Організуйтеся: як я перейшов на роботу в хмарі

Після років роботи в гібридній системі, де деякі файли були локальними, а деякі - у хмарі, я нещодавно перейшов до роботи повністю в Інтернеті. Я вирішив скористатися Google Drive, але це може бути так само легко, як будь-який подібний сервіс, наприклад, Microsoft Office Online.

Ось як я перейшов до нового середовища, деякі плюси і мінуси роботи повністю в Інтернеті, і поради, якщо ви також думаєте про перехід.

Чому я перейшов на Google Диск

Я давно використовую Google Диск, включаючи Документи Google, Таблиці та Слайди. Але я ніколи не використовував його виключно для всіх своїх робіт до недавнього часу.

У моїй попередній програмі деякі файли зберігалися локально на моєму комп’ютері (звичайно, резервні копії) та лише кілька файлів, які зберігалися як Google Документи та інші онлайн-файли. Здебільшого я використовував Диск Google для спільних файлів, таких як документ, щоб планувати відпустку з друзями.

Однією з головних причин, які я вирішив повністю перейти до хмари, було те, що я використовував багато різних пристроїв, набагато більше, ніж будь-коли раніше. У будь-який день я можу захотіти виконати роботу з будь-якого з приблизно п’яти різних пристроїв, залежно від того, я вдома, на зустрічі, подорожі чи десь ще. У мене є настільний Mac, Chromebook Pixel, який є портативним, але не чудовим для зустрічей, смартфон та ноутбук. І час від часу я працюю на чужому комп’ютері.

Коли це можливо, я вважаю за краще робити замітки та редагування безпосередньо на своїх файлах, а не робити окрему примітку в додатку для запису приміток про те, що я повинен зробити пізніше у файлі. Робота в хмарі відповідає цій потребі, і Google Drive також задовольнив більшість моїх потреб, як-от сумісність з форматами файлів Microsoft Office, багато пам’яті та підтримка всіх пристроїв, які у мене є.

Коли вся ваша робота знаходиться у хмарі, ви маєте доступ до файлів безпосередньо. Поки у вас є підключення до Інтернету (а іноді навіть у відсутності), ви можете редагувати файли. Минуло кілька років, щоб Google Drive дійшов до цього моменту, але тепер, коли він тут, я використовую це з чудовими результатами.

Поради щодо міграції до хмари

Вирішивши зберігати всю свою роботу в хмарі та зберігати її не локально, перед вами постане одне велике завдання: з’ясувати, що робити зі всіма своїми старими файлами. Моя порада - не переживайте за старі файли занадто сильно. Не витрачайте час на те, щоб ідеально перенести або реорганізувати всі свої старі дані, на які ви більше ніколи не зможете переглядати.

Натомість зосередьтесь на тому, як ви будете впорядковувати чи зберігати нові дані, що рухаються вперед . У моєму випадку я почав використовувати Google Диск для всіх своїх нових документів негайно. Я створив нові папки на Диску Google в Інтернеті, які відображають ту саму організаційну систему, яку я використовував на робочому столі. Коли я запустив новий файл, я зробив його Google Doc. Я приділяв більше уваги теперішньому, ніж минулому.

У мене було кілька файлів, які я б класифікував як не старі, ні нові, але "тривають". Файл, що триває, - це я створений давно, але він все ще актуальний і використовується сьогодні. У моєму випадку вони, як правило, є електронними таблицями, де я реєструю роботу, коли я завершую її. Наприклад, у мене є постійний файл, де я відслідковую статті, які я пишу, дати, які вони публікують, та інші метадані. Я постійно додаю до нього, і це завжди корисно і актуально, навіть якщо я його створив років тому.

Щоб перемістити ці файли, що тривають, я просто завантажив їх на Google Диск по черзі та перетворив їх у файли, відформатовані Google. Файли Excel стали Google Таблицями. Легко.

Причиною того, що я робив їх по черзі, було перевірити і переконатися, що вони відкриються і чи вміст не був зіпсований. На щастя, все перейшло гладко. Тим не менш, я зберігав ці дуже цінні оригінальні копії файлів на своєму комп’ютері близько місяця, про всяк випадок, що призводить мене до іншої поради: Зберігайте оригінальні копії важливих файлів протягом періоду накладання.

Якщо з міграцією щось піде не так, ви захочете оригінали. Це схоже на те, коли ви віддалено здаєте паперовий чек за допомогою мобільного додатку, і банк наштовхує на вас повідомлення, "Чому б ви не повісили на цей чек, поки він не очиститься?"

Ще одна порада - перевірити, чи послуга працює на всіх ваших пристроях . Відкрийте різні файли. Тепер вимкніть Wi-Fi і спробуйте відкрити їх. Чи можливо, тобто чи були у вас офлайн-копії файлів, які ви очікували мати (докладніше про офлайн-доступ за мить)? Чи можете ви редагувати? Чи потрібно встановлювати додатки чи плагіни, щоб виконати роботу, яку ви хочете зробити? Це важче, ніж ви могли б подумати, щоб встигнути провести ці випробування, але це впевнено б'є десь з’явившись і не в змозі зробити все, що ви запланували.

Після того, як я почав працювати зі своєю новою системою, яка повністю працює в Google Drive (але все ж протягом цього періоду перекриття, перш ніж я стерла всі локально збережені дані), я встановила компонент синхронізації Диска Google на свій комп’ютер і створила резервну копію останніх двох років " варті даних у хмару. Я не перевіряв кожен файл, щоб переконатися, що вони чисто перетворені на Google Диск, як я це робив зі своїми важливими поточними файлами, але я почував себе краще, знаючи, що я перетягнув більшу частину своїх старих даних про всяк випадок, коли мені це потрібно. Порада на цьому фронті: створюйте резервні копії старих файлів, але не витрачайте на них занадто багато часу.

Зважуючи ризики та винагороду, зручності та незручності, я відчував, що резервне копіювання моїх старих даних, які мені, мабуть, більше ніколи не знадобляться, на Google Диску та називати його щодня, було мені достатньо.

Є й інші плюси і мінуси. Зауважте, що я перераховую не всі конкретні, а лише деякі з них, які стосуються використання Google Drive виключно для робочих файлів.

Робота в хмарі: плюси

Автоматичне резервне копіювання. Я знаю, що більшість людей, які не створюють резервні копії своїх даних, зараз не збираються розпочати роботу. Під час роботи в Google Диску не потрібно думати про створення резервного копіювання. Це відбувається автоматично і часто.

Стільки місця! Google Drive постачає багато місця. Усі, хто має обліковий запис Google, отримують щонайменше 15 Гб, але купувати більше - це дешево. Крім того, існують інші лазівки, які надають вам більше місця. Наприклад, файли, які ви створюєте на Диску Google, як-от Документи Google, не враховуються до обмеження пам’яті! Це величезне.

Сумісний з Office. Хоча я створюю і редагую файли виключно на Диску Google, не всі, з ким я співпрацюю. Багато людей все ще використовують Microsoft Office. За допомогою Диска Google ви можете експортувати будь-який тип файлу Google у формат Microsoft. Лише декількома клацаннями я можу перетворити Google Doc у файл Word .docx.

Співпраця За співпрацю в режимі реального часу нічого не обіграє Google Диск. Ви можете ділитися файлами з іншими користувачами, керувати тим, хто може їх переглядати та редагувати, і навіть спілкуватися в чаті з вашими співробітниками під час спільної роботи над файлом.

Локальна синхронізація. Як я вже згадував, мені вдалося швидко створити резервну копію старих файлів на Google Диску, оскільки вона містить локальний компонент синхронізації. Ця функція дозволяє Диску Google виконувати подвійні обов'язки як онлайн-пакет для спільної роботи в офісі та програма синхронізації файлів та резервного копіювання.

Ціна. Диск Google безкоштовний. Microsoft Office коштує близько 100 доларів на рік. Потрібно сказати більше?

Робота в хмарі: мінуси

Питання конфіденційності та безпеки. Люди, які взагалі не хочуть використовувати хмарний сервіс, майже завжди стурбовані приватністю та безпекою. Хтось інший зберігає ваші дані в тому місці, яке ви, мабуть, не можете точно визначити. Google зашифровує ваші файли, які зберігаються на Диску за замовчуванням, але компанія також управляє ключами для вас, що для них є червоним прапором. Якщо ви не довіряєте компанії, яка зберігає ваші файли, або якщо ваші файли містять високочутливу інформацію, перехід до хмари може бути не для вас.

Офлайн-доступ. Робота в хмарі означає, що вам потрібно підключення до Інтернету. Навігація в Інтернеті та офлайн-правилах та конфігураціях може бути справжнім болем. Іноді справи йдуть не так чи не так, як ви очікували.

З Google Drive можна працювати в режимі офлайн, що чудово, за винятком того, що тут є багато застережень, і, чесно кажучи, я їх не запам'ятовував. Я знаю, що мені потрібно використовувати браузер Chrome, щоб він працював, але часто забуваю деталі. Я виявив, що завантаження файлів, над якими я хочу працювати, перш ніж покинути область з Wi-Fi, є хорошим рішенням, але знову ж таки, лише якщо я запускаю Chrome. Тоді я можу легко працювати з цими файлами (доки я випадково не закрию вкладку).

Але воно може стати безладним.

Коли я закінчую редагування в режимі офлайн, мені все одно потрібно підключити пристрій до Інтернету, щоб отримати зміни в хмару. Іноді це викликає проблеми. Скажімо, я працюю в автономному режимі на ноутбуці, поки я в літаку. Літак приземляється, я сідаю в таксі, а потім згадую ще одну зміну, яку хочу зробити. Якщо я відкрию телефон і завантажую файл за допомогою з'єднання для передачі даних, я побачу стару копію перед усіма змінами, які я вніс у літак, оскільки я їх ще не синхронізував. Скажімо, я забуваю цей момент, і я вношу кілька змін по телефону. Коли я нарешті підключу свій ноутбук до Інтернету, Google скаже мені, що щось не збито. Є рішення, але жодне з них не є чистим чи простим. Будьте готові скопіювати та вставити.

Пошук працює, за винятком випадків, коли цього немає. Коли ви зберігаєте свої файли в Google, ім'я в Інтернеті, у вас є великі очікування щодо інструменту пошуку. Пошук файлів на Диску Google для мене не вдарив або не вистачає. Коли я шукаю по імені файлу, я, швидше за все, знайду те, що мені потрібно, але не завжди. Підкреслення в найменуваннях файлів зокрема, здається, кидає Google на цикл. У мене є файл під назвою 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, але коли я шукаю "Співпраця", зображення нижче показує, що з'являється.

Google здійснює пошук вмісту ваших файлів, що допомагає, але все ж може знадобитися певна спроба та помилка, щоб знайти те, що вам потрібно. Коли інші співробітники діляться файлами з вами, саме ті, з якими я найчастіше знаходжу, найлегше, з пошуком або без нього. В кінцевому підсумку я покладаюся на файли, позначені зіркою (вибране), а також на список останніх файлів, які Google Drive пропонує дуже багато.

Відволікання в Інтернеті. Для роботи в Google Документах потрібно мати відкрите вікно браузера, а для деяких людей перебування в Інтернеті - це слизький схил. Для мене це не велика проблема. Я використовую кілька інструментів і прийомів, щоб збільшити продуктивність і мінімізувати відволікання. Але для інших, просто бути в Інтернеті - це запрошення перейти до Інтернету і не зробити справжню роботу. Якщо вам краще зробити роботу під час відключення від Інтернету, робота в хмарі, ймовірно, не для вас.

Чи варто рухатися до хмари?

Робота виключно у хмарі має свої переваги, але це також спричиняє певні фрустрації. Як я вже говорив, робота в Інтернеті не обов'язково означає використання Google Диска, але багато плюсів і мінусів будуть однакові у подібних рішеннях. Деякі питання, які ви повинні задати собі перед переходом до хмари, є:

• Чи маю більшу частину часу надійний доступ до Інтернету?
• Чи готовий я вивчити правила роботи в режимі офлайн та онлайн?
• Чи дасть мені роботу в хмарі доступ до файлів таким чином, якого я зараз не маю, і який я фактично використовую?
• Чи готовий я організувати, де зберігається моя робота, щоб я міг її легко знайти?
• Чи зможу я протистояти спокусам серфінгу в Інтернеті, якщо я завжди на зв’язку?

Для отримання додаткових порад див. 30 порад Google Диска.