками, але так само важливо, що керівник проекту повинен слухати відгуки, записувати його та звертатися до нього наступного разу, коли виникає подібний проект.

Платформи управління проектами також можуть бути чудовим джерелом довідкових матеріалів після закінчення проекту. Більшість команд користуються переглядом звітів та історії своїх проектів, щоб краще зрозуміти, що сталося, коли щось пішло не так.

Для отримання додаткових порад, як отримати максимальну користь від двох служб управління проектом PCMag Choice, ви можете прочитати 7 способів спростити управління проектами в проектах командної роботи та 5 функцій проектів Zoho для організації вашого бізнесу.